Logiciel GED sur-mesure pour les PME suisses.
Nous développons des logiciels de gestion documentaire pour les PME suisses. Dès qu'un document arrive, il est rangé au bon endroit selon vos règles. Vos équipes n'ont plus qu'à le retrouver.
Qu'est-ce qu'une GED ?
GED signifie gestion électronique des documents. C'est un logiciel qui centralise les documents d'une entreprise, les classe selon des règles définies et permet de les retrouver rapidement. Elle remplace les classeurs papier et les arborescences de fichiers que chacun organise à sa façon.
Une GED moderne va plus loin que le stockage. Grâce à l'intelligence artificielle, elle lit le contenu de chaque document, reconnaît son type, en extrait les informations clés et le range automatiquement. Les documents dont elle n'est pas sûre sont signalés à une personne.
Une GED sur-mesure est construite autour de vos types de documents, de votre plan de classement et de vos outils existants.
Une gestion documentaire qui lit vos documents avant de les ranger.
Nous construisons des GED qui lisent chaque document dès son arrivée. Elles reconnaissent de quoi il s'agit et en extraient les informations utiles. Puis elles le rangent dans votre plan de classement. Vos équipes n'interviennent que sur les cas douteux.
Chaque GED est conçue autour de vos types de documents, de votre plan de classement et des outils que vous utilisez déjà.
Du dépôt au bon dossier en quelques secondes.
Peu importe par où il arrive. Chaque document suit le même chemin en quatre étapes.
1. Lecture du document
L'IA lit le document, même scanné, et repère les informations utiles.
Des noms de fichiers que tout le monde comprend.
Chaque document reçoit un nom lisible, construit selon la convention de votre entreprise. On la définit ensemble, la GED l'applique à chaque fichier.
| Reçu | Rangé | |
|---|---|---|
| Scan_0034.pdf | → | 2026-03-12_Facture_Varlex-SA_F-8812.pdf |
| IMG_4821.jpg | → | 2026-03-14_Bon-livraison_Matériaux-Quelmoz.pdf |
| document(3).pdf | → | 2026-02-28_Attestation-RC_Orvanne-SA.pdf |
| RE_ RE_ pièces.pdf | → | 2025_Certificat-salaire_Employé-042.pdf |
| Nouveau doc.pdf | → | 2026-03-01_Avenant_Contrat-2024-117.pdf |
Retrouvez un document en posant une question.
Plus besoin de savoir dans quel dossier un collègue a rangé un fichier il y a deux ans. Vous demandez ce que vous cherchez, la GED ouvre le bon document et montre le passage qui répond.
« Le présent avenant prolonge la durée du contrat jusqu'au 31.12.2027 et modifie l'article 4, alinéa 2… »
Les caractéristiques d'une GED, pensées pour votre métier.
Classement automatique
Chaque document est reconnu et rangé selon votre plan de classement.
Extraction des données
Montants, dates, numéros, parties : les informations clés sont lues et réutilisables.
Recherche en langage naturel
On demande ce qu'on cherche, avec ses propres mots.
Droits d'accès
Chaque équipe, chaque client ne voit que ce qui le concerne.
Historique et traçabilité
Qui a déposé quoi, quand, et où le document a été rangé.
Archivage électronique
Des archives conservées et consultables sur toute la durée légale.
Chez deRham, 50'000 factures par an ne se saisissent plus à la main.
Régie immobilière vaudoise depuis 1899, deRham gère plusieurs centaines d'immeubles en Suisse romande. Ses factures fournisseurs arrivent par e-mail. Nous avons construit un système qui les lit et propose le bon compte et le bon immeuble, sans rien changer au logiciel comptable en place.
Le comptable ne saisit plus chaque ligne : il contrôle les propositions et tranche sur les cas signalés.
Lire la réalisation deRham →- 01
Réception
La facture est récupérée automatiquement dans la boîte mail de la comptabilité.
- 02
Lecture
Le texte est lu et extrait, même à partir d'un PDF scanné.
- 03
Compréhension
Fournisseur, montant, date et TVA sont identifiés.
- 04
Imputation
Le compte et l'immeuble sont proposés d'après l'historique comptable, avec un niveau de confiance.
100% suisse, du dépôt à l'archive.
Contrats, salaires, pièces d'identité : une GED contient ce que votre entreprise a de plus sensible. On la traite comme telle.
Hébergement suisse
Vos documents sont stockés chez Infomaniak, en Suisse.
IA suisse
Des modèles hébergés en Suisse sont possibles pour les documents les plus sensibles.
Conformité LPD / RGPD
Accès, conservation et suppression pensés dès la conception.
Accès sécurisé
Authentification forte et cloisonnement par équipe ou par client.
Une GED construite sur vos vrais documents.
De la première discussion à la mise en production, quatre étapes. Chacune se décide séparément.
On en parle
Vous nous montrez comment vos documents arrivent aujourd'hui et où ils se perdent.
Audit sur place
Avec la direction et les personnes qui classent. On liste vos types de documents, vos règles et vos outils.
Prototype
Une version testable, construite sur un lot de vos vrais documents et vos règles de classement. Vos équipes l'essaient avant le développement.
Livraison par étapes
Vous testez la GED pendant qu'on la construit. Le code et les données vous appartiennent.
Audit et prototype sont déduits à 100% du projet. La date de mise en production est fixée dès le cadrage.
Découvrir notre approche en détail →Discutons de votre projet.
Montrez-nous les documents qui vous prennent du temps.
Nous vous montrons ce qu'une GED sur-mesure changerait.
30 minutes, sans engagement.
Pensé pour votre secteur.
Chaque métier a ses documents. Chaque déclinaison reprend cette page avec le vocabulaire et les documents de votre secteur.
Construction & BTP
Plans, PV de chantier, soumissions et bons de livraison, rattachés au bon chantier.
Immobilier & régie
Baux, états des lieux et factures fournisseurs classés par immeuble et par locataire.
Courtage & assurance
Polices, avenants et décomptes des assureurs rattachés au bon client et au bon contrat.
Fiduciaire
Pièces comptables, relevés et documents fiscaux de vos clients classés dès le dépôt.
Questions fréquentes.
Que veut dire GED ?
GED signifie gestion électronique des documents. Le terme désigne les logiciels qui centralisent, classent et permettent de retrouver les documents d'une entreprise sous forme numérique : factures, contrats, correspondance, pièces comptables ou plans.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion documentaire ?
Un logiciel de gestion documentaire permet de centraliser les documents d'une entreprise, de les classer selon des règles communes et de les retrouver en quelques secondes. On parle aussi de GED. Les versions récentes utilisent l'IA pour lire chaque document et le ranger sans saisie manuelle.
Quelles sont les caractéristiques d'une gestion électronique des documents ?
Une GED réunit la capture des documents (e-mail, scanner, dépôt), leur classement selon un plan défini, l'indexation de leur contenu, la recherche, la gestion des droits d'accès, l'historique des modifications et l'archivage. Une GED avec IA ajoute la lecture automatique, l'extraction des données et le classement sans intervention humaine.
Pourquoi mettre en place une GED ?
Pour ne plus perdre de temps à classer et à chercher des documents, réduire les erreurs de classement, partager l'information entre équipes et sécuriser les archives. Chez notre client Ratios Conseils, le temps de traitement est passé de 3 à 5 minutes à 8 secondes par document.
Comment choisir son logiciel de GED ?
Partez de vos documents : quels types recevez-vous, par quels canaux, et qui doit y accéder ? Vérifiez ensuite l'hébergement des données, la compatibilité avec vos outils actuels, la capacité à lire et classer automatiquement, et le coût réel sur plusieurs années, licences par utilisateur comprises. Le plus sûr est de tester la GED sur un lot de vos propres documents avant de vous engager.
Faut-il une GED toute faite ou développée sur-mesure ?
Une GED standard convient si vos documents et votre classement sont classiques. Une GED sur-mesure est préférable quand vos documents sont propres à votre métier, quand elle doit se brancher sur des outils existants ou quand vous voulez éviter les licences par utilisateur. Le code vous appartient et la GED évolue avec votre activité.
Une GED peut-elle lire et classer automatiquement les documents grâce à l'IA ?
Oui. L'IA lit chaque document, même scanné, reconnaît son type, en extrait les informations clés et le range dans le bon dossier. Chaque document reçoit un score de confiance : sous le seuil que vous fixez, il est placé dans une file « à vérifier » et validé par une personne.
Quelle différence entre une GED et un archivage électronique ?
La GED sert au travail quotidien : recevoir, classer, retrouver et partager les documents vivants. L'archivage électronique conserve les documents finalisés sur la durée légale, sans modification possible. Une GED bien conçue gère les deux : les documents passent en archive quand leur dossier est clos.
Combien de temps faut-il conserver ses documents en Suisse ?
Selon le Code des obligations (art. 958f CO), les livres comptables, pièces justificatives, rapports de gestion et de révision doivent être conservés pendant 10 ans. La conservation électronique est admise si l'intégrité des documents et leur lisibilité sont garanties, comme le précise l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). D'autres durées peuvent s'appliquer selon les documents : faites-les valider par votre fiduciaire.
Où sont hébergés les documents ? La GED est-elle conforme à la LPD ?
Les documents sont hébergés chez Infomaniak, en Suisse, et la solution est conforme à la loi suisse sur la protection des données (LPD) et au RGPD. Pour les documents les plus sensibles, des modèles d'IA hébergés en Suisse peuvent être utilisés.
Une GED s'intègre-t-elle à nos outils actuels ?
Oui. La GED peut se brancher sur votre stockage (SharePoint, Zoho WorkDrive, serveur de fichiers), votre logiciel de comptabilité, votre logiciel de gérance ou votre CRM, y compris Salesforce. Chez Ratios Conseils, les documents sont classés directement dans SharePoint.
Peut-on reprendre nos archives existantes ?
Oui. Les archives peuvent être traitées par lots : la GED les lit, les renomme et les reclasse selon votre plan de classement. Le périmètre de reprise est défini lors de l'audit.
Combien coûte une GED sur-mesure ?
Le budget dépend du nombre de types de documents et des outils à connecter. Il est défini à l'issue de l'audit et cadré dès le départ, sans licence par utilisateur. Le code source et la documentation vous sont remis en fin de projet.