Logiciel sur-mesure ou logiciel standard : comment choisir ?
La question revient dans presque chaque premier échange avec une PME. Elle paraît technique, mais elle touche surtout à votre façon de travailler : ce que vous acceptez de changer, ce qui fait votre différence, et ce que vous voulez encore maîtriser dans cinq ans. Cet article vous donne les éléments pour en juger.
Deux logiques opposées.
Un logiciel standard et un logiciel sur-mesure peuvent faire des choses très proches. Ce qui les distingue, c'est pour qui ils ont été pensés au départ.
Un logiciel standard est conçu pour un grand nombre d'entreprises à la fois. Il propose une façon de travailler commune à tout un métier, que chaque client paramètre dans les limites prévues par l'éditeur.
Un logiciel sur-mesure est conçu pour une seule entreprise. Il part de ses processus, de ses documents et de ses outils, et reprend son vocabulaire et ses règles.
Avec un logiciel standard, c'est l'entreprise qui s'adapte à l'outil. Avec un logiciel sur-mesure, c'est l'outil qui s'adapte à l'entreprise. Tout le reste découle de cette différence : le temps de mise en place, la façon de payer, la liberté de faire évoluer l'outil et la question de savoir à qui il appartient.
Ce qu'un logiciel standard fait bien.
Un logiciel standard n'est pas un mauvais choix par principe. Pour beaucoup de besoins, c'est même le plus raisonnable. Il a de vrais atouts.
Si votre besoin ressemble à celui de toutes les entreprises de votre taille, un logiciel standard fera très bien l'affaire.
- Il existe déjà. On peut le voir fonctionner, le tester et l'essayer avant de s'engager. Il n'y a rien à construire.
- Il couvre les besoins communs. La comptabilité, les salaires ou la messagerie fonctionnent à peu près de la même façon partout. Un outil standard les traite très bien.
- Il évolue sans vous. L'éditeur ajoute des fonctions et suit les changements de loi. Vous n'avez pas à vous en occuper.
- Beaucoup de gens le connaissent. Un nouveau collaborateur l'a parfois déjà utilisé ailleurs, et on trouve de l'aide facilement.
La question devient plus intéressante quand votre besoin ne rentre pas tout à fait dans le cadre.
Là où un logiciel standard coûte cher.
On pense souvent qu'un logiciel standard se résume à un abonnement mensuel. Pour un logiciel métier, ce n'est presque jamais le cas. L'abonnement est la partie visible. Le reste se découvre au moment de la mise en place, puis au fil des années.
La mise en place
Paramétrage, reprise des données, formation des équipes. Pour un logiciel métier, cette étape coûte souvent cher avant même le premier mois d'utilisation.
Les modules et les licences
Une fonction utile se trouve parfois dans un module à part, ou dans une offre supérieure.
Les fichiers à côté
Ce que le logiciel ne fait pas finit dans des tableurs, tenus à la main par une ou deux personnes.
La double saisie
Quand deux outils ne se parlent pas, quelqu'un recopie les informations de l'un à l'autre.
Les fonctions inutilisées
On paie souvent pour beaucoup de fonctions pensées pour d'autres entreprises, dont on ne se sert jamais.
L'adaptation de vos équipes
Changer une façon de travailler qui fonctionne, pour qu'elle rentre dans l'outil, a aussi un coût, même s'il n'apparaît sur aucune facture.
Pour voir comment se construit le budget d'un logiciel sur-mesure, de l'audit à la maintenance, lisez notre article Combien coûte un logiciel sur-mesure pour une PME en Suisse ?
Ce que le sur-mesure change au quotidien.
Le sur-mesure ne se juge pas seulement sur une liste de fonctions. Il se voit dans les petites choses que vos équipes font chaque jour, et qu'elles ne remarquent plus.
- Vos mots
- Le logiciel reprend vos termes, vos intitulés et vos codes. Personne n'a besoin de traduire ce qu'il voit à l'écran.
- Vos règles
- Vos calculs, vos étapes de validation et vos exceptions sont dans l'outil, au lieu d'être dans la tête d'une seule personne.
- Un seul endroit
- Les informations sont saisies une fois et circulent ensuite là où elles sont utiles. La double saisie disparaît.
- Vos documents
- Avec l'IA, le logiciel peut lire vos PDF, vos scans ou vos photos et en tirer les informations utiles. Votre équipe valide au lieu de recopier.
- Votre rythme
- Le logiciel évolue quand vous en avez besoin, pas quand l'éditeur le décide.
Ce que le sur-mesure vous demande.
Le sur-mesure a aussi ses exigences, et il vaut mieux les connaître avant de commencer. Les ignorer, c'est le meilleur moyen d'être déçu.
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Du temps de votre équipe
Nous avons besoin de voir comment vous travaillez vraiment. L'audit se fait sur place, et vos équipes testent le logiciel au fil de sa construction.
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Un investissement au départ
On paie la construction avant d'en profiter. C'est pour cela que nous conseillons de commencer par un seul module, celui qui rapporte le plus vite.
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Un suivi dans la durée
Un logiciel en production doit être maintenu et hébergé. Ce suivi peut être confié à nous, à votre équipe ou à un autre prestataire.
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Un partenaire de confiance
Vous confiez un outil central à une équipe. Chez Futurdigital, le code et la documentation vous sont remis : vous restez libre de changer de prestataire.
La troisième voie : garder vos outils et construire autour.
Le choix n'est pas toujours tout ou rien. Dans beaucoup de nos projets, le logiciel standard reste en place pour ce qu'il fait bien, et nous construisons seulement ce qui manque autour de lui.
Ce qui reste
Votre logiciel de comptabilité, votre CRM ou votre espace de stockage, avec les habitudes de vos équipes.
Ce que nous construisons
Le morceau qui vous manque, relié à vos outils : il leur envoie les informations validées au lieu de les recopier.
- Une GED qui lit les documents reçus et transmet les données validées à votre CRM.
- Un portail client où vos clients déposent leurs pièces, relié à vos outils internes.
- Une application de terrain qui alimente le logiciel du bureau, au lieu d'un formulaire papier à ressaisir.
Cette voie coûte moins cher qu'un remplacement complet, et elle se met en place sans bousculer toute l'entreprise. C'est souvent par là que nous conseillons de commencer.
Faites le point en six questions.
Répondez honnêtement par oui ou par non. Il n'y a pas de bonne réponse, seulement une orientation pour savoir par où commencer la réflexion.
Vos équipes saisissent-elles les mêmes informations dans plusieurs outils ?
Tenez-vous des tableurs à côté de votre logiciel pour combler ce qu'il ne fait pas ?
Votre façon de travailler fait-elle partie de ce qui vous distingue ?
Payez-vous pour des fonctions ou des modules dont vous ne vous servez pas ?
Une partie importante de votre temps passe-t-elle à lire, classer ou recopier des documents ?
Un logiciel standard que vous connaissez fait-il déjà presque tout ce dont vous avez besoin, sans adaptation ?
0 sur 6 Répondez aux six questions pour voir votre orientation.
Un logiciel standard est probablement le bon choix.
Votre besoin semble bien couvert par un outil existant. Nous vous conseillons d'en tirer le meilleur avant d'envisager autre chose.
La troisième voie mérite d'être étudiée.
Garder vos outils et construire seulement ce qui manque autour d'eux pourrait vous faire gagner beaucoup de temps, sans tout changer.
Le sur-mesure vaut la peine d'être étudié.
Vos outils actuels semblent vous coûter du temps tous les jours. Un audit permet de voir précisément où agir, et dans quel ordre.
Pour savoir quels processus automatiser en premier, lisez notre article Comment savoir quels processus automatiser dans une PME ?
Quand nous déconseillons le sur-mesure.
Nous développons des logiciels sur-mesure, mais nous ne le recommandons pas à tout le monde. Pendant l'audit, il nous arrive de conclure qu'il ne faut rien construire. Voici les cas les plus fréquents.
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Quand un outil standard couvre déjà votre besoin. Le reconstruire n'apporterait rien, sinon une facture.
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Quand le besoin est commun à toutes les entreprises. La comptabilité ou les salaires, par exemple, sont mieux servis par un logiciel spécialisé.
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Quand votre façon de travailler n'est pas encore stable. Mieux vaut d'abord la clarifier. Un prototype peut aider, un développement complet serait prématuré.
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Quand le problème ne vient pas de l'outil. Une étape mal répartie ou une information qui ne circule pas se règle parfois sans écrire une ligne de code.
Avant tout développement, nous testons souvent l'idée sur vos documents. Nous expliquons pourquoi dans notre article Pourquoi faire un prototype avant de développer un logiciel ?
Standard, sur-mesure ou entre les deux ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, hébergés en Suisse. Montrez-nous comment vous travaillez : nous vous disons honnêtement ce qui vaut la peine d'être construit.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Quelle est la différence entre un logiciel standard et un logiciel sur-mesure ?
Un logiciel standard est conçu pour un grand nombre d'entreprises, qui s'adaptent à son fonctionnement. Un logiciel sur-mesure est conçu pour une seule entreprise, à partir de ses processus et de ses outils, et il lui appartient.
Peut-on garder son logiciel actuel et ajouter du sur-mesure ?
Oui. Dans beaucoup de nos projets, le logiciel existant reste en place et nous construisons seulement ce qui manque, relié à lui. C'est souvent la façon la plus simple de commencer.
Un logiciel sur-mesure est-il réservé aux grandes entreprises ?
Non. Nous travaillons avec des PME de Suisse romande. En commençant par un seul module, le sur-mesure reste à la portée d'une petite structure.
Que se passe-t-il si le prestataire disparaît ?
Chez Futurdigital, le code source et la documentation vous sont remis en fin de projet. Une autre équipe peut reprendre le logiciel et le faire évoluer.
Comment savoir si mon besoin justifie du sur-mesure ?
C'est le rôle de l'audit. En quatre heures sur place, nous regardons comment vous travaillez et nous vous disons où un logiciel sur-mesure ferait gagner du temps, et où il serait une dépense inutile.
Pour aller plus loin.
Le prix d'un logiciel sur-mesure
Ce qui compose le budget, et nos fourchettes.
Lire →L'audit de processus
Savoir où un logiciel ferait gagner du temps.
Découvrir →Le prototype
Tester l'outil sur vos documents avant de développer.
Découvrir →CRM sur-mesure
Vos clients et vos dossiers dans un outil à votre image.
Découvrir →ERP sur-mesure
Piloter l'entreprise dans un seul outil.
Découvrir →Nos réalisations
Les logiciels que nous avons livrés à des PME romandes.
Lire →