Comment savoir quels processus automatiser dans une PME ?
Tout le monde sent qu'on perd du temps quelque part. Moins de monde sait dire où, ni par quoi commencer. Avant de parler d'outil, cet article propose de regarder le travail lui-même : comment il circule, où il bloque, et ce qui mérite vraiment d'être confié à un logiciel.
Dans cet article
- 01Automatiser n'est pas le point de départ
- 02Ce qu'est un processus, concrètement
- 03Les signes qu'un processus mérite d'être automatisé
- 04Ce qu'il vaut mieux ne pas automatiser
- 05Évaluer un processus : impact et facilité
- 06Faire l'inventaire, en pratique
- 07Ce que l'IA change à la liste
- 08Comment Futurdigital vous aide à choisir
Automatiser n'est pas le point de départ.
La plupart des projets d'automatisation commencent par un outil. On a vu une démonstration, un concurrent a changé de logiciel, quelqu'un a entendu parler de l'IA. La question devient alors : où est-ce qu'on pourrait l'utiliser ?
C'est prendre le problème à l'envers. Un outil choisi avant d'avoir regardé le travail finit souvent par automatiser ce qui était facile à automatiser, pas ce qui coûtait vraiment. Le gain existe sur le papier, et personne ne le sent au quotidien.
Le bon point de départ est plus simple et moins spectaculaire : suivre un dossier réel, du premier e-mail au classement, et noter tout ce qui se passe en chemin. Les ressaisies, les relances, les fichiers qu'on cherche, les personnes qu'on attend. C'est là que se trouvent les vrais candidats.
Ce qu'est un processus, concrètement.
Le mot fait penser à des schémas compliqués. En réalité, une PME a des dizaines de processus, et la plupart n'ont jamais été dessinés nulle part.
Un processus est la suite d'étapes par laquelle une demande devient un résultat : une facture reçue devient un paiement, une demande de client devient une offre, un chantier devient un rapport.
Automatiser un processus, c'est confier à un logiciel les étapes répétitives de cette suite, celles qui suivent toujours les mêmes règles, pour que les personnes se concentrent sur celles qui demandent du jugement.
Pour faire l'inventaire, il aide de penser par grandes familles. Voici celles que l'on retrouve dans presque toutes les PME.
Administration
- Factures fournisseurs
- Notes de frais
- Classement des documents
- Échéances et rappels
Vente et clients
- Offres et devis
- Relances
- Suivi des demandes
- Envoi de documents
Terrain et production
- Rapports de chantier
- Planification
- Commandes de matériel
- Contrôles qualité
Direction
- Tableaux de bord
- Suivi des marges
- Rapports mensuels
- Accueil des nouveaux
Les signes qu'un processus mérite d'être automatisé.
Certains processus se repèrent à l'oreille, avant même de les analyser. Ce sont souvent les mêmes phrases qui reviennent dans une équipe.
Il revient souvent.
Chaque jour ou chaque semaine, avec un volume qui ne baisse pas.
« C'est la première chose que je fais tous les matins. »
Les règles sont toujours les mêmes.
On sait presque toujours quoi faire, et on pourrait l'écrire.
« Il suffit de regarder le montant et le fournisseur. »
Une information est saisie deux fois.
Elle passe d'un e-mail à un tableur, puis d'un tableur à un logiciel.
« Je le note ici, puis je le reporte là-bas. »
Une erreur coûte cher.
Un montant mal reporté, une échéance oubliée, un document qui manque au mauvais moment.
« On s'en est rendu compte à la clôture. »
Une seule personne sait le faire.
Tout s'arrête quand elle est absente, et personne n'ose y toucher.
« Il faut attendre qu'elle revienne de vacances. »
On passe son temps à chercher.
Le bon document, la bonne version, la personne qui a l'information.
« Tu sais où est la dernière version ? »
Un seul signe ne suffit pas. Un processus qui en coche trois ou quatre est en revanche un très bon candidat. Quand l'information à reprendre se trouve dans des documents, un logiciel GED qui les classe et les retrouve est souvent une première étape utile.
Ce qu'il vaut mieux ne pas automatiser.
Savoir ce qu'on ne touche pas est aussi utile que de savoir par où commencer. Certains processus gagnent à rester entre des mains humaines, au moins pour l'instant.
Un processus mal organisé.
Automatiser un désordre le rend seulement plus rapide. Il faut d'abord clarifier qui fait quoi, et dans quel ordre.
Un processus qui change tout le temps.
Si les règles bougent chaque mois, l'outil passera son temps à courir derrière.
Un travail où chaque cas est unique.
Quand il faut juger, négocier ou interpréter à chaque fois, un logiciel peut aider, mais pas décider.
Une relation où l'humain est la valeur.
Un appel à un client important, un conseil personnalisé : c'est souvent ce qui fait la différence avec un concurrent.
On automatise les étapes, pas les décisions.
Évaluer un processus : l'impact et la facilité.
Pour comparer des processus entre eux, deux questions suffisent. Quel est l'impact si on l'automatise : le temps rendu, les erreurs évitées ? Et quelle est la facilité : les règles sont-elles claires, les informations déjà numériques, le processus stable ?
Pensez à un processus de votre entreprise et répondez aux six questions ci-dessous. Le point se place sur la grille.
0 réponse sur 6. Répondez aux six questions pour placer votre processus.
Fort impact, mise en place réaliste. C'est typiquement le premier processus à confier à un logiciel.
Le gain serait réel, mais le processus n'est pas prêt : règles à clarifier, informations à structurer. Commencez par là.
Facile, mais peu d'impact seul. Il vaut la peine d'être traité avec d'autres, dans un même outil.
Peu d'impact et difficile à automatiser. Votre énergie est mieux placée ailleurs.
À automatiser en premier
Impact élevé et facilité élevée : un processus fréquent, aux règles claires, avec des informations déjà numériques.
À préparer d'abord
Impact élevé mais facilité faible : on clarifie les règles et on structure les informations avant d'automatiser.
Petit gain, à grouper
Facilité élevée mais impact faible : utile s'il est traité avec d'autres processus dans le même outil.
À laisser tel quel
Impact et facilité faibles : mieux vaut ne rien changer pour l'instant.
Faire l'inventaire, en pratique.
La grille aide à comparer, mais encore faut-il savoir quels processus y mettre. Voici la démarche que nous conseillons, même sans aucun outil.
- 1
Suivez un dossier réel, de bout en bout.
Une facture, une offre, un chantier. Notez chaque étape, chaque outil, chaque personne qui intervient.
Un vrai dossier montre ce qu'un schéma oublie : les exceptions, les attentes, les détours.
- 2
Comptez les passages d'un outil à l'autre.
Chaque fois qu'une information change d'outil à la main, il y a une ressaisie, donc un risque d'erreur.
- 3
Demandez à ceux qui font le travail.
La direction voit le résultat, les équipes voient le chemin. Les deux regards sont nécessaires.
- 4
Repérez les contournements.
Un tableur à côté du logiciel, des notes autocollantes, un fichier « à ne pas supprimer » : ce sont des besoins que l'outil actuel ne couvre pas.
- 5
Choisissez un seul processus pour commencer.
Le meilleur candidat de la grille, traité de bout en bout. Le premier succès rend les suivants beaucoup plus simples.
Quand le processus est choisi, il reste à vérifier que la solution imaginée convient vraiment à votre équipe. C'est le rôle d'un prototype, expliqué dans Pourquoi faire un prototype avant de développer un logiciel ?
Ce que l'IA change à la liste.
Pendant longtemps, on ne pouvait automatiser que ce qui était déjà structuré : des chiffres dans un logiciel, des champs dans un formulaire. Tout ce qui arrivait sous forme de document restait manuel, parce qu'il fallait quelqu'un pour le lire.
L'IA change cette limite. Elle sait aujourd'hui lire une facture en PDF, un e-mail ou un document scanné, et en extraire les informations utiles. Des processus qui étaient classés « à préparer » deviennent automatisables.
- Données déjà dans un logiciel
- Formulaires remplis à la main
- Exports et imports
- Factures et bons en PDF
- E-mails et pièces jointes
- Documents scannés
Cela ne supprime pas le contrôle. Une IA peut se tromper sur un document mal scanné ou inhabituel. Un bon outil le signale et laisse une personne vérifier, plutôt que de faire semblant d'être sûr.
Chez Futurdigital, nous utilisons des modèles d'IA open source hébergés en Suisse, pour que vos documents ne partent pas chez des tiers. Pour aller plus loin, lisez Comment l'IA peut-elle lire et classer les documents d'une PME ?
Comment Futurdigital vous aide à choisir.
Avant de vous proposer un logiciel, nous regardons comment vous travaillez.
C'est le rôle de notre audit de processus, la première étape de notre approche. Nous venons chez vous, nous suivons vos dossiers réels, et nous vous disons, processus par processus, ce qui mérite d'être fait.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement, pour voir si un audit a du sens.
- Quatre heures sur place, avec la direction et les personnes qui font le travail au quotidien.
- Un diagnostic priorisé, restitué sur votre espace de notre plateforme, qui vous appartient.
- Autant ce qu'il faut faire que ce qu'il ne faut pas toucher. Si un projet n'a pas de sens, nous vous le disons.
- Déduit à 100 % du projet si celui-ci est signé dans les 60 jours. Les données restent hébergées en Suisse.
Le déroulé complet est sur notre page Audit de processus. Pour savoir ce que représente ensuite un projet, lisez Combien coûte un logiciel sur-mesure pour une PME en Suisse ?
Vous ne savez pas par où commencer ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, hébergés en Suisse. Racontez-nous comment un dossier circule chez vous : nous vous disons où se trouve le premier gain.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Quels processus automatiser en premier dans une PME ?
Ceux qui reviennent souvent, suivent toujours les mêmes règles et obligent à ressaisir une information d'un outil à l'autre. Le traitement des factures fournisseurs, les relances et le classement des documents en font souvent partie.
Comment faire l'inventaire des processus d'une entreprise ?
En suivant des dossiers réels de bout en bout, en notant chaque étape, chaque outil et chaque personne, puis en interrogeant ceux qui font le travail. Les tableurs et les notes à côté des logiciels révèlent les besoins non couverts.
Faut-il automatiser un processus mal organisé ?
Non. Automatiser un processus désordonné le rend seulement plus rapide. Il faut d'abord clarifier les étapes et les responsabilités, puis automatiser ce qui suit des règles stables.
L'IA permet-elle d'automatiser plus de processus ?
Oui. Elle sait lire des documents comme des factures en PDF, des e-mails ou des scans, ce qui rend automatisables des processus autrefois manuels. Une vérification humaine reste utile pour les documents inhabituels.
Comment Futurdigital aide-t-elle à choisir les processus à automatiser ?
Par un audit de processus de quatre heures sur place, avec la direction et les équipes. Le diagnostic priorisé indique, processus par processus, ce qui est à automatiser, à outiller, à réorganiser ou à laisser tel quel.
Pour aller plus loin.
L'audit de processus
Quatre heures sur place pour trouver le vrai problème.
Découvrir →Pourquoi faire un prototype
Tester la solution avant de la développer.
Lire →Le prix d'un logiciel sur-mesure
Ce qui compose le budget, et nos fourchettes.
Lire →Logiciel standard ou sur-mesure
Ce que chaque approche implique, et comment choisir.
Lire →Le logiciel GED
Classer et retrouver les documents de l'entreprise.
Découvrir →Le portail client
Recevoir les documents des clients sans les relancer.
Découvrir →Automatiser les factures fournisseurs
Les quatre niveaux, le rôle de l'IA et un cas réel.
Lire →