Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ?
Une régie immobilière reçoit chaque jour des factures fournisseurs pour des immeubles qui ne lui appartiennent pas. Voici comment elles circulent, et ce qu'un logiciel peut prendre en charge.
Dans cet article
Pourquoi une facture de régie n'est pas une facture comme les autres.
Les factures fournisseurs d'une régie immobilière sont les factures des artisans, entreprises et fournisseurs qui interviennent dans les immeubles qu'elle gère. La régie les reçoit, les contrôle et les paie pour le compte des propriétaires, immeuble par immeuble.
Dans une PME, une facture fournisseur concerne l'entreprise elle-même : elle la reçoit, la contrôle, la paie et la passe dans sa propre comptabilité. Dans une régie, c'est différent : chaque immeuble a ses propres comptes, et chaque facture doit y trouver sa place.
Une même entreprise de nettoyage peut ainsi envoyer, le même mois, des factures pour dix immeubles appartenant à six propriétaires différents. Chacune doit arriver au bon endroit.
La facture ne concerne pas la régie
Elle concerne un immeuble et son propriétaire. La régie la traite dans le cadre de son mandat de gérance.
Chaque immeuble a ses comptes
La facture doit être rattachée au bon immeuble, parfois au bon logement, puis passée sur le bon compte de cet immeuble.
Tous les frais ne restent pas au propriétaire
Certaines dépenses, comme le chauffage, peuvent être réparties entre les locataires dans le décompte des frais accessoires, si le bail le prévoit.
Plusieurs personnes interviennent
La comptabilité saisit et paie, mais c'est souvent le gérant de l'immeuble qui sait si l'intervention a bien eu lieu et qui donne son visa.
Les trois questions de chaque facture.
Quel immeuble, quel compte, qui paie : la réponse change d'une facture à l'autre. Trois exemples courants montrent le chemin que chacune prend. Les règles d'imputation exactes sont celles de chaque régie et de chaque bail.
Un locataire a signalé une fuite sous son évier. Le gérant a mandaté un sanitaire, qui envoie sa facture une fois l'intervention terminée.
- Immeuble et logement
- L'immeuble, et le logement où a eu lieu l'intervention.
- Compte
- Entretien et réparations de l'immeuble.
- Qui paie
- En principe le propriétaire. La dépense reste dans les comptes de l'immeuble.
- Avant le paiement
- La facture est rapprochée de l'annonce du locataire et de l'ordre donné au sanitaire, puis le gérant donne son visa.
Le fournisseur livre du mazout pour la chaufferie commune de l'immeuble.
- Immeuble et logement
- L'immeuble seulement : la chaufferie sert à tous les logements.
- Compte
- Frais de chauffage de l'immeuble.
- Qui paie
- Les locataires, si le bail le prévoit, à travers le décompte annuel de chauffage. Le combustible fait partie des frais de chauffage que l'ordonnance sur le bail permet d'y inclure.
- Avant le paiement
- La livraison est contrôlée, et la facture est gardée pour le décompte de fin de période, avec les stocks de combustible.
L'entreprise d'ascenseurs facture l'abonnement d'entretien prévu par son contrat avec l'immeuble.
- Immeuble et logement
- L'immeuble seulement.
- Compte
- Frais d'exploitation de l'immeuble.
- Qui paie
- Les locataires, si le bail le prévoit expressément parmi les frais accessoires. Sinon, le propriétaire.
- Avant le paiement
- Le montant est comparé à celui du contrat d'entretien. La même facture revient chaque période : une différence se voit tout de suite.
Exemples simplifiés, donnés à titre d'illustration. Ce qui est répercuté sur les locataires dépend du bail et des règles présentées plus bas.
Le parcours d'une facture dans une régie.
Entre la réception d'une facture et son classement, une régie franchit sept étapes. Le parcours général d'une facture fournisseur est décrit dans notre article Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs dans une PME suisse ? Voici ce qu'il devient dans une régie.
Réception
Par e-mail sur l'adresse de la comptabilité ou par courrier. Un même fournisseur peut utiliser les deux.
Rattachement
À l'immeuble, au logement s'il y a lieu, et à l'intervention qui l'a déclenchée quand il y en a une.
Imputation
Sur un compte de l'immeuble, en distinguant ce qui reste au propriétaire et ce qui entrera dans le décompte des frais accessoires.
Visa
Le gérant confirme que le travail a été fait et que le montant correspond. Selon la régie, un second visa est demandé au-delà d'un certain montant.
Paiement
Pour le compte du propriétaire de l'immeuble, en général par QR-facture.
Classement
Dans le dossier de l'immeuble, pour pouvoir retrouver la pièce pendant toute la durée de conservation.
Décompte et rapport
En fin de période, la facture alimente le décompte de chauffage et de frais accessoires des locataires, et les comptes présentés au propriétaire.
Où le temps se perd.
Aucune de ces étapes n'est compliquée en soi. Le temps se perd dans les cas qui sortent du modèle, et dans les allers-retours entre la comptabilité et les gérants.
L'adresse ne correspond pas
Le fournisseur écrit l'adresse à sa façon, ou indique l'entrée secondaire de l'immeuble. Il faut chercher à quel immeuble la facture appartient.
RechercheUne facture sans intervention
Personne ne retrouve l'ordre donné à l'artisan. La comptabilité doit demander au gérant si le travail a été commandé.
Allers-retoursLe visa qui attend
Le gérant est en visite d'immeuble, en assemblée ou en vacances. La facture attend sur un bureau ou dans une boîte mail.
AttenteLa double saisie
La facture est lue, puis ressaisie à la main dans le logiciel de gérance, montant, compte et immeuble compris.
RessaisieLe décompte de fin de période
Il faut rassembler toutes les factures de chauffage et d'exploitation de chaque immeuble, vérifier qu'aucune ne manque et qu'aucune n'est comptée deux fois.
RapprochementLa pièce demandée par un locataire
Un locataire veut consulter les justificatifs de son décompte. Il faut retrouver les originaux, parfois des mois plus tard.
RechercheLes règles à connaître.
Les factures d'une régie touchent au droit du bail : une partie d'entre elles finit dans les décomptes des locataires. Voici les textes qui comptent le plus pour leur traitement.
| Sujet | Ce que prévoit le texte | Référence |
|---|---|---|
| Frais accessoires | Ils ne sont à la charge du locataire que s'ils ont été convenus spécialement. Ce sont les dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport avec l'usage de la chose, comme le chauffage, l'eau chaude et d'autres frais d'exploitation. | CO, art. 257a et 257b |
| Pièces justificatives | Le bailleur doit, à la demande du locataire, lui permettre de consulter les pièces justificatives. Pour le chauffage et l'eau chaude, l'ordonnance précise que le locataire, ou son mandataire autorisé, peut consulter les pièces originales. | CO, art. 257b ; OBLF, art. 8 |
| Décompte annuel | Quand les frais accessoires sont facturés sur la base d'un décompte, celui-ci doit être établi au moins une fois par an et présenté au locataire. | OBLF, art. 4 |
| Frais de chauffage | Seules les dépenses effectives directement liées à l'utilisation du chauffage peuvent être comptées, comme le combustible ou l'entretien de l'installation. La réparation et la réfection des installations n'en font pas partie. | OBLF, art. 5 et 6 |
| Conservation | Les livres et pièces comptables se conservent dix ans, éventuellement sous forme électronique. | CO, art. 958f |
| QR-facture | Depuis le 1er octobre 2022, les anciens bulletins de versement ne sont plus utilisables en Suisse : les factures se paient avec la QR-facture ou eBill. | PME.admin.ch |
Ce tableau résume des textes de loi pour situer le sujet. Il ne remplace pas un avis juridique : pour un cas précis, référez-vous aux textes officiels ou à un spécialiste du droit du bail.
Sources : Code des obligations (RS 220), ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d'habitations et de locaux commerciaux (OBLF, RS 221.213.11), PME.admin.ch sur la QR-facture, PME.admin.ch sur la conservation électronique.
Ce qu'on automatise, ce qui reste humain.
Un logiciel peut prendre en charge la plus grande partie du travail répétitif : lire la facture, retrouver l'immeuble, proposer le compte, préparer le visa et classer la pièce. Il ne décide pas à la place de la régie. Chaque proposition est contrôlée par une personne avant d'être payée.
Le travail de saisie et de recherche
- Lire la facture, même scannée : fournisseur, numéro, date, montant, adresse.
- Proposer l'immeuble et le logement, même quand l'adresse est écrite autrement.
- Retrouver l'intervention liée, quand elle existe dans vos outils.
- Proposer le compte, d'après les règles de la régie et l'historique de l'immeuble.
- Signaler un doublon, un montant inhabituel ou une facture sans intervention.
- Classer la pièce dans le dossier de l'immeuble et transmettre les données au logiciel de gérance.
Le contrôle et la décision
- Valider chaque imputation proposée, ou la corriger.
- Donner le visa du gérant : le travail a été fait et le montant est correct.
- Trancher les cas incertains, qui arrivent dans une file à vérifier.
- Décider de ce qui est répercuté sur les locataires, selon les baux.
- Répondre au locataire ou au propriétaire qui conteste une facture.
Chaque proposition du logiciel et chaque validation sont inscrites dans un journal de bord : qui a validé quoi, et quand. Quand un locataire ou un propriétaire pose une question, la régie peut retracer le chemin de chaque facture. Pour en savoir plus sur la lecture des documents par l'IA, lisez Comment l'IA peut-elle lire et classer les documents d'une PME ?
Par où commencer.
Automatiser les factures d'une régie ne commence pas par le choix d'un outil, mais par vos propres factures et vos propres règles.
Rassembler un mois de factures
De vraies factures, de tous les canaux, avec leurs cas difficiles.
Écrire les règles d'imputation
Quel type de dépense va sur quel compte, et ce qui entre dans les frais accessoires.
Fixer qui valide quoi
Les visas, les montants qui demandent un second visa, les remplaçants en cas d'absence.
Brancher le logiciel de gérance
Par interface ou par échange de fichiers, sans changer de logiciel.
Tester en parallèle
Comparer les propositions avec le traitement habituel avant de mettre en service.
Futurdigital et les factures fournisseurs des régies.
Nous partons de vos factures et de vos règles, pas d'un logiciel tout fait.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour des régies de Suisse romande. Pour une régie vaudoise qui gère plusieurs centaines d'immeubles, nous avons automatisé le traitement de 50'000 factures fournisseurs par an, sans changer son logiciel de comptabilité.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec la comptabilité et les gérants.
- Un prototype en cinq jours, construit sur vos propres factures.
- Un outil qui se branche sur votre logiciel de gérance, sans le remplacer.
- Une validation toujours humaine, avec un journal de bord de chaque proposition.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Pour voir ce projet en détail, lisez notre étude de cas. Pour voir l'outil, découvrez notre GED pour régie immobilière. Pour aller au-delà des factures, lisez Quand une régie immobilière a-t-elle besoin d'un logiciel sur-mesure ?
Vos factures passent encore de main en main ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Montrez-nous un mois de factures : nous vous disons ce qui peut être préparé automatiquement.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Peut-on automatiser entièrement les factures fournisseurs d'une régie ?
La lecture, le rattachement à l'immeuble, la proposition de compte et le classement peuvent être préparés automatiquement. La validation de l'imputation et le visa du gérant restent humains, et chaque étape est inscrite dans un journal de bord.
Comment une facture est-elle rattachée au bon immeuble ?
Le logiciel lit l'adresse, les références et le fournisseur, puis les compare aux immeubles gérés, aux interventions en cours et à l'historique. Il propose un immeuble ; en cas de doute, la facture va dans une file à vérifier.
Quelles factures entrent dans le décompte des frais accessoires ?
Celles qui correspondent aux frais accessoires convenus dans le bail, par exemple le chauffage, l'eau chaude ou certains frais d'exploitation. Selon l'ordonnance sur le bail, la réparation et la réfection des installations de chauffage n'entrent pas dans les frais de chauffage.
Faut-il changer de logiciel de gérance pour automatiser les factures ?
Non. Chez Futurdigital, l'outil se branche sur le logiciel de gérance existant, par interface ou par échange de fichiers, et lui transmet les données validées.
Combien de temps une régie doit-elle conserver les factures ?
Les livres et pièces comptables se conservent dix ans selon l'article 958f du Code des obligations, éventuellement sous forme électronique.
Pour aller plus loin.
La GED immobilier
Factures et documents classés par immeuble et par lot.
Découvrir →Le portail pour régie
Les annonces des locataires, de la photo à la facture.
Découvrir →Comment fonctionne une régie
Les métiers, les rythmes et les outils d'une régie.
Lire →Les factures fournisseurs d'une PME
Le parcours d'une facture et les niveaux d'automatisation.
Lire →La GED en immobilier
Trois niveaux de classement et les documents d'une location.
Lire →L'étude de cas
50'000 factures fournisseurs par an, automatisées.
Lire →