Comment s'applique la GED en immobilier ?
La GED est la gestion électronique des documents. En immobilier, la GED range chaque document à trois niveaux : l'immeuble, l'appartement et le locataire. Elle sert à chaque étape d'une location, de la candidature jusqu'à l'état des lieux de sortie.
Cet article rassemble les conseils de Futurdigital pour les régies et les gérances. Chaque régie les adaptera à sa propre organisation.
Trois niveaux de classement : l'immeuble, l'appartement, le locataire.
En immobilier presque chaque document parle d'un lieu ou d'une personne. Nous conseillons de construire le classement d'une GED sur ces trois niveaux, parce que c'est par eux que l'on cherche ensuite.
L'immeuble
C'est le niveau des parties communes et des coûts. On y range ce qui concerne tout le bâtiment, comme les contrats d'entretien et les factures des fournisseurs. C'est aussi là que se retrouvent les pièces du décompte annuel.
L'appartement
C'est le niveau qui garde la mémoire du logement. Les états des lieux et les travaux y restent quand le locataire change. C'est ce dossier qui permet de répondre à un propriétaire qui demande quand la cuisine a été refaite.
Le locataire
C'est le niveau de la relation avec la personne. Le bail y est rangé avec la garantie de loyer et les courriers. Notre conseil est de relier le bail à l'appartement pour que chaque dossier mène à l'autre.
La GED en immobilier à chaque étape d'une location.
La GED ne s'applique pas une fois pour toutes. Elle intervient à chaque moment où un document entre dans la régie. Voici les cinq étapes d'une location et ce que nous ferions à chacune.
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01
La candidature
Le dossier de candidature contient souvent un extrait de l'office des poursuites et des justificatifs de revenus. Ce sont les documents les plus sensibles qu'une régie reçoit. Nous conseillons de les garder dans un espace à accès limité. Il vaut aussi la peine de décider à l'avance combien de temps vous conservez les dossiers non retenus.
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02
La signature du bail
Le dossier du locataire s'ouvre à ce moment avec le bail et la garantie de loyer. L'état des lieux d'entrée rejoint aussi le dossier de l'appartement, parce qu'il servira de référence le jour de la sortie.
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03
Pendant le bail
C'est souvent la période qui produit le plus de documents. Les courriers du locataire vont dans son dossier. Une facture d'artisan concerne à la fois l'immeuble et l'appartement où les travaux ont eu lieu. Nous la rattacherions aux deux.
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04
Le décompte annuel
Le décompte de chauffage et de frais accessoires s'appuie sur les factures de l'année. Le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives (art. 257b al. 2 CO). Quand les factures sont déjà rattachées à l'immeuble, elles se retrouvent sans recherche le jour où il le demande.
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05
La sortie du locataire
Tout commence par la résiliation, qui se range dans le dossier du locataire. L'état des lieux de sortie se compare ensuite à celui d'entrée. Gardez les deux dans le dossier de l'appartement. Le dossier du locataire se ferme et celui de l'appartement continue.
Nous développons des GED qui rangent chaque document au bon immeuble et au bon appartement.
Voir le logiciel GED pour régieLa GED s'applique aussi à la PPE et à la vente.
La location n'est pas le seul métier de l'immobilier. Le classement par immeuble, par lot et par personne vaut aussi pour la PPE et la vente, avec un niveau qui change.
Dans une PPE
Le niveau de la personne devient le copropriétaire. Les procès-verbaux d'assemblée et le règlement se rangent avec l'immeuble. Les décomptes de charges se rangent avec le lot de chaque copropriétaire.
Pour une vente
Le dossier suit le bien. Le mandat et le descriptif s'y retrouvent avec les échanges des acheteurs. Ce dossier peut s'ouvrir dès la signature du mandat.
Les mots de la GED, sans jargon.
Cinq mots reviennent dans toutes les discussions sur la GED. Voici ce qu'ils veulent dire dans une régie.
- GED
- Gestion électronique des documents. C'est un logiciel qui reçoit les documents, les classe et permet de les retrouver.
- Plan de classement
- La structure qui dit où va chaque document. En immobilier il suit en général l'immeuble, l'appartement et le locataire.
- Indexation
- Les informations ajoutées à un document pour le retrouver. Par exemple l'immeuble, le lot, la date et le type de document.
- Lecture automatique
- Le logiciel lit le contenu d'un PDF ou d'un scan et en tire les informations utiles. On parle aussi d'OCR.
- Archivage
- La conservation des documents qui ne servent plus tous les jours mais que l'on doit pouvoir retrouver. Les pièces comptables, comme les factures des fournisseurs, se conservent dix ans (art. 958f CO).
Par où commencer une GED dans une régie ?
Mettre en place une solution GED pour l'immobilier ne demande pas de tout reclasser. Voici les trois conseils que nous donnons le plus souvent.
- 01
Partez du classement que vous avez déjà
Une GED sur-mesure reprend l'organisation de la régie. Si vous classez par propriétaire ou par mandat, il n'y a pas de raison de changer.
- 02
Commencez par un seul type de document
Choisissez celui qui arrive tous les jours. Avec les régies que nous accompagnons, nous avons commencé par les factures des fournisseurs.
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Traitez d'abord les dossiers actifs
Les archives papier peuvent attendre. Les documents qui arrivent aujourd'hui sont ceux que vos équipes chercheront demain.
Ce classement peut se faire sans tri à la main.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des GED pour les régies. Ces GED lisent chaque document reçu et proposent le bon immeuble et le bon appartement. Elles sont hébergées en Suisse chez Infomaniak.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Quelle différence entre une GED et un logiciel de gérance ?
La GED s'occupe des documents. Le logiciel de gérance garde la gestion locative et la comptabilité. Les deux travaillent côte à côte et la GED ne remplace pas le logiciel de gérance.
Où ranger le bail : avec l'appartement ou avec le locataire ?
Nous conseillons de ranger le bail avec le locataire et de le relier à l'appartement. Le dossier du locataire se ferme à son départ et l'appartement garde la trace de tous ses baux.
La GED s'applique-t-elle aussi à une PPE ?
Oui, la GED s'applique aussi à une PPE. Les procès-verbaux d'assemblée et le règlement se rangent avec l'immeuble. Les décomptes de charges se rangent avec le lot de chaque copropriétaire.
Quels documents classer en premier avec une GED en immobilier ?
Commencez par les documents qui arrivent tous les jours. Avec les régies que nous accompagnons, nous avons commencé par les factures des fournisseurs.
Que faire des dossiers de candidature non retenus ?
Notre conseil est de fixer une durée de conservation courte pour les dossiers de candidature non retenus et de les supprimer ensuite. La loi sur la protection des données demande de ne pas garder des données personnelles plus longtemps que nécessaire (art. 6 LPD). Faites valider cette durée par votre juriste.
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