Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ?
Les chiffres de rentabilité d'un parc immobilier existent tous quelque part. Le problème, c'est de les réunir sans y passer des jours. Cet article montre ce qu'un tableau de bord doit afficher, pour qui, et comment l'alimenter sans ressaisie.
Un tableau de bord de parc immobilier, c'est quoi ?
Un tableau de bord de rentabilité d'un parc immobilier réunit sur un seul écran les chiffres qui disent si les immeubles rapportent ce qu'ils devraient : loyers encaissés, logements vacants, charges, travaux. Il se met à jour à partir des outils de la régie, sans ressaisie.
Dans une régie, ces chiffres existent déjà, mais à plusieurs endroits : les loyers dans le logiciel de gérance, les factures dans la comptabilité, les relocations et les travaux dans des tableurs ou des e-mails. Pour répondre à une question simple, il faut les rassembler à la main.
Le tableau de bord ne crée pas de nouveaux chiffres. Il réunit ceux qui existent, et les rend lisibles.
Deux lectures du même parc.
Le propriétaire et la direction de la régie regardent les mêmes immeubles, mais ne se posent pas les mêmes questions. Un bon tableau de bord donne à chacun sa vue.
Le propriétaire veut savoir si ses immeubles rapportent ce qu'ils devraient, et où part l'argent.
- Sa question
- Mes immeubles rapportent-ils ce qu'ils devraient ?
- Ce qu'il regarde
- Loyers attendus et loyers encaissés, logements vacants, charges et travaux, immeuble par immeuble.
- À quel rythme
- En continu s'il a un accès, sinon dans les rapports que la régie lui envoie.
La direction de la régie veut savoir si chaque mandat est rentable pour la régie elle-même.
- Sa question
- Quels mandats nous coûtent plus qu'ils ne rapportent ?
- Ce qu'elle regarde
- Honoraires par mandat, temps passé par immeuble, marge par mandat, mandats qui arrivent à échéance.
- À quel rythme
- Chaque mois, et avant chaque renouvellement de mandat.
Le gérant veut savoir ce qui demande son attention aujourd'hui dans ses immeubles.
- Sa question
- Qu'est-ce qui bloque dans mes immeubles ?
- Ce qu'il regarde
- Logements à relouer, interventions en cours, factures à viser, assemblées et échéances à venir.
- À quel rythme
- Chaque jour.
Les indicateurs qui comptent.
Il n'existe pas de liste universelle. Voici les plus courants, avec la question à laquelle chacun répond.
Loyers attendus et loyers encaissés
L'immeuble rapporte-t-il ce que prévoient ses baux ?
Logements et surfaces vacants
Combien de temps reste vide un logement entre deux locataires ?
Loyers en retard
Quels locataires sont en retard, et depuis quand ?
Charges et travaux par immeuble
Où part l'argent, et quels immeubles coûtent plus que prévu ?
Interventions par immeuble
Quels immeubles demandent le plus d'interventions, et pour quoi ?
Marge par mandat
Pour la régie : l'honoraire couvre-t-il le temps passé sur l'immeuble ?
Charge par gérant
Pour la régie : qui a trop de dossiers ouverts, et qui peut en reprendre ?
Un indicateur seul dit peu de chose. Il prend son sens quand on le compare : à la période précédente, au budget de l'immeuble ou aux autres immeubles du parc. Nous conseillons de prévoir ces comparaisons dès le départ.
D'où viennent les données.
Un tableau de bord de rentabilité tire ses chiffres de plusieurs outils. Tant qu'ils ne se parlent pas, quelqu'un les recopie à la main chaque mois.
Baux et loyers
Loyers attendus, encaissements, retards, logements vacants.
Charges et travaux
Chaque facture rattachée à son immeuble et à son compte.
Relocations et interventions
Durée de relocation, interventions ouvertes et fermées.
Temps passé
Le temps des gérants, imputé sur l'immeuble ou le mandat.
Les factures sont une source difficile à réunir. Pour voir comment les rattacher à chaque immeuble, lisez Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ?
Les pièges à éviter.
Un tableau de bord qui n'est pas consulté ne sert à rien. Voici ce qui, le plus souvent, le rend inutile.
Trop d'indicateurs
Trente chiffres sur un écran, et personne ne sait lequel regarder. Mieux vaut cinq indicateurs qui répondent à de vraies questions.
LisibilitéDes chiffres recopiés
Si les données sont ressaisies à la main, elles arrivent en retard et contiennent des erreurs. Le tableau de bord perd la confiance de ceux qui le lisent.
FiabilitéDes chiffres sans explication
Un montant de charges surprenant doit pouvoir se détailler jusqu'à la facture qui l'explique.
TraçabilitéLa même vue pour tous
Le propriétaire, la direction et le gérant n'ont ni les mêmes questions ni les mêmes droits. Chacun doit voir ce qui le concerne.
Droits d'accèsUne mise à jour trop rare
Un tableau de bord rafraîchi une fois par trimestre arrive après les décisions. Les chiffres doivent suivre le rythme de ceux qui les lisent.
FraîcheurComment le construire.
Nous conseillons de partir des questions, pas des chiffres disponibles.
Écrire les questions
Cinq questions que se posent le propriétaire, la direction ou les gérants.
Trouver la source
Pour chaque indicateur, l'outil où se trouve la donnée.
Brancher sans ressaisie
Par interface ou par échange de fichiers avec le logiciel de gérance.
Fixer les droits
Qui voit quels immeubles, quels mandats et quels chiffres.
Tester sur un immeuble
Comparer avec les chiffres connus, puis étendre au reste du parc.
Le tableau de bord est souvent la partie visible d'un outil plus large. Pour savoir quand une régie en a besoin, lisez Quand une régie immobilière a-t-elle besoin d'un logiciel sur-mesure ?
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Qu'est-ce qu'un tableau de bord de rentabilité d'un parc immobilier ?
C'est un écran qui réunit les chiffres qui disent si des immeubles rapportent ce qu'ils devraient : loyers encaissés, logements vacants, charges et travaux. Il se met à jour à partir des outils de la régie, sans ressaisie.
Quels indicateurs suivre pour un parc immobilier ?
Les plus courants sont les loyers attendus et encaissés, les logements vacants, les loyers en retard, les charges et travaux par immeuble et les interventions. Pour la régie elle-même s'ajoutent la marge par mandat et la charge par gérant.
D'où viennent les chiffres d'un tableau de bord de régie ?
Du logiciel de gérance pour les baux et les loyers, des factures fournisseurs pour les charges et les travaux, du suivi des dossiers pour les relocations et les interventions, et de la saisie du temps pour les marges.
Un propriétaire peut-il consulter le tableau de bord de ses immeubles ?
Oui, si la régie le souhaite. Chaque accès est limité par des droits : le propriétaire ne voit que ses immeubles. Nous conseillons souvent de commencer par la vue interne de la régie, puis d'ouvrir un espace propriétaire dans un second temps.
Faut-il changer de logiciel de gérance pour avoir un tableau de bord ?
Non. Chez Futurdigital, le tableau de bord se branche sur le logiciel de gérance existant, par interface ou par échange de fichiers, et lit ses données sans le remplacer.
Pour aller plus loin.
L'ERP pour régie
Mandats, honoraires, temps passé et marges.
Découvrir →Un logiciel de régie sur-mesure
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Lire →Les factures d'une régie
Immeuble, compte, frais accessoires et visa du gérant.
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Les métiers, les rythmes et les outils d'une régie.
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Les annonces des locataires, de la photo à la facture.
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