Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un portail client pour une régie immobilière ?
Un espace en ligne à votre marque où chaque locataire dispose de son propre accès. Il y annonce un problème et suit sa résolution, retrouve son bail et ses décomptes, pose ses questions, et dépose son dossier au moment de la candidature. Côté régie, ces demandes rejoignent une file unique au lieu d'arriver par téléphone, par e-mail et au guichet.
Nos propriétaires peuvent-ils y accéder aussi ?
C'est possible, et plusieurs régies y pensent. Nous conseillons pourtant de ne pas commencer par là. La relation locataire est celle qui produit le plus d'interruptions au quotidien, donc celle qui rentabilise le portail le plus vite. Un espace propriétaire, reporting, décomptes, décisions à valider, se construit ensuite, sur une base déjà éprouvée et avec un cloisonnement strict entre les deux publics.
Notre logiciel propose déjà un portail via un partenaire. Pourquoi faire le nôtre ?
C'est effectivement le modèle dominant : les logiciels de gérance alimentent des plateformes partenaires en données, et ces plateformes servent le locataire. Elles font très correctement ce pour quoi elles sont conçues. La question à se poser est celle du sur-mesure : ces portails proposent un parcours identique pour tous leurs clients, avec leurs propres catégories d'annonces, leur présentation et souvent leur marque. Si votre organisation entre dans ce cadre, c'est le choix le plus rapide et nous vous le dirons. Le sur-mesure prend le relais quand vous voulez vos propres circuits, votre marque de bout en bout, et une chaîne qui va jusqu'au bon de travail et à la facture plutôt que de s'arrêter à la notification.
Est-ce que ça remplace notre logiciel de gérance ?
Non, et ce n'est pas l'objectif. Immeubles, baux, comptabilité et décomptes restent produits là où ils le sont aujourd'hui. Le portail s'y alimente pour afficher les bons documents aux bonnes personnes, et lui renvoie ce qui doit y retourner. Rien à migrer, aucune habitude à changer pour l'équipe qui travaille déjà avec.
Nous sommes en pleine migration d'ERP. C'est le mauvais moment ?
Pas nécessairement, à condition de choisir une brique qui ne touche pas au cœur de la gestion. Un portail se construit à côté et peut avancer en parallèle sans risque pour votre chantier principal. C'est l'arbitrage qu'on fait ensemble au premier rendez-vous, et s'il vaut mieux attendre, nous le dirons.
Un assistant qui répond à nos locataires, ça ne va pas nous en éloigner ?
C'est la bonne inquiétude. L'assistant traite le factuel et le récurrent : ce que couvre un décompte, comment annoncer un départ, où en est une annonce. Il ne prend aucune décision et ne gère aucune urgence, un dégât d'eau ou une panne de chauffage remonte immédiatement à un gérant. C'est vous qui fixez la frontière, et vous pouvez la déplacer à tout moment.
Comment se passe la facture du prestataire ?
Elle est lue à son arrivée, fournisseur, montant, date, puis rapprochée de l'intervention qui l'a provoquée, ce qui donne d'emblée l'immeuble et l'objet concernés. La pré-imputation suit votre plan comptable. Vous validez d'un clic, et ce qui n'est pas certain vous est signalé plutôt qu'imputé au jugé. C'est le même principe que celui déployé chez une grande régie romande sur ses factures fournisseurs.
Où vont les données de nos locataires ?
Elles restent en Suisse, sur une infrastructure Infomaniak à Genève. Les modèles qui lisent les documents et répondent aux questions sont hébergés en Suisse : rien ne transite par un service étranger. C'est un point qui compte particulièrement ici, puisqu'un dossier de candidature contient des revenus, une composition de foyer et des extraits officiels.
Travaillez-vous déjà avec des régies romandes ?
Oui. DE RHAM nous a confié le traitement de ses factures fournisseurs : lecture automatique, imputation au bon compte et au bon immeuble, validation humaine en un clic. C'est exactement le bout de chaîne que ce portail prolonge côté locataire. L'étude de cas est publiée sur notre site, et nous parlons volontiers de nos autres projets en rendez-vous.