Comment mettre en place un portail propriétaires dans une régie ?
Un propriétaire qui confie ses immeubles à une régie veut savoir où en sont ses loyers, ses travaux et ses décomptes. Aujourd'hui, il le demande par téléphone ou par e-mail. Un portail propriétaires lui donne ces réponses lui-même. Cet article explique ce qu'on y met, ce qui reste à la régie, et comment l'ouvrir sans créer de travail en plus.
Dans cet article
Un portail propriétaires, c'est quoi ?
Un portail propriétaires est un espace en ligne où chaque propriétaire qui a confié un mandat de gérance à une régie retrouve les informations de ses immeubles et les décisions qu'on attend de lui. Il est relié aux outils de la régie et ne montre que ce que la régie a choisi de rendre visible.
On parle aussi d'espace propriétaire ou d'extranet propriétaires. Le nom compte peu. Ce qui compte, c'est que le propriétaire n'ait plus besoin d'écrire à son gérant pour savoir où en est son immeuble.
Le portail ne remplace pas la relation avec le gérant. Il retire les questions répétitives, pour que les échanges qui restent portent sur ce qui demande vraiment un avis.
Ce que les propriétaires demandent à leur régie.
Avant de parler d'outil, il faut regarder ce qui arrive dans la boîte mail des gérants. Les demandes des propriétaires suivent le rythme de la gérance : elles reviennent à chaque décompte, à chaque relocation et à chaque chantier.
Chacune paraît petite. Mais pour y répondre, le gérant ouvre le logiciel de gérance, cherche le bon immeuble, exporte un document et l'envoie. Voici le genre de questions qu'un portail propriétaires peut absorber.
Le décompte de gérance est-il parti ? Je ne le retrouve pas.
Le décompte est déposé dans son espace dès qu'il est validé, avec les précédents.
L'appartement du deuxième est-il reloué ?
L'état locatif montre les logements vacants et les relocations en cours, avec leur étape.
Où en est le chantier de la chaufferie ?
Chaque chantier a sa fiche : devis retenu, dates, factures déjà reçues.
Pouvez-vous me renvoyer le relevé annuel pour ma déclaration d'impôts ?
Les relevés annuels restent disponibles, année après année.
Nous conseillons de compter ces demandes pendant un mois, par type. C'est la meilleure base pour décider ce que le portail doit montrer en premier.
Trois propriétaires, trois attentes.
Une régie ne gère pas un seul type de propriétaire. Un portail propriétaires pensé pour l'un ne convient pas forcément aux autres. Choisissez un profil pour voir ce qu'il cherche et ce qu'il faut prévoir.
Le propriétaire privé d'un ou de quelques immeubles
- Ses décomptes de gérance et les versements qui en découlent.
- Les logements vacants et les relocations en cours.
- Les travaux qui attendent son accord.
- Un accès simple, sur téléphone comme sur ordinateur.
- La possibilité de donner un accès à un proche ou à son fiduciaire.
- Des notifications rares, seulement quand il doit agir.
C'est souvent le profil qui appelle le plus, parce qu'il suit son immeuble de près.
Les copropriétaires d'une PPE
- Les convocations et les procès-verbaux d'assemblée.
- Le budget, le décompte de charges de leur lot et l'état du fonds de rénovation.
- Le règlement et les documents de la copropriété.
- Deux niveaux : ce qui concerne toute la PPE et ce qui ne concerne qu'un lot.
- Un accès plus large pour les membres d'un comité, si la PPE en a un.
- Le dépôt des documents avant l'assemblée, pas le jour même.
Pour une régie qui administre beaucoup de PPE, les copropriétaires sont souvent le public le plus nombreux.
L'investisseur institutionnel
- Un rapport régulier sur l'ensemble des immeubles confiés.
- Les indicateurs qu'il suit lui-même, comme la vacance ou les loyers encaissés.
- Des exports qu'il peut reprendre dans ses propres outils.
- Plusieurs personnes avec des droits différents chez le même propriétaire.
- Des chiffres consolidés sur tout le portefeuille, puis par immeuble.
- Un format de rapport discuté avec lui, une fois pour toutes.
Ici, le portail sert surtout à livrer un rapport attendu, plus qu'à répondre à des questions.
Pour le contenu des rapports et les indicateurs, lisez Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ?
Ce que montre l'espace propriétaire, ce qui reste à la régie.
La question la plus importante d'un portail propriétaires n'est pas technique. C'est de décider ce qui devient visible, et à quel moment. Un décompte publié avant d'être vérifié crée plus d'appels qu'il n'en évite.
Nous conseillons de partir d'une règle simple : le propriétaire voit ce qui concerne son bien et ses décisions. Il ne voit pas le travail interne de la régie, ni le détail personnel de ses locataires.
Ce qui concerne son bien
- Les décomptes de gérance validés et les relevés annuels.
- L'état locatif : logements loués, vacants ou en relocation.
- Les chantiers, leurs devis et les factures déjà payées.
- Les décisions qui attendent son accord.
- Les documents de l'immeuble et du mandat.
Ce qui sert à gérer
- Les décomptes en cours de préparation.
- Les notes internes et les échanges entre gérants.
- Les dossiers de candidature et les pièces personnelles des locataires.
- Les litiges en cours, tant qu'ils ne demandent pas sa décision.
Un portail propriétaires contient des données sur des locataires et des propriétaires. Pour savoir où les héberger, lisez Où héberger les données d'un logiciel métier en Suisse pour respecter la LPD ?
Les décisions à valider en ligne.
Consulter un décompte fait gagner du temps. Mais c'est la validation des décisions qui fait le plus gagner à une régie. Un devis de travaux qui attend l'accord d'un propriétaire bloque un chantier, et parfois un locataire.
Une décision, tout son contexte
Le propriétaire voit les devis, la recommandation du gérant et ce qui justifie l'écart de prix. Il n'a pas besoin de retrouver un e-mail envoyé deux semaines plus tôt.
Une réponse tracée
Chaque consultation, question et validation est datée. Le jour où une décision est contestée, la régie sait qui a validé quoi, et quand.
Un seuil fixé par la régie
Nous conseillons de ne soumettre en ligne que ce qui dépasse le montant fixé par le mandat de gérance, s'il en prévoit un. Le reste suit le circuit habituel de la régie.
Locataires ou propriétaires : par lequel commencer ?
Dans la plupart des régies, nous conseillons de commencer par le portail locataires. La relation locataire produit le plus d'interruptions au quotidien, donc c'est elle qui rentabilise un portail le plus vite. Il existe pourtant des régies où l'ordre s'inverse.
Commencer par les locataires si…
- Vos gérants passent leurs journées au téléphone avec des locataires.
- Les annonces de dommage arrivent par plusieurs canaux.
- Vos propriétaires sont peu nombreux et vous appellent rarement.
Commencer par les propriétaires si…
- Une grande part de votre activité est l'administration de PPE.
- Vous gérez pour des investisseurs qui attendent un rapport régulier.
- Les validations de travaux retardent vos chantiers.
Les deux portails reposent sur les mêmes immeubles et les mêmes documents. Celui qui vient en second se construit sur la même base, avec un cloisonnement strict entre les deux publics. Le portail locataires est présenté sur notre page Portail client pour régie immobilière. Pour l'ouvrir, lisez Comment mettre en place un portail locataire dans une régie ?
Les étapes pour mettre en place un portail propriétaires.
Un portail propriétaires réussi s'ouvre par étapes. Voici l'ordre que nous conseillons, de la première mesure à l'ouverture à tous les propriétaires.
Compter les demandes
Pendant un mois, notez chaque question d'un propriétaire et son type. Vous saurez ce qui doit être visible en premier.
Choisir ce qui devient visible
Pour chaque document, décidez qui le voit et à quel moment. Un décompte n'apparaît qu'une fois validé.
Relier le portail à vos outils
Le portail lit les immeubles, les baux et les décomptes dans votre logiciel de gérance, par interface ou par échange de fichiers. Rien n'est ressaisi.
Définir les accès
Le propriétaire, son représentant, son fiduciaire, les membres d'un comité de PPE : chacun reçoit ses propres droits.
Tester avec quelques propriétaires
Choisissez trois à cinq propriétaires de profils différents. Leurs retours valent plus qu'une longue liste de fonctions.
Ouvrir progressivement
Ouvrez par immeuble ou par type de propriétaire, et prévenez chacun de ce qu'il trouvera dans son espace.
Pour voir le portail fonctionner sur vos propres immeubles avant de vous engager, lisez Pourquoi faire un prototype avant de développer un logiciel ?
Futurdigital et les régies.
Un portail propriétaires branché sur les outils que la régie a déjà.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des portails pour les régies immobilières. Le portail se construit autour du logiciel de gérance de la régie, sans le remplacer, et à sa marque.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants et la direction.
- Un prototype en cinq jours, sur vos propres immeubles.
- Des accès cloisonnés entre propriétaires, et entre propriétaires et locataires.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Pour comprendre ce qu'un outil sur-mesure ajoute autour du logiciel de gérance, lisez Quand une régie immobilière a-t-elle besoin d'un logiciel sur-mesure ?
Vos propriétaires vous appellent pour un décompte ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des portails pour les régies immobilières, hébergés en Suisse. Dites-nous ce que vos propriétaires demandent le plus souvent : nous vous montrons ce que leur espace pourrait contenir.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un portail propriétaires ?
C'est un espace en ligne où chaque propriétaire qui a confié un mandat de gérance à une régie retrouve ses décomptes, l'état locatif de ses immeubles, ses chantiers et les décisions qui attendent son accord. La régie choisit ce qui y devient visible et à quel moment.
Faut-il ouvrir le portail propriétaires avant le portail locataires ?
Pas dans la plupart des régies. Nous conseillons de commencer par les locataires, qui produisent le plus d'interruptions. L'ordre s'inverse pour une régie qui administre surtout des PPE ou qui gère pour des investisseurs institutionnels.
Notre logiciel de gérance propose déjà un espace propriétaire. Faut-il en faire un autre ?
Non, s'il répond à vos besoins. Un portail sur-mesure se justifie quand vous voulez faire valider des décisions avec votre propre circuit, réunir des informations venant de plusieurs outils ou livrer des rapports au format de vos propriétaires.
Que voit un propriétaire des locataires de son immeuble ?
Ce que la régie décide de lui montrer. Nous conseillons de limiter l'affichage à ce qui concerne son bien, comme l'état locatif et les loyers, et de garder les dossiers de candidature et les pièces personnelles des locataires à la régie.
Qui développe des portails propriétaires sur-mesure pour les régies en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des portails pour les propriétaires et les locataires. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
Le portail pour régie
Annonces des locataires, bons de travail et factures reliées.
Découvrir →Le tableau de bord d'un parc
Les indicateurs à suivre et d'où viennent les chiffres.
Lire →Comment fonctionne une régie
Les métiers, les rythmes et les outils d'une régie.
Lire →Le logiciel de régie sur-mesure
Les signes à repérer, et l'outil qui manque.
Lire →Héberger les données en Suisse
Ce que dit la LPD et les questions à poser.
Lire →Le prototype
Cinq jours pour voir l'outil sur vos immeubles.
Découvrir →