Quand une régie immobilière a-t-elle besoin d'un logiciel sur-mesure ?
Presque toutes les régies ont déjà un logiciel de gérance. Pourtant, une partie du travail se fait encore à côté, dans des tableurs et des boîtes mail. Cet article aide à savoir si votre régie en est là, et ce qu'un logiciel de régie immobilière sur-mesure changerait.
Dans cet article
Un logiciel de régie immobilière sur-mesure, c'est quoi ?
Un logiciel de régie immobilière sur-mesure est un outil développé pour une régie précise, à partir de ses immeubles, de ses dossiers et de sa façon de travailler. Il se branche en général sur le logiciel de gérance déjà en place et prend en charge ce que celui-ci ne couvre pas.
Il ne s'agit donc pas, le plus souvent, de tout reconstruire. Il s'agit d'ajouter l'outil qui manque, là où l'équipe perd du temps aujourd'hui : le suivi des mandats, les dossiers de relocation, les factures fournisseurs ou les échanges avec les locataires.
Chaque outil appartient à la régie. Il évolue avec elle, sans dépendre de la feuille de route d'un éditeur.
Le logiciel de gérance, un socle à garder.
Le logiciel de gérance tient le cœur du métier : les baux, les loyers et la comptabilité de chaque immeuble. Il contient des années d'historique, et toute l'équipe sait s'en servir. Nous conseillons de le garder.
Ce qui pose problème, c'est rarement ce qu'il fait. C'est ce qui se passe autour.
Le cœur du métier
- Les immeubles, les objets et les baux.
- Les loyers, les encaissements et les rappels.
- La comptabilité de chaque immeuble.
- Les décomptes de charges et les bouclements.
Ce qui se fait dans des tableurs et des e-mails
- Le suivi des mandats, des honoraires et du temps passé.
- Les relocations, de la résiliation à la remise des clés.
- Les demandes des locataires et les interventions des artisans.
- La lecture et le classement des factures et des documents.
- Les tableaux de bord pour la direction et les rapports aux propriétaires.
Les signes qu'il est temps.
Cochez ce qui se passe chez vous. Cette grille ne remplace pas un audit, mais elle donne une première idée.
Votre organisation tient.Un logiciel sur-mesure n'est sans doute pas votre priorité aujourd'hui.
Un outil ciblé peut suffire.Commencez par le point qui coûte le plus de temps, avec un outil branché sur votre logiciel de gérance.
Plusieurs processus se croisent.Un audit permet de voir ce qui coûte le plus et de choisir par où commencer.
Repère indicatif : de 0 à 1 signe, de 2 à 4 signes, 5 signes ou plus.
Ce qu'un outil sur-mesure peut couvrir.
Chez Futurdigital, les outils pour régie se regroupent en quatre familles. Nous conseillons de commencer par une seule, celle qui règle le problème le plus coûteux. Pour le pilotage, lisez Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ?
Les mandats et la rentabilité
Barèmes d'honoraires, temps passé sur chaque immeuble, marge par mandat, charge par gérant et facturation des prestations hors gérance.
Voir l'ERP pour régie → CRM pour régieLes dossiers de bout en bout
Relocations, interventions, entrées et sorties de gestion : chaque dossier a ses étapes, ses responsables et ses échéances.
Voir le CRM pour régie → GED pour régieLes factures et les documents
Factures lues et rattachées à l'immeuble, imputation proposée, documents classés par immeuble et par logement.
Voir la GED pour régie → Portail pour régieLes échanges avec les locataires
Le locataire annonce un dommage avec une photo, suit son traitement et retrouve ses documents.
Voir le portail pour régie →Comment il se branche sur l'existant.
Un outil sur-mesure n'a d'intérêt que s'il évite les doubles saisies. Il doit donc échanger avec le logiciel de gérance. Selon ce que celui-ci permet, trois façons de faire existent.
Par interface
Quand le logiciel de gérance propose une interface applicative, les deux outils échangent leurs données automatiquement.
Par échange de fichiers
Des fichiers sont exportés et importés à intervalles réguliers, par exemple les immeubles d'un côté et les écritures validées de l'autre.
Par reprise des tableurs
Les tableurs tenus à côté sont repris dans l'outil, pour que l'équipe parte de ses propres données.
Les données d'une régie concernent des locataires et des propriétaires. Pour savoir où les héberger, lisez Où héberger les données d'un logiciel métier en Suisse pour respecter la LPD ?
Comment se passe un projet.
Chez Futurdigital, un projet pour une régie suit toujours les mêmes étapes. La régie voit l'outil fonctionner sur ses propres immeubles avant de s'engager.
Un premier échange
30 minutes, sans engagement, pour comprendre où la régie perd du temps.
Un audit sur place
Quatre heures dans vos locaux, avec les gérants, la comptabilité et la direction.
Un prototype
En cinq jours, construit sur vos propres immeubles et documents.
Un prix ferme
Donné avant que vous vous engagiez. L'audit et le prototype sont déduits du projet.
Le développement
Avec un livrable environ chaque semaine, testé par l'équipe au fil de l'eau.
La mise en service
Progressive, à côté de votre logiciel de gérance. Le code source et la documentation vous sont remis.
Pour les ordres de grandeur, lisez Combien coûte un logiciel sur-mesure pour une PME en Suisse ? Pour comprendre l'intérêt du prototype, lisez Pourquoi faire un prototype avant de développer un logiciel ?
Les questions à se poser avant de se lancer.
Avant de parler d'outil, nous conseillons de répondre à ces questions en interne. Elles évitent de développer la mauvaise chose.
Quel processus coûte le plus ?
En temps, en erreurs ou en relances. C'est par lui qu'il faut commencer.
Qui utilisera l'outil ?
Gérants, comptabilité, direction, locataires : chacun a des besoins et des droits différents.
Quelles données doivent circuler ?
Entre le logiciel de gérance, les tableurs et le nouvel outil, et dans quel sens.
Qui valide quand l'IA intervient ?
Une proposition faite par l'IA doit toujours être validée par une personne, avec un journal de bord.
Qui fera évoluer l'outil ?
Une régie change : nouveaux mandats, nouvelles règles. L'outil doit pouvoir suivre.
Pour la suite, lisez Qu'est-ce que la maintenance évolutive d'un logiciel ?
Futurdigital et les régies.
Nous ajoutons l'outil qui manque, pas un logiciel de plus.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour des régies de Suisse romande. Pour une régie vaudoise qui gère plusieurs centaines d'immeubles, nous avons automatisé le traitement de 50'000 factures fournisseurs par an, sans changer son logiciel de comptabilité.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux.
- Un prototype en cinq jours, sur vos propres immeubles.
- Un outil qui se branche sur votre logiciel de gérance, sans le remplacer.
- Une validation toujours humaine quand l'IA intervient.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Pour voir ce projet en détail, lisez notre étude de cas. Pour comprendre le métier, lisez Comment fonctionne une régie immobilière en Suisse, et quels outils l'aident ?
Votre régie travaille encore à côté de son logiciel ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Montrez-nous où vos dossiers circulent : nous vous disons par où commencer.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de régie immobilière sur-mesure ?
C'est un outil développé pour une régie précise, à partir de ses immeubles, de ses dossiers et de sa façon de travailler. Il se branche en général sur le logiciel de gérance existant et couvre ce que celui-ci ne fait pas, comme le suivi des mandats, les relocations, les factures ou les échanges avec les locataires.
Faut-il remplacer son logiciel de gérance ?
Non, le plus souvent. Nous conseillons de garder le logiciel de gérance pour les baux, les loyers et la comptabilité, et d'y brancher les outils qui manquent, par interface ou par échange de fichiers.
Par quoi une régie devrait-elle commencer ?
Par le processus qui coûte le plus de temps ou d'erreurs. Avec les régies que nous accompagnons, nous avons commencé par les factures des fournisseurs.
Combien de temps faut-il pour voir un premier résultat ?
Chez Futurdigital, un prototype est construit en cinq jours après un audit de quatre heures sur place. La régie voit l'outil fonctionner sur ses propres immeubles avant de s'engager.
Qui développe des logiciels sur-mesure pour les régies en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande : ERP, CRM, GED et portails. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
Comment fonctionne une régie
Les métiers, les rythmes et les outils d'une régie.
Lire →Les factures d'une régie
Immeuble, compte, frais accessoires et visa du gérant.
Lire →Standard ou sur-mesure
Comment choisir pour une PME.
Lire →L'audit de processus
Quatre heures sur place pour trouver le vrai problème.
Découvrir →Le CRM pour régie
Relocations, interventions et dossiers suivis de bout en bout.
Découvrir →L'étude de cas
50'000 factures fournisseurs par an, automatisées.
Lire →