Un logiciel GED pour votre régie immobilière.
Notre GED immobilier range chaque document au bon immeuble et au bon appartement. Factures, baux et états des lieux se retrouvent en quelques secondes.
Un immeuble produit des documents toute l'année.
Des factures de fournisseurs arrivent chaque jour. Les locataires envoient des résiliations et des courriers. Les états des lieux s'ajoutent à chaque changement de locataire.
Chaque document doit rejoindre le bon immeuble, le bon appartement et parfois le bon compte. Quand ce tri se fait à la main, il occupe des gestionnaires et des comptables qui ont mieux à faire.
Nous développons des GED qui font ce tri à leur place. Vos équipes retrouvent le dossier de chaque immeuble complet et à jour.
Qu'est-ce qu'une GED immobilier ?
Une GED immobilier est un logiciel de gestion électronique des documents conçu pour les régies et les gérances. Il range chaque document au bon immeuble, au bon appartement et au bon locataire : baux, états des lieux, factures de fournisseurs, décomptes de charges ou procès-verbaux d'assemblée de PPE.
Avec l'intelligence artificielle, la GED lit les documents reçus, reconnaît leur type et propose leur rattachement. Pour les factures, elle peut aussi proposer le compte et l'immeuble à imputer, en s'appuyant sur votre historique comptable. Un collaborateur valide les cas incertains.
Une GED sur-mesure reprend l'organisation de votre régie et travaille à côté de votre logiciel de gérance, sans le remplacer.
De la facture reçue au bon immeuble.
Peu importe qui l'envoie. Chaque document suit le même chemin.
1. Lecture de la facture
L'IA lit la facture, même en PDF scanné, et repère les informations utiles.
2. Rattachement à l'immeuble et au lot
Elle retrouve l'immeuble et l'appartement concernés, même quand le fournisseur écrit l'adresse à sa façon.
- Écrit sur la facture
- Imm. Tilleuls, app. 3e ét.
- Immeuble
- Les Tilleuls
- Lot
- 3.2 · 4,5 pièces
- Gérant
- C. R.
3. Imputation proposée
Elle propose le compte à utiliser, en s'appuyant sur votre historique comptable. Le comptable valide.
- Compte proposé
- Entretien et réparations
- À charge de
- Propriétaire
4. Archivage dans le dossier de l'immeuble
La facture est renommée et archivée dans le dossier de l'immeuble. Elle reste visible dans l'historique du lot 3.2.
Le dossier de chaque immeuble, appartement par appartement.
Chaque document rejoint l'immeuble et le lot qu'il concerne. Le bail, les états des lieux et les travaux d'un appartement sont au même endroit.
La GED reprend l'organisation de votre régie. Si vous classez par propriétaire ou par mandat, elle suit la même logique.
Retrouvez n'importe quel document en une question.
Un propriétaire demande quand la cuisine a été refaite. Un commerçant veut connaître son préavis. Un copropriétaire cherche une décision d'assemblée. Vous posez la question, la GED ouvre le bon dossier.
« Rénovation complète de la cuisine : agencement, plan de travail et appareils. »
« Le bail peut être résilié moyennant un préavis de six mois pour la fin d'un trimestre. »
« L'assemblée approuve la réfection de la toiture et le financement par le fonds de rénovation. »
Votre logiciel de gérance reste en place.
La GED s'occupe des documents. La gérance et la comptabilité continuent dans l'outil que vous utilisez déjà.
Rien ne change dans votre logiciel
La GED s'ajoute à l'existant. Votre logiciel de gérance et votre comptabilité restent tels quels.
Votre stockage actuel est conservé
Les documents peuvent être archivés dans votre SharePoint, votre serveur ou votre GED actuelle, selon votre structure de dossiers.
Ce que vos outils permettent vraiment
Quand votre logiciel accepte des imports, les données validées peuvent lui être transmises. On le vérifie ensemble pendant l'audit.
Chez deRham, 50'000 factures par an ne se saisissent plus à la main.
Régie vaudoise fondée en 1899, deRham gère plusieurs centaines d'immeubles en Suisse romande. Nous avons construit un système qui lit chaque facture fournisseur et propose le compte et l'immeuble à imputer, d'après l'historique comptable de la régie.
Le comptable ne saisit plus chaque ligne. Il contrôle les propositions et tranche les cas signalés.
Lire la réalisation deRham →- Un niveau de confiance pour chaque proposition
Quand il est élevé, l'écriture peut passer directement. Quand il est plus faible, elle est mise de côté pour être vérifiée.
- Des fournisseurs reconnus malgré les variantes
Un même fournisseur ou une même adresse est reconnu malgré les petites différences d'écriture. Les doublons sont évités.
- Des règles de validation à votre main
Des seuils selon les montants et des remplaçants quand une personne est absente.
Baux, candidatures, poursuites. Tout reste en Suisse.
Une régie conserve des données personnelles sur chaque locataire et chaque candidat. Vous devez savoir où elles se trouvent.
Hébergement en Suisse
Infrastructure Infomaniak, conforme à la LPD et au RGPD. Les documents ne quittent pas la Suisse.
IA hébergée en Suisse
Des modèles d'IA hébergés en Suisse sont possibles, pour qu'aucun document ne quitte le pays.
Accès par immeuble
Chaque gérant voit ses immeubles. Les propriétaires et les locataires ne voient que ce qui les concerne.
Validation humaine
Aucune imputation incertaine ne passe sans qu'un collaborateur l'ait vue.
On avance entre deux bouclements.
Bouclements des propriétaires, décomptes de frais accessoires, termes de résiliation : on cale chaque étape sur votre calendrier.
On en parle
Vous nous montrez comment les documents arrivent aujourd'hui à la régie.
Audit sur place
Avec la direction, les gérants et la comptabilité. On relève vos types de documents, votre organisation et vos outils.
Prototype
Une version testable, construite sur un lot de vraies factures et de vrais dossiers de la régie. Vos équipes l'essaient avant le développement.
Mise en service
Livrée par étapes, à côté de votre logiciel de gérance. Le code et les données vous appartiennent.
Audit et prototype sont déduits à 100% du projet. La date de mise en production est fixée dès le cadrage.
Découvrir notre approche en détail →Discutons de votre projet.
Dites-nous quels documents prennent le plus de temps à la régie.
Nous vous montrons ce qu'une GED sur-mesure changerait.
Ce que nous développons aussi pour les régies.
CRM pour régie immobilière
Propriétaires, locataires et mandats réunis dans un seul outil.
Découvrir →Portail client pour régie
Propriétaires et locataires retrouvent leurs documents en ligne.
Découvrir →ERP pour régie
Mandats, honoraires et rentabilité par immeuble au même endroit.
Découvrir →Logiciel GED
La gestion documentaire sur-mesure, pour tous les métiers.
Découvrir →Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'une GED immobilier ?
C'est un logiciel de gestion électronique des documents conçu pour les régies et les gérances. Il range chaque document au bon immeuble, au bon appartement et au bon locataire. Avec l'IA, les documents reçus sont lus et rattachés sans saisie manuelle.
Comment une régie peut-elle classer automatiquement ses factures fournisseurs ?
Les factures sont récupérées dans la boîte e-mail de la comptabilité. L'IA lit chaque facture, identifie le fournisseur, l'immeuble et le montant, puis propose le compte à imputer d'après l'historique comptable. Le comptable valide les propositions et tranche les cas signalés.
Est-ce que ça remplace notre logiciel de gérance ?
Non. La GED s'occupe des documents, votre logiciel de gérance garde la gestion locative et la comptabilité. Elle s'ajoute à l'existant sans rien y changer.
Quels documents d'une régie peut-on classer automatiquement ?
Les factures de fournisseurs, les baux et avenants, les états des lieux, les résiliations et courriers de locataires, les décomptes de chauffage et de frais accessoires, les contrats d'entretien et les procès-verbaux d'assemblée de PPE. La liste se définit avec vous pendant l'audit.
Le fournisseur n'écrit pas toujours l'adresse de la même façon. Est-ce un problème ?
Non. L'outil reconnaît un même fournisseur ou une même adresse malgré les petites différences d'écriture. Quand un doute subsiste, le document est placé dans une file « à vérifier » au lieu d'être rangé seul.
Peut-on retrouver l'historique complet d'un appartement ?
Oui. Chaque document est rattaché à son immeuble et à son lot. Vous pouvez poser une question comme « quand la cuisine du lot 3.2 a-t-elle été refaite ? » et retrouver la facture, les baux et les états des lieux concernés.
Combien de temps faut-il conserver les factures et les pièces comptables d'un immeuble ?
Selon le Code des obligations (art. 958f CO), les livres comptables et les pièces justificatives se conservent 10 ans. La conservation électronique est admise si l'intégrité et la lisibilité des documents sont garanties, comme le précise l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Où sont hébergés les documents de nos locataires et propriétaires ?
Chez Infomaniak, en Suisse, en conformité avec la LPD et le RGPD. Des modèles d'IA hébergés en Suisse peuvent être utilisés pour les documents les plus sensibles.
Travaillez-vous déjà avec des régies romandes ?
Oui. Pour deRham, régie vaudoise qui gère plusieurs centaines d'immeubles, nous avons développé la lecture et l'imputation automatiques des factures fournisseurs, soit 50'000 factures par an.
Combien coûte une GED immobilier ?
Le budget dépend du nombre de types de documents, du volume traité et des outils à connecter. Il est défini à l'issue de l'audit et cadré dès le départ, sans licence par utilisateur. Le code source vous est remis en fin de projet.