125 ans de gérance immobilière vaudoise.
Fondée à Lausanne en 1899 par William de Rham, la maison est aujourd'hui dirigée par la 5e génération de la famille fondatrice. Elle gère plusieurs centaines d'immeubles en Suisse romande. Son activité couvre la gérance, le courtage, la promotion et la rénovation énergétique.
Chaque année, 50'000 factures fournisseurs passent par le service comptable. Une charge énorme et répétitive. C'est ce flux que la régie a voulu reprendre en main.
Une saisie manuelle qui pesait sur toute la comptabilité.
Chaque mois, des milliers de factures arrivaient par mail. Un comptable devait ouvrir chaque PDF. Trouver le fournisseur. Saisir le montant, la date, la TVA. Puis affecter la facture au bon compte et au bon immeuble du portefeuille.
Un travail répétitif et chronophage. Surtout, une vraie source d'erreurs. Et ces erreurs se propageaient ensuite jusque dans la clôture et la facturation aux propriétaires.
De la facture reçue à l'écriture comptable.
Nous avons construit un système qui automatise ce parcours en quatre étapes. Il vient s'ajouter à l'existant, sans rien changer au logiciel comptable en place.
Le cœur de l'outil, c'est la dernière étape : l'imputation. Pour proposer le bon compte et le bon immeuble, il s'appuie sur l'historique comptable de deRham. Chaque proposition reçoit un niveau de confiance : quand il est élevé, l'écriture peut passer directement ; quand il est plus faible, elle est mise de côté pour être vérifiée.
Une démarche itérative, au contact de l'équipe comptable.
Le projet a démarré par une phase d'observation sur place : comprendre le vrai parcours d'une facture, les habitudes de saisie, les cas particuliers qui reviennent souvent. Cette immersion a servi de base à la conception.
Les versions se sont ensuite enchaînées avec le service comptabilité. Chaque version était testée sur de vraies factures, ajustée, puis remise entre les mains des utilisateurs. Le périmètre s'est affiné au contact du terrain, plutôt que sur un cahier des charges figé à l'avance.
La mise au point s'est faite progressivement, en testant le système en parallèle du traitement manuel existant pour comparer les résultats et vérifier sa fiabilité.
Un traitement fiable, des données qui restent en Suisse.
À l'arrivée, le comptable ne saisit plus chaque ligne à la main : il contrôle les propositions du système et tranche sur les cas qui le demandent. Son rôle passe de la saisie à la vérification.
Plusieurs garde-fous rendent ce traitement fiable. L'outil reconnaît un même fournisseur ou une même adresse malgré les petites différences d'écriture, ce qui évite les doublons et les erreurs de rapprochement. Les règles de validation s'adaptent à l'organisation : on peut fixer des seuils selon les montants et prévoir des remplaçants quand une personne est absente.
Enfin, tout est hébergé en Suisse, chez Infomaniak, en conformité avec la LPD et le RGPD. Les données comptables ne quittent jamais le territoire.