Comment une régie sait-elle quels mandats lui rapportent ?
Un grand immeuble rapporte de beaux honoraires. Mais son propriétaire appelle chaque semaine, les travaux s'enchaînent et le gérant y passe ses vendredis. À la fin de l'année, ce mandat a peut-être coûté plus qu'il n'a rapporté, et personne ne le sait. Cet article montre comment votre régie peut mesurer la rentabilité de chaque mandat de gérance, sans chronométrer toute l'équipe.
Les signes qu'un mandat vous coûte.
La plupart des régies connaissent leurs honoraires au franc près. Le temps passé sur chaque mandat, beaucoup moins. Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, certains de vos mandats coûtent peut-être plus qu'ils ne rapportent.
Un propriétaire occupe un gérant à lui seul
Appels, e-mails, visites, demandes de rapport : un seul propriétaire remplit l'agenda. Ses honoraires, eux, sont les mêmes que ceux d'un propriétaire qu'on n'entend jamais.
Ce que ça vous coûteDu temps de gérant qui n'apparaît dans aucun chiffre.
Des prestations faites, mais pas facturées
Une relocation de plus, un suivi de chantier, un rapport spécial. Le travail est fait, mais personne ne pense à le facturer, ou le mandat ne le prévoit pas.
Ce que ça vous coûteDes honoraires que votre régie aurait pu demander.
Les déplacements ne comptent pas
Un immeuble à quarante minutes de la régie, visité tous les mois. Le temps de route n'est noté nulle part.
Ce que ça vous coûteDes heures entières, chaque mois, sur un seul mandat.
Les honoraires n'ont pas bougé depuis des années
Le mandat a été signé il y a longtemps, à des conditions qui ne tiennent plus compte du travail réel. Personne n'a les chiffres pour en reparler.
Ce que ça vous coûteUne négociation impossible, faute de preuve.
La direction décide à l'intuition
Faut-il accepter ce nouveau mandat ? À quel prix ? La réponse dépend de l'impression des gérants, pas de chiffres.
Ce que ça vous coûteDes mandats acceptés à perte, sans le savoir.
La rentabilité d'un mandat, c'est quoi ?
La rentabilité d'un mandat de gérance est la différence entre ce que le mandat rapporte à la régie, ses honoraires et ses prestations facturées, et ce qu'il lui coûte, surtout en temps de gérant, de comptabilité et de déplacements. Un ERP pour régie relie ces chiffres : il réunit les honoraires et le temps passé, mandat par mandat.
Il ne faut pas la confondre avec la rentabilité de l'immeuble pour son propriétaire, qui se mesure par les loyers, la vacance et les charges. Celle-là est détaillée dans Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ? Ici, il s'agit de la rentabilité pour votre régie.
Calculer la marge d'un mandat.
Prenez un mandat de votre régie et entrez vos propres chiffres. Le calcul se fait dans votre navigateur, rien n'est envoyé. Les valeurs de départ sont un exemple, pas une moyenne du marché.
Temps passé204 h
Coût du tempsCHF 19'380
CHF −1'380
soit −8 % des honoraires
Un mandat qui semble correct peut coûter plus qu'il ne rapporte dès que le temps réel est compté.
Ce calcul ne compte que le temps. Les frais généraux de la régie, comme les locaux, les logiciels ou la direction, viennent en plus. Nous conseillons de commencer par le temps : c'est le poste le plus lourd, et le seul qui change vraiment d'un mandat à l'autre. Pour le temps passé à recopier des données, voir aussi le calculateur de Combien coûte un logiciel pour une régie immobilière ?
Ce qu'un mandat rapporte.
Les revenus d'un mandat ne se limitent pas aux honoraires de gérance. Selon ce que prévoit chaque mandat, trois sources reviennent souvent. Nous conseillons de les suivre séparément, pour voir laquelle porte vraiment le mandat.
Les honoraires de gérance
Le revenu régulier du mandat, calculé selon les conditions convenues avec le propriétaire.
Les honoraires sur travaux
Quand le mandat le prévoit, la régie facture le suivi des chantiers importants. Ils peuvent changer beaucoup d'une année à l'autre.
Les prestations à part
Une relocation, un rapport spécial, une procédure. C'est souvent là que se trouvent les honoraires oubliés.
Pour que rien ne se perde, chaque prestation faite hors du forfait doit être notée au moment où elle se fait, et non reconstituée en fin d'année. Le suivi d'un chantier, et ce qu'il demande à la régie, est décrit dans Comment suivre les travaux d'un immeuble en gérance ? Celui d'une relocation, dans Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ?
Ce qu'un mandat coûte.
Le coût d'un mandat est surtout du temps. Il se répartit entre plusieurs personnes de la régie, ce qui le rend difficile à voir. Voici les postes qui reviennent le plus souvent.
| Poste | Qui | Ce qui le fait grimper |
|---|---|---|
| Relation avec le propriétaire | Gérant | Appels fréquents, rapports à la demande |
| Demandes des locataires | Gérant, assistant | Immeuble ancien, annonces par téléphone |
| Comptabilité de l'immeuble | Comptable | Factures saisies à la main, frais accessoires complexes |
| Technique et chantiers | Technicien, gérant | Travaux nombreux, devis à comparer |
| Déplacements | Tous | Immeuble éloigné, visites répétées |
| Relocations | Gérant, assistant | Logements qui changent souvent de locataire |
Plusieurs de ces postes se réduisent sans toucher aux honoraires. Les demandes des locataires baissent avec un portail, la comptabilité avec des factures lues automatiquement. Les pistes concrètes sont dans Quels processus automatiser dans une régie immobilière ? et dans Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ?
Mesurer le temps sans chronométrer.
Le temps passé est le chiffre qui manque presque toujours. Demander à chaque gérant de noter chaque minute ne tient pas plus de deux semaines. Trois façons de faire, de la plus simple à la plus précise.
- 1Pour commencer
Un échantillon, deux fois par an
Pendant deux semaines, chacun note son temps par immeuble. Le résultat donne un ordre de grandeur, suffisant pour repérer les mandats qui posent question.
- 2Le plus courant
Une saisie rapide par dossier
À la fin d'une tâche, le gérant choisit l'immeuble et une durée approximative, en quelques secondes. C'est la base d'un suivi continu.
- 3Le plus précis
Le temps déduit des actions
Les e-mails, les bons de travail, les visites et les appels sont déjà rattachés à un immeuble dans vos outils. Le temps se déduit de ces traces, et le gérant n'a qu'à corriger.
La troisième façon suppose que vos outils rattachent chaque action à un immeuble. C'est le cas quand le portail, les bons de travail et le logiciel de gérance sont reliés : voir Comment connecter un outil à son logiciel de gérance ?
Que faire d'un mandat peu rentable ?
Un mandat qui coûte plus qu'il ne rapporte n'est pas forcément un mandat à perdre. Il peut garder un sens pour la relation, ou ouvrir la porte à d'autres immeubles. Mais la décision doit se prendre avec les chiffres en main.
Reparler des honoraires
Avec le temps réel en main, la discussion avec le propriétaire change de nature : elle porte sur des faits, pas sur une impression. Nous conseillons de la préparer avec l'historique des demandes et des prestations de l'année.
Facturer ce qui sort du forfait
Si le mandat prévoit des prestations à part, encore faut-il les facturer. S'il ne les prévoit pas, c'est un point à ajouter lors de sa prochaine révision.
Réduire le temps passé
Un portail pour les propriétaires réduit les appels, des rapports réguliers évitent les demandes ponctuelles. Voir Comment mettre en place un portail propriétaires dans une régie ?
En dernier recours, rendre le mandat
Le mandat peut en principe être répudié en tout temps, mais la partie qui le fait en temps inopportun doit indemniser l'autre du dommage causé (art. 404 CO). Nous conseillons de vérifier les conditions du mandat avant toute décision. Pour garder vos bons mandats, lisez Comment une régie suit ses propriétaires et ses mandats ?
Futurdigital et les régies.
Les honoraires et le temps de chaque mandat, enfin réunis.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. Un ERP pour régie peut reprendre vos barèmes d'honoraires, rattacher le temps passé à chaque immeuble et calculer la marge de chaque mandat. Il se branche sur votre logiciel de gérance, sans le remplacer. Ce qu'il peut couvrir est décrit sur notre page ERP sur-mesure pour régie immobilière.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec la direction et les gérants.
- Un prototype en cinq jours, sur quelques-uns de vos mandats.
- Pas de licence par utilisateur, quelle que soit la taille de l'équipe.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Vous ne savez pas lesquels de vos mandats vous rapportent ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Prenez trois de vos mandats : nous regardons ensemble ce qu'ils vous rapportent vraiment.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Comment calculer la rentabilité d'un mandat de gérance ?
En comparant ce que le mandat rapporte, ses honoraires et ses prestations facturées, à ce qu'il coûte en temps : les heures de gérance, de comptabilité, de technique et de déplacements, multipliées par un coût horaire chargé. Les frais généraux de la régie viennent ensuite.
Comment mesurer le temps passé sur chaque immeuble ?
De trois façons : un échantillon de deux semaines deux fois par an, une saisie rapide par dossier à la fin de chaque tâche, ou un temps déduit des actions déjà rattachées à l'immeuble dans vos outils, comme les e-mails, les bons de travail et les visites.
À quoi sert un ERP dans une régie immobilière ?
À piloter la régie elle-même : les mandats et leurs barèmes d'honoraires, le temps passé par immeuble, la facturation des prestations et les chiffres de direction. Il complète le logiciel de gérance, qui tient les baux, les loyers et la comptabilité des immeubles.
Que faire d'un mandat de gérance peu rentable ?
Nous conseillons d'abord de reparler des honoraires avec les chiffres en main, de facturer les prestations qui sortent du forfait et de réduire le temps passé. Rendre le mandat vient en dernier, en vérifiant ses conditions : la partie qui le fait en temps inopportun doit indemniser l'autre (art. 404 CO).
Qui développe des ERP sur-mesure pour les régies immobilières en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des ERP qui réunissent les honoraires et le temps passé par mandat. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.