Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ?
Un nouveau locataire arrive. Son nom, son adresse et son téléphone sont tapés dans le tableur de suivi, puis dans le logiciel de gérance, puis dans le bail, puis dans le formulaire de garantie. À chaque fois, quelqu'un recopie. Cet article suit une seule information dans votre régie, montre où la saisie manuelle se cache, et comment la réduire sans changer toute votre organisation.
Combien de fois votre régie tape la même chose ?
Prenez un seul dossier : l'arrivée d'un nouveau locataire. Cochez chaque étape où ses coordonnées sont tapées ou recopiées à la main dans votre régie. Le résultat montre combien de fois la même information est saisie.
5 saisies
La même information circule à la main d'un outil à l'autre. C'est souvent le premier chantier à ouvrir.
Quelques saisies en double. Un ou deux branchements suffisent souvent à les supprimer.
Votre régie saisit déjà presque tout une seule fois. Regardez maintenant les factures et le courrier.
Chaque saisie prend quelques minutes. Multipliées par tous les dossiers de l'année, elles deviennent des semaines de travail. Pour mettre un montant dessus, utilisez le calculateur de notre article Combien coûte un logiciel pour une régie immobilière ?
La saisie manuelle, c'est quoi ?
Dans une régie immobilière, la saisie manuelle désigne toute information qu'une personne tape ou recopie à la main dans un outil, alors qu'elle existe déjà ailleurs : dans un e-mail, dans un PDF, dans un autre logiciel. On parle de double saisie quand la même information est tapée dans deux outils ou plus.
Toute saisie n'est pas un problème. La première saisie d'une information nouvelle, comme la note d'un gérant après une visite, a de la valeur. Ce qui coûte, c'est de recopier ce qui existe déjà. C'est cette part-là qu'on peut réduire.
Ce que la double saisie coûte vraiment.
Le temps est le coût le plus visible. Ce n'est pas le seul. Dans une régie, la saisie manuelle crée trois autres problèmes, qui coûtent souvent plus cher que les minutes passées au clavier.
Les fautes de frappe
Un chiffre inversé dans le numéro du logement, et la facture part sur le mauvais compte. Chaque recopie est une occasion de se tromper.
Les données qui se contredisent
Le locataire change de téléphone. La gérance est à jour, l'outil des bons de travail non. L'artisan appelle un ancien numéro.
Le savoir d'une seule personne
Le tableur de suivi n'est tenu que par une collaboratrice. Quand elle est absente, personne ne sait où en sont les dossiers.
Les données contradictoires posent aussi une question de protection des données. La loi demande à celui qui traite des données personnelles de s'assurer qu'elles sont exactes (art. 6 al. 5 LPD). Une même adresse tenue à jour dans cinq outils l'est rarement partout. Ce que la LPD demande d'autre à votre régie est détaillé dans Régie immobilière : comment respecter la LPD ?
Quatre façons de la réduire.
Réduire la saisie ne veut pas dire tout automatiser. Selon l'endroit où l'information naît, quatre façons de faire reviennent. Nous conseillons de choisir la plus simple qui règle le problème.
Faire saisir à la source
Le candidat remplit lui-même un formulaire en ligne, le locataire annonce son dommage dans un portail. L'information arrive déjà structurée, et personne ne la recopie.
ExempleLes dossiers de candidature reçus dans un espace dédié, plutôt que par e-mail.
Faire lire les documents
Une facture en PDF ou un courrier scanné est lu par un logiciel, qui en extrait le fournisseur, le montant et l'immeuble. Le gérant vérifie au lieu de taper.
ExempleLes factures fournisseurs lues à leur arrivée, puis visées.
Connecter les outils
Quand deux logiciels ont besoin de la même information, ils se la transmettent. Le locataire créé dans la gérance apparaît le lendemain dans l'outil des bons de travail.
ExempleUn export programmé chaque nuit depuis le logiciel de gérance.
Supprimer la saisie inutile
Certaines saisies ne servent plus à personne : un tableur que plus personne ne lit, un champ rempli par habitude. La meilleure saisie est celle qu'on arrête de faire.
ExempleUn tableau de suivi remplacé par une vue du logiciel de gérance.
Exemple : l'arrivée d'un nouveau locataire
Voici ce que les quatre façons changent sur le dossier du compteur. Le gérant garde les mêmes décisions : c'est le chemin de l'information qui change.
- Le candidat envoie son dossier par e-mail.
- Une collaboratrice le recopie dans le tableur de suivi.
- Le gérant crée le locataire dans le logiciel de gérance.
- Le bail est préparé en retapant nom, adresse et loyer.
- Le locataire est recréé dans l'outil des bons de travail.
- Le candidat remplit le formulaire en ligne.
- Le gérant choisit le locataire, sans tableur à côté.
- Les données passent dans le logiciel de gérance après sa validation.
- Le bail se prépare à partir de ces données.
- L'outil des bons de travail reçoit le locataire la nuit suivante.
Pour faire saisir à la source, un portail locataire est souvent le premier outil : voir Comment mettre en place un portail locataire dans une régie ? Ce que l'IA peut lire, et ce qu'elle ne doit pas décider, est détaillé dans Que peut faire l'IA dans une régie immobilière ? Les façons de relier un outil à votre logiciel de gérance sont dans Comment connecter un outil à son logiciel de gérance ?
Les saisies les plus courantes dans une régie.
Voici les saisies qui reviennent le plus souvent dans une régie, et la façon de les réduire qui convient en général.
| Saisie | Où elle se répète | Façon de la réduire |
|---|---|---|
| Factures fournisseurs | Tous les jours, une par une | Lecture |
| Annonces de dommage | Téléphone, e-mail, puis bon de travail | À la source |
| Coordonnées d'un nouveau locataire | Candidature, gérance, bail, autres outils | À la source Connexion |
| Données des baux dans d'autres outils | Portail, bons de travail, tableau de bord | Connexion |
| Tableurs de suivi des contrats | À côté du logiciel de gérance | Supprimer ou remplacer |
| Chiffres des rapports aux propriétaires | Recopiés de plusieurs outils | Connexion |
Le circuit d'une facture, de son arrivée au visa du gérant, est décrit dans Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ? Celui d'une annonce de dommage, dans Comment gérer les annonces de dommage et les bons de travail ? Les tableurs de contrats ont leur article : Comment suivre les contrats d'entretien des immeubles ? Et les chiffres des propriétaires, le leur : Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ? Le déroulé complet d'un changement de locataire, de la résiliation aux clés, est dans Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ?
Ce qui reste saisi par une personne.
Réduire la saisie ne veut pas dire retirer l'humain. Certaines informations n'existent nulle part avant qu'un gérant les écrive. Celles-là gardent toute leur place.
Ce qui vient d'une conversation
Un propriétaire qui annonce qu'il veut vendre, un locataire qui prévient d'une absence, un voisinage tendu. Aucun document ne contient ces informations : le gérant les note.
Ce qui vient d'une visite
L'état d'une cage d'escalier, une fissure à surveiller, les remarques d'un état des lieux. Un outil peut proposer une liste, mais c'est la personne sur place qui la remplit.
Les décisions et les corrections
Quand un logiciel lit une facture, le gérant vérifie et corrige si besoin. Cette validation reste une saisie, mais elle prend quelques secondes au lieu de quelques minutes. Nous conseillons de la garder visible, avec un journal de bord de chaque correction.
Mesurer avant de changer.
Avant de réduire la saisie, notez où vous en êtes. Sans point de départ, vous ne saurez pas ce que le changement vous rapporte. Trois chiffres suffisent.
- 1
Le nombre de saisies par dossier
Combien de fois la même information est tapée, pour un locataire, une facture ou une annonce. Le compteur en haut de cet article vous donne le premier.
- 2
Le temps par semaine
Demandez à chaque personne d'estimer le temps passé à recopier, sur une semaine normale. Une estimation suffit pour comparer.
- 3
Les erreurs corrigées
Combien de factures mal imputées, de numéros faux ou de doublons sont corrigés chaque mois. C'est souvent le chiffre qui surprend le plus.
Pour choisir le premier processus à traiter, lisez Quels processus automatiser dans une régie immobilière ? Testez ensuite sur vos vrais documents, avec un prototype construit en quelques jours, avant d'engager un développement complet. Pour rapporter ce temps à chaque mandat, lisez Comment une régie sait-elle quels mandats lui rapportent ?
Futurdigital et les régies.
Une information saisie une fois, puis reprise partout où elle sert.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. Pendant l'audit de quatre heures, nous suivons avec vos équipes le parcours des informations dans votre régie, et nous repérons où elles sont recopiées. Nous réduisons ensuite la saisie là où elle coûte le plus, avec une validation toujours humaine. L'outil peut se brancher sur votre logiciel de gérance, ou faire partie d'un logiciel qui reprend toute la gérance.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants et la comptabilité.
- Un prototype en cinq jours, sur vos propres documents.
- Une validation toujours humaine, avec un journal de bord de chaque correction.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Votre équipe recopie les mêmes informations ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Montrez-nous le parcours d'un dossier dans votre régie : nous vous montrons où la saisie peut disparaître.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ?
Selon l'endroit où l'information naît, de quatre façons : la faire saisir à la source par le locataire ou le candidat, faire lire les documents par un logiciel, connecter les outils entre eux, ou supprimer les saisies qui ne servent plus. Nous conseillons de choisir la plus simple qui règle le problème.
Qu'est-ce que la double saisie ?
La double saisie, c'est taper la même information dans deux outils ou plus, par exemple les coordonnées d'un locataire dans le logiciel de gérance, puis dans le bail et dans l'outil des bons de travail. Elle prend du temps et crée des données qui se contredisent.
Par quelle saisie commencer dans une régie ?
Souvent par les factures fournisseurs, qui arrivent tous les jours et suivent des règles claires. Les annonces de dommage et les coordonnées des nouveaux locataires viennent ensuite. Le bon choix dépend de ce qui coûte le plus de temps dans votre régie.
Faut-il changer de logiciel de gérance pour réduire la saisie ?
Pas forcément. Un outil peut se brancher sur le logiciel de gérance en place, par un export de fichiers ou par l'interface de l'éditeur. Nous conseillons de ne le remplacer que s'il ne permet aucun échange, ou s'il ne couvre plus le travail de la régie.
Qui aide les régies immobilières de Suisse romande à réduire leur saisie ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, en commençant par un audit de quatre heures sur place pour repérer où les informations sont recopiées. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.