Régie immobilière : comment respecter la LPD ?
Chaque logement qui se libère amène à votre régie des dossiers de candidature, avec des fiches de salaire et des extraits des poursuites. Elle transmet des coordonnées aux artisans et garde des années de correspondance avec les locataires. Cet article part des situations où ces données vous échappent, et montre ce que la loi sur la protection des données (LPD) demande concrètement à votre régie.
Dans cet article
Les situations à risque dans votre régie.
La protection des données ne pose pas de problème le jour où vous lisez la loi. Elle en pose le jour où un locataire vous écrit, où un ordinateur disparaît, ou quand vous cherchez un dossier vieux de trois ans. Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, votre régie a des données qui lui échappent.
Les dossiers refusés dorment dans une boîte e-mail
Fiches de salaire, copies de pièces d'identité, extraits des poursuites : les candidats envoient tout par e-mail. Le logement est loué depuis longtemps, mais les dossiers des candidats non retenus sont toujours là, dans une boîte partagée par toute l'équipe.
Ce que ça vous coûteDes données gardées sans raison, et lisibles par des personnes qui n'en ont pas besoin.
Votre formulaire de candidature demande trop
L'état civil, le loyer actuel, la confession, le lieu d'origine : certains formulaires reprennent des questions d'une autre époque. Le candidat répond, parce qu'il veut le logement.
Ce que ça vous coûteDes questions que l'autorité de protection des données juge en principe non admises.
Un locataire demande ce que vous savez sur lui
Sa demande arrive par écrit. Ses données sont dans le logiciel de gérance, dans les e-mails de trois gérants, dans le portail et dans un classeur. Il faut tout retrouver.
Ce que ça vous coûteDes heures de recherche, avec un délai de 30 jours pour répondre.
L'artisan reçoit tout le dossier
Pour une fuite, le bon de travail part avec le bail en pièce jointe, ou avec la fiche complète du locataire. L'artisan n'avait besoin que d'un nom, d'un numéro de téléphone et de l'étage.
Ce que ça vous coûteDes données transmises au-delà de ce qui est nécessaire.
Personne ne sait qui décide en cas d'incident
Un e-mail avec une liste de locataires part au mauvais destinataire. Faut-il prévenir quelqu'un ? Qui ? Dans quel délai ? La question se pose toujours dans l'urgence.
Ce que ça vous coûteDes décisions improvisées, sans trace de ce qui a été fait.
Ce que la LPD demande à une régie.
La loi fédérale sur la protection des données, ou LPD, encadre tout ce qu'une régie fait avec les données de personnes physiques : locataires, candidats, propriétaires, garants, concierges. Elle demande de ne collecter que ce qui est utile à un but connu, de le protéger, de le supprimer quand il ne sert plus, et de pouvoir dire à chacun ce que vous savez sur lui.
La loi révisée est en vigueur depuis le 1er septembre 2023. Ses règles tiennent en quelques principes. Le traitement doit être licite, de bonne foi et proportionné (art. 6 al. 1 et 2 LPD). Les données ne sont collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables pour la personne concernée (art. 6 al. 3 LPD). Elles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires (art. 6 al. 4 LPD). Et votre régie assure une sécurité adéquate par rapport au risque, par des mesures organisationnelles et techniques (art. 8 al. 1 LPD).
Dire aux personnes ce que vous faites de leurs données
Lors de la collecte, votre régie informe la personne concernée, au moins de son identité et de ses coordonnées, de la finalité du traitement et, le cas échéant, des destinataires des données (art. 19 al. 2 LPD). En pratique, une déclaration de confidentialité claire, sur votre site et sur le formulaire de candidature, couvre l'essentiel.
Le registre des traitements
La loi prévoit un registre des activités de traitement (art. 12 LPD). Les entreprises de moins de 250 collaborateurs en sont déliées, sauf si elles traitent des données sensibles à grande échelle ou font un profilage à risque élevé (art. 24 OPDo). Même sans obligation, nous conseillons à votre régie de tenir une liste simple : quelles données, pour quoi, où elles sont rangées, et quand elles sont supprimées. C'est cette liste qui vous fera gagner du temps le jour d'une demande d'accès.
Ce que la loi prévoit en cas de manquement
La LPD prévoit des amendes de 250 000 francs au plus, sur plainte, notamment pour les personnes privées qui, intentionnellement, n'informent pas la personne concernée (art. 60 LPD) ou ne respectent pas les exigences minimales de sécurité (art. 61 LPD). Les amendes visent en principe les personnes responsables. L'entreprise peut être condamnée à leur place seulement dans des cas précis, pour une amende de 50 000 francs au plus (art. 64 LPD).
Le rôle de la régie entre le propriétaire et les locataires est décrit dans Comment fonctionne une régie immobilière en Suisse ? Selon les traitements, votre régie agit comme responsable du traitement, quand elle détermine elle-même les finalités et les moyens, ou comme sous-traitante, quand elle traite des données pour le compte du propriétaire (art. 5 let. j et k LPD). Nous conseillons de clarifier ce point par écrit dans le mandat de gérance. Ces règles valent aussi pour les acheteurs d'une agence de courtage : voir Quel CRM pour un courtier immobilier ?
Les dossiers de candidature.
C'est le moment où votre régie reçoit le plus de données, et souvent de personnes qui ne deviendront jamais locataires. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) a publié un aide-mémoire sur les formulaires de demande de location d'un appartement, actualisé le 15 juillet 2025. Il décrit une sélection en deux temps : un formulaire simple pour tous, puis les justificatifs pour les seuls candidats retenus.
Le formulaire
- Nom, prénom, date de naissance, adresse et téléphone
- Profession, employeur et revenu approximatif, par tranches
- Suisse ou étranger, avec le type de permis
- Nombre d'occupants, animaux
- Une copie de l'extrait des poursuites
Les justificatifs
- La copie de la pièce d'identité ou du permis de séjour
- Les fiches de salaire, quand la signature approche
- L'original de l'extrait des poursuites
- Les références, avec son accord
Les questions à retirer
- L'état civil
- La confession
- Le lieu d'origine et la nationalité en détail
- Le loyer actuel et la durée du bail actuel
L'aide-mémoire précise aussi qu'une fois le logement loué, les données des autres candidats doivent être détruites dans les meilleurs délais, formulaires et autres documents compris. L'exception est un motif particulier, comme une inscription sur une liste d'attente avec l'accord du candidat. L'accès aux dossiers doit être limité aux personnes qui choisissent le locataire.
L'assurance proposée avec le bail
Votre régie ne peut pas lier la signature du bail à un contrat qui n'a pas de rapport direct avec l'usage du logement : une telle transaction couplée est nulle (art. 254 CO). Le formulaire ne devrait donc pas demander au candidat s'il accepte de souscrire une assurance auprès de la régie.
Recevoir les candidatures dans un espace dédié, plutôt que par e-mail, permet de tout supprimer d'un coup une fois le logement loué. Voir Comment mettre en place un portail locataire dans une régie ? Le déroulé complet d'une relocation est dans Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ?
Ce que vous gardez, et jusqu'à quand.
La LPD ne fixe pas de durée pour chaque document. Elle pose une règle : les données sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires (art. 6 al. 4 LPD). D'autres lois, elles, obligent à garder certaines pièces. Votre régie doit donc tenir les deux bouts : garder ce que la loi impose, supprimer le reste.
| Données | Jusqu'à quand | Pourquoi |
|---|---|---|
| Dossier d'un candidat non retenu | Logement loué | Il ne sert plus, sauf liste d'attente avec son accord |
| Copie de l'extrait des poursuites | Logement loué | Pour les non retenus, à détruire à la fin de la sélection |
| Dossier du locataire | Fin du bail, puis délai de preuve | Il peut servir en cas de litige après le départ |
| Pièces comptables | 10 ans | Obligation de conservation (art. 958f CO) |
Le plus difficile n'est pas de connaître la règle, mais de l'appliquer à des documents éparpillés. Un dossier de candidature peut exister à la fois dans une boîte e-mail, dans un dossier partagé et sur le poste d'un gérant. Nous conseillons de fixer un seul endroit par type de document, puis une date de suppression attachée à chaque dossier. Moins une information est recopiée, plus elle est facile à supprimer à temps : voir Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ?
Les durées légales de conservation, document par document, sont dans Combien de temps une régie doit-elle garder ses documents ? Le classement par immeuble et par bail est décrit dans Comment s'applique la GED en immobilier ?
Quand un locataire demande ses données.
Toute personne peut demander à votre régie si des données la concernant sont traitées (art. 25 al. 1 LPD). Un locataire en conflit, un ancien candidat ou un propriétaire peut le faire. La demande se fait en principe par écrit, et peut se faire par voie électronique (art. 16 OPDo).
- Dès réception
Vérifier l'identité
Votre régie prend des mesures adéquates pour identifier la personne, qui doit coopérer (art. 16 al. 5 OPDo). Pour une demande reçue par e-mail, assurez-vous qu'elle vient bien de la personne concernée.
- Dans les 30 jours
Rassembler et répondre
Les renseignements sont fournis dans les 30 jours suivant la réception (art. 18 al. 1 OPDo). Si ce n'est pas possible, vous indiquez le délai dans lequel ils le seront.
- Gratuit, en principe
Sans frais
La réponse est gratuite (art. 25 al. 6 LPD). Si elle demande des efforts disproportionnés, une participation de 300 francs au plus peut être demandée, annoncée d'avance (art. 19 OPDo).
Ce que la réponse doit contenir
La personne reçoit au moins l'identité de votre régie, les données traitées en tant que telles, la finalité, la durée de conservation ou ses critères, l'origine des données si elles ne viennent pas d'elle, et les destinataires éventuels (art. 25 al. 2 LPD). Si un prestataire traite des données pour vous, c'est toujours votre régie qui répond (art. 25 al. 4 LPD).
C'est ici que l'éparpillement coûte le plus cher. Quand les données d'un locataire sont rattachées à son bail, dans un seul outil, la recherche prend quelques minutes. Quand elles sont dans les e-mails de trois gérants, elle prend une journée. Les échanges avec les propriétaires, eux aussi, gagnent à passer par un seul endroit : voir Comment mettre en place un portail propriétaires dans une régie ?
Les artisans et les prestataires.
Votre régie transmet des données chaque jour : à un artisan pour une réparation, à un concierge, à un prestataire informatique qui héberge vos outils. Pour chacun, la même question revient : de quoi a-t-il besoin pour faire son travail, et rien de plus.
Le nécessaire pour intervenir
Le nom du locataire, son numéro de téléphone, l'adresse, l'étage et les horaires de présence. C'est ce que prévoit un bon de travail bien construit.
Le reste du dossier
Le bail, le loyer, l'historique des paiements ou les échanges avec la régie. Ces données ne servent pas à réparer une fuite.
Le contenu d'un bon de travail, et le circuit d'une annonce de dommage jusqu'à la facture, sont décrits dans Comment gérer les annonces de dommage et les bons de travail ?
Les prestataires qui traitent des données pour vous
L'hébergeur de votre logiciel de gérance, le fournisseur de votre portail ou de votre outil de factures traitent des données pour le compte de votre régie. La loi le permet si un contrat le prévoit, si le prestataire ne fait que ce que vous auriez le droit de faire vous-même (art. 9 al. 1 LPD), et si votre régie s'assure qu'il peut garantir la sécurité des données (art. 9 al. 2 LPD). Il ne peut confier ce travail à un autre prestataire qu'avec votre autorisation préalable (art. 9 al. 3 LPD).
Nous conseillons de lister ces prestataires, avec pour chacun le contrat, le lieu d'hébergement et les données concernées. La question du pays d'hébergement est détaillée dans Où héberger les données d'un logiciel métier en Suisse pour respecter la LPD ? Les accès à prévoir quand un outil se branche sur votre logiciel de gérance sont dans Comment connecter un outil à son logiciel de gérance ?
Si votre régie utilise l'IA pour lire des documents ou trier des e-mails, les mêmes règles s'appliquent, avec quelques points en plus : voir Que peut faire l'IA dans une régie immobilière ?
Quand une donnée part au mauvais endroit.
Un e-mail envoyé au mauvais locataire, un ordinateur portable volé, un accès piraté. La loi parle de violation de la sécurité des données. Ce qui compte, c'est de savoir à l'avance qui décide, et ce qui doit être fait.
- 1
Limiter les dégâts
Couper l'accès, demander au destinataire de supprimer l'e-mail, changer les mots de passe. Les premières heures comptent.
- 2
Évaluer le risque
Votre régie annonce au PFPDT, dans les meilleurs délais, les violations qui entraînent vraisemblablement un risque élevé pour les personnes concernées (art. 24 al. 1 LPD). Une liste de locataires avec leurs coordonnées bancaires n'a pas le même poids qu'un numéro d'étage.
- 3
Prévenir les personnes si nécessaire
La personne concernée est informée lorsque c'est nécessaire à sa protection, ou lorsque le PFPDT l'exige (art. 24 al. 4 LPD). Un prestataire qui subit une violation doit vous l'annoncer dans les meilleurs délais (art. 24 al. 3 LPD).
- 4
Garder une trace
Votre régie documente les violations, avec les faits, leurs effets et les mesures prises. Pour une violation annoncée au PFPDT, cette documentation est conservée deux ans au moins à compter de l'annonce (art. 15 al. 4 OPDo).
Nous conseillons de désigner dès maintenant la personne qui prend ces décisions dans votre régie, et de noter chaque incident, même mineur. Des droits d'accès limités par rôle réduisent aussi le risque à la source : un collaborateur qui ne voit que ses immeubles ne peut pas envoyer la liste de tout le parc.
Futurdigital et les régies.
Des données rangées au même endroit, et supprimées quand elles ne servent plus.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. Nous partons de la façon dont votre régie reçoit, range et transmet les données. Les outils que nous livrons peuvent rattacher chaque document à un immeuble et à un bail, limiter les accès par rôle, supprimer les dossiers de candidature une fois le logement loué et garder un journal de bord de chaque action. Ils sont hébergés en Suisse.
Pour savoir quoi changer en premier, lisez aussi Quels processus automatiser dans une régie immobilière ?
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants et la comptabilité.
- Des accès limités par rôle, avec un journal de bord de chaque action.
- Une suppression prévue pour les dossiers qui ne servent plus.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Vos dossiers de candidature dorment dans vos e-mails ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Montrez-nous où arrivent vos candidatures et vos documents : nous regardons ensemble comment les ranger, et les supprimer à temps.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Que doit faire une régie immobilière pour respecter la LPD ?
Ne collecter que les données utiles à un but connu, informer les personnes lors de la collecte, protéger les données par des mesures adaptées au risque, les supprimer quand elles ne servent plus, et pouvoir répondre à une demande d'accès dans les 30 jours. La LPD pose ces principes aux art. 6, 8, 19 et 25.
Quelles questions une régie peut-elle poser dans un formulaire de candidature ?
Selon l'aide-mémoire du PFPDT, l'identité et les coordonnées, la profession, l'employeur et un revenu approximatif, le fait d'être suisse ou étranger avec le type de permis, le nombre d'occupants et une copie de l'extrait des poursuites. L'état civil, la confession et le loyer actuel ne sont en principe pas admis.
Combien de temps garder les dossiers des candidats non retenus ?
Selon l'aide-mémoire du PFPDT, une fois le logement loué, les données des autres candidats doivent être détruites dans les meilleurs délais, sauf motif particulier comme une liste d'attente acceptée par le candidat.
Dans quel délai répondre à une demande d'accès d'un locataire ?
Dans les 30 jours suivant la réception de la demande (art. 18 al. 1 OPDo). Si ce n'est pas possible, la régie indique le délai dans lequel elle répondra. La réponse est en principe gratuite (art. 25 al. 6 LPD).
Une régie de moins de 250 collaborateurs doit-elle tenir un registre des traitements ?
En principe non, sauf si elle traite des données sensibles à grande échelle ou fait un profilage à risque élevé (art. 24 OPDo). Nous conseillons tout de même une liste simple des données, de leur usage, de leur emplacement et de leur date de suppression.
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