Combien de temps une régie doit-elle garder ses documents ?
Baux, décomptes, factures, états des lieux, procès-verbaux : une régie produit des milliers de documents par immeuble. Certains doivent être gardés dix ans, d'autres servent encore de preuve des années après la fin d'un bail, d'autres encore doivent être détruits dès qu'ils ne servent plus. Cet article fait le tri, et montre comment tenir des archives qui se retrouvent et se vident au bon moment.
La durée de conservation, c'est quoi ?
La durée de conservation d'un document est le temps pendant lequel une régie le garde dans ses archives. Elle dépend de deux choses : l'obligation légale, quand la loi en fixe une, et le temps pendant lequel ce document peut encore servir de preuve. Une fois ce temps passé, les données personnelles qu'il contient doivent être détruites ou anonymisées.
Dans une régie, la question se pose tous les jours. Un locataire part, un chantier se termine, un exercice comptable se boucle. À chaque fois, des documents passent du dossier courant aux archives. La difficulté n'est pas de les garder, mais de savoir jusqu'à quand.
Trois règles qui se croisent.
La durée de conservation d'un document de régie se décide à partir de trois règles. Les deux premières poussent à garder, la troisième pousse à détruire. Nous conseillons de les avoir en tête pour chaque type de document.
L'obligation comptable
Les livres et les pièces comptables sont conservés pendant dix ans, à partir de la fin de l'exercice.
art. 958f al. 1 COLa preuve
Un document reste utile tant qu'une créance ou une action peut encore être invoquée. Les loyers se prescrivent par cinq ans, la plupart des autres actions par dix ans.
art. 127 et 128 COLa protection des données
Les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement.
art. 6 al. 4 LPDL'obligation comptable s'applique aux entreprises qui doivent tenir une comptabilité, notamment les personnes morales (art. 957 CO). Une régie constituée en société y est donc soumise. Pour les pièces des immeubles gérés, nous conseillons d'appliquer la même durée, que le propriétaire y soit soumis ou non.
Quand la régie ou le propriétaire est assujetti à la TVA, la loi sur la TVA demande aussi de garder les pièces jusqu'à l'expiration de la prescription absolue de la créance fiscale. Les documents commerciaux nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l'impôt sur les biens immobiliers se conservent vingt ans (art. 70 al. 2 et 3 LTVA). Ce point se vérifie avec la fiduciaire ou le service comptable.
Les durées, document par document.
Voici les repères que nous conseillons pour les principaux documents d'une régie. Ils partent des règles ci-dessus. Un cas particulier, comme un litige en cours, peut demander de garder un document plus longtemps.
| Document | À partir de | Durée conseillée | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| Factures, relevés, décomptes | La fin de l'exercice | 10 ans | Obligation comptable (art. 958f CO) |
| Bail et avenants | La fin du bail | 10 ans | Preuve, selon le délai général de prescription (art. 127 CO) |
| État des lieux de sortie | La fin du bail | Au moins jusqu'au bail suivant | Le nouveau locataire peut demander à le voir (art. 256a CO) |
| PV de réception de travaux | La réception | 5 ans au moins | Durée des droits pour les défauts d'un ouvrage immobilier (art. 371 al. 2 CO) |
| Plans, acte constitutif de PPE, PV d'assemblée | La création | Toute la vie de l'immeuble | Ils restent utiles à chaque décision future |
| Candidature non retenue | Le choix du locataire | Quelques semaines | Données à détruire dès qu'elles ne servent plus (art. 6 al. 4 LPD) |
Classer chaque document par immeuble, par logement et par type permet d'appliquer ces durées sans tout relire. Lisez Comment s'applique la GED en immobilier ?
Après la fin d'un bail.
La fin d'un bail est le moment où le dossier d'un locataire passe aux archives. Plusieurs délais démarrent en même temps. Nous conseillons de les inscrire tout de suite dans le dossier, pour ne pas devoir les recalculer plus tard.
- Le départ
L'état des lieux
Il est établi à la restitution du logement, puis présenté au nouveau locataire s'il le demande.
- 1 an
La garantie de loyer
Si le bailleur n'a fait valoir aucune prétention en justice, en poursuite ou en faillite dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut exiger de la banque la restitution des sûretés (art. 257e al. 3 CO).
- 5 ans
Les loyers
Les loyers se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). La prescription court dès que la créance est exigible (art. 130 CO).
- 10 ans
Les autres actions
Toutes les actions se prescrivent par dix ans quand le droit civil fédéral n'en dispose pas autrement (art. 127 CO).
En pratique, le dossier d'un ancien locataire n'a pas besoin de rester entier pendant dix ans. Nous conseillons de garder le bail, les avenants et le décompte final, et de détruire plus tôt ce qui ne sert plus, comme les copies de pièces d'identité ou les échanges sans enjeu.
Archiver sur papier ou en numérique ?
Dans certaines régies, les archives remplissent encore une cave de classeurs. Pour les pièces comptables, la loi admet le papier, le support électronique ou toute forme équivalente. Il faut que le lien avec les transactions et les autres faits qu'ils documentent soit garanti, et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f al. 3 CO).
L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) précise les conditions d'un archivage numérique. Quatre exigences reviennent.
Un support qui ne se modifie pas en cachette
Un support non modifiable, comme le papier. Ou un support modifiable, à condition qu'un procédé garantisse l'intégrité des informations, par exemple une signature électronique, que la date d'enregistrement soit prouvée, par exemple par un horodatage, et que les procédures soient documentées (art. 9 Olico).
Des contrôles réguliers
L'intégrité et la lisibilité des supports sont contrôlées régulièrement (art. 10 al. 1 Olico).
Une migration tracée
Le transfert des données vers un autre support fait l'objet d'un procès-verbal, conservé avec les informations (art. 10 al. 3 Olico).
Des documents disponibles
Jusqu'à la fin du délai, toute personne autorisée doit pouvoir consulter les pièces dans un délai raisonnable (art. 6 al. 1 Olico).
Ces règles visent les livres et les pièces comptables. Pour d'autres documents, comme un bail signé à la main, nous conseillons de vérifier avec votre juriste avant de détruire l'original papier.
Quand un mandat de gérance prend fin.
Le mandat de gérance peut être révoqué ou répudié en tout temps (art. 404 al. 1 CO). Le propriétaire qui change de régie attend alors ses dossiers. Le mandataire est tenu, à la demande du mandant, de lui rendre compte de sa gestion et de lui restituer tout ce qu'il a reçu (art. 400 al. 1 CO).
C'est là que des archives bien tenues font la différence. Quand chaque document est rattaché à son immeuble, la remise se prépare en quelques jours. Quand les documents sont mélangés dans des classeurs par année, il faut les trier un à un.
Ce qui se remet
Les baux en cours, les plans, les contrats d'entretien, les garanties et les dossiers des travaux de l'immeuble.
Ce qui se prépare
Un inventaire des documents remis, avec la date et la signature des deux parties.
Ce qui reste à vérifier
Les pièces comptables que la régie doit encore garder pour sa propre comptabilité, à voir avec votre fiduciaire.
Détruire au bon moment.
Une régie sait en général ce qu'elle doit garder. Ce qu'elle peut détruire, et quand, est moins souvent écrit. Pourtant, garder des données personnelles plus longtemps que nécessaire va contre la loi sur la protection des données. Et ces données doivent être protégées tant qu'elles sont gardées (art. 8 LPD).
Nous conseillons de traiter la destruction comme une tâche planifiée, avec trois habitudes simples.
Une date de fin pour chaque document
La date de fin se calcule au moment où le document passe aux archives, à partir du tableau des durées. Elle ne se cherche plus le jour où la cave est pleine.
Une revue une fois par année
Une fois par année, la liste des documents arrivés à échéance est revue, puis validée par un responsable avant la destruction.
Une trace de chaque destruction
La régie note quels documents ont été détruits, quand et sur quelle décision. Cette trace se garde, elle, sans données personnelles.
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Combien de temps une régie doit-elle conserver ses pièces comptables ?
Dix ans, à partir de la fin de l'exercice. Cette obligation vise les livres et les pièces comptables, comme les factures et les relevés (art. 958f al. 1 CO). Une régie assujettie à la TVA vérifie aussi les règles de la loi sur la TVA avec sa fiduciaire.
Combien de temps garder un bail après le départ du locataire ?
Nous conseillons dix ans après la fin du bail, ce qui correspond au délai général de prescription (art. 127 CO). Les loyers se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). Faites valider cette durée par votre juriste.
Une régie peut-elle archiver ses documents uniquement en numérique ?
Pour les pièces comptables, oui, si le lien avec les transactions qu'elles documentent est garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f al. 3 CO). L'ordonnance sur les livres de comptes fixe les conditions, comme l'intégrité du support et le contrôle régulier de la lisibilité (art. 9 et 10 Olico). Pour un original signé, comme un bail, nous conseillons de vérifier avec votre juriste.
Que faire des documents d'un immeuble quand le mandat de gérance prend fin ?
La régie rend compte de sa gestion et restitue au propriétaire ce qu'elle a reçu pour lui, à sa demande (art. 400 al. 1 CO). Nous conseillons de préparer un inventaire des documents remis, signé par les deux parties.
Qui développe des logiciels sur-mesure pour gérer les archives d'une régie en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des outils de gestion documentaire et d'archivage. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
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