Comment une régie administre une PPE en Suisse ?

Administrer une propriété par étages, c'est quoi ?

En Suisse, la propriété par étages est réglée par le Code civil, aux articles 712a et suivants. Chaque copropriétaire a le droit exclusif d'utiliser son appartement, et partage avec les autres les parties communes : la toiture, la façade, la cage d'escalier, la chaufferie.

Le Code civil confie l'administration commune à un administrateur, nommé par l'assemblée des copropriétaires (art. 712m et 712s CC). Dans la pratique, c'est souvent une régie qui tient ce rôle.

Ce qui change par rapport à la gérance.

Une régie qui gère des immeubles locatifs connaît déjà les artisans, les contrats d'entretien et les factures. L'administration d'une PPE reprend ces tâches, mais avec une autre logique. Quatre différences reviennent dans tous les dossiers.

Les rôles d'une régie et ses métiers sont présentés dans Comment fonctionne une régie immobilière en Suisse, et quels outils l'aident ?

L'année d'une PPE.

Une PPE vit au rythme de son exercice comptable. L'assemblée approuve chaque année le budget, les comptes et la répartition des frais (art. 712m al. 1 ch. 4 CC). Tout le reste de l'année se prépare autour de ce rendez-vous. Voici un cycle courant, avec un exercice calé sur l'année civile.

Les dates exactes dépendent de l'exercice de chaque PPE. Nous conseillons de les inscrire une fois pour toutes dans le dossier de la PPE, avec une alerte avant chaque étape.

Préparer l'assemblée.

L'assemblée est convoquée et présidée par l'administrateur, si elle n'en a pas décidé autrement (art. 712n al. 1 CC). C'est le moment le plus visible du mandat. Une assemblée mal préparée se prolonge, et les décisions finissent reportées à l'année suivante.

Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée est convoquée, au plus tôt dix jours après la première. Elle délibère alors si le tiers des copropriétaires, mais deux au moins, sont présents ou représentés (art. 712p al. 2 et 3 CC). Nous conseillons de suivre les procurations reçues avant la séance, pour savoir à l'avance si le quorum sera atteint.

Les majorités pour les travaux.

Les travaux sont la source de discussion la plus fréquente en assemblée. Le Code civil distingue trois sortes de travaux, chacune avec sa propre majorité. Choisissez une sorte de travaux pour voir la règle et un exemple.

Le classement d'un chantier dans l'une de ces trois sortes dépend du cas, et le règlement de la PPE peut prévoir d'autres règles dans les limites de la loi (art. 712g CC). Nous conseillons de vérifier le règlement avant chaque convocation, et d'indiquer la majorité retenue à côté de chaque point.

Une fois les travaux votés, leur suivi ressemble à celui d'un immeuble locatif. Il est détaillé dans Comment suivre les travaux d'un immeuble en gérance ?

Répartir les frais entre les copropriétaires.

Les copropriétaires contribuent aux charges communes et aux frais de l'administration proportionnellement à la valeur de leurs parts (art. 712h al. 1 CC). Cette valeur, la quote-part, s'exprime en général en millièmes. Elle figure dans l'acte constitutif de la PPE.

La loi prévoit une nuance. Si certaines parties ou installations ne servent que très peu ou pas du tout à certains copropriétaires, il en est tenu compte dans la répartition (art. 712h al. 3 CC). Un ascenseur, peu utile aux lots du rez-de-chaussée, en est un exemple souvent cité. Nous conseillons de noter ces clés particulières dans le dossier, plutôt que de les recalculer chaque année.

Le fonds de rénovation

L'assemblée peut décider la création d'un fonds de rénovation pour les travaux d'entretien et de réfection (art. 712m al. 1 ch. 5 CC). Ce fonds appartient à la communauté (art. 712l CC). Il se suit à part, avec ses versements, ses retraits et le vote qui a autorisé chaque retrait.

Le droit de la PPE est en cours de révision. Le Conseil fédéral a adopté son message au Parlement le 13 mai 2026. Le projet prévoit notamment une action en justice pour obtenir la création d'un fonds de rénovation.

Les contributions impayées

L'administrateur adresse les factures aux copropriétaires et encaisse leurs contributions (art. 712s al. 2 CC). Pour garantir les contributions des trois dernières années, la communauté peut requérir l'inscription d'une hypothèque sur la part de chaque copropriétaire (art. 712i al. 1 CC). Nous conseillons de suivre les acomptes lot par lot, pour repérer un retard dès le premier trimestre.

Le dossier de la PPE.

Un administrateur qui reprend une PPE hérite parfois de plusieurs dizaines d'années de décisions. Sans dossier tenu, il faut reconstituer l'histoire de l'immeuble à partir de classeurs et d'e-mails. Nous conseillons de réunir six familles de documents, toujours au même endroit.

Classer ces documents par immeuble et par type est le rôle d'une GED. Lisez Comment s'applique la GED en immobilier ?