Comment suivre les contrats d'entretien des immeubles ?
Ascenseur, chaufferie, ventilation, portes de garage, espaces verts : chaque immeuble géré par une régie a ses contrats d'entretien. Multipliés par le nombre d'immeubles, ils deviennent vite des centaines. Cet article explique comment les suivre sans laisser passer une échéance, une visite manquée ou une hausse de prix.
Un contrat d'entretien, c'est quoi ?
Un contrat d'entretien d'immeuble est un accord passé avec une entreprise pour qu'elle entretienne régulièrement un équipement ou une partie de l'immeuble, comme l'ascenseur, la chaufferie ou les espaces verts. Dans une régie, il est conclu pour le compte du propriétaire et suivi par le gérant de l'immeuble.
Un contrat d'entretien se distingue d'une réparation ponctuelle. La réparation répond à une panne, avec un bon de travail. Le contrat d'entretien prévoit des visites régulières, à un prix fixé à l'avance, pour éviter les pannes.
Le sujet paraît administratif. Pourtant, un contrat mal suivi coûte de deux façons : une prestation payée qui n'est pas faite, ou un contrat reconduit faute d'avoir été résilié à temps.
Faire l'inventaire d'un immeuble.
Le suivi commence par une liste : quels équipements de l'immeuble font l'objet d'un contrat d'entretien. Ensuite, il faut lire chaque contrat pour savoir ce qu'il couvre vraiment. Deux contrats pour le même équipement peuvent inclure des prestations très différentes. Choisissez un équipement pour voir ce que nous conseillons de vérifier.
Le contrat d'entretien de l'ascenseur
- Le nombre de visites prévues par année.
- Si le dépannage est compris ou facturé à part.
- Si les pièces d'usure sont incluses.
- La date de la visite et les points contrôlés.
- Les pièces changées, s'il y en a.
Peut rester hors contrat : Le remplacement d'une pièce importante ou une modernisation. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Le contrat d'entretien de la chaufferie
- Le nombre de visites, et leur date par rapport à la saison de chauffe.
- Ce que comprend une visite : nettoyage, réglage, contrôle.
- Les conditions d'un dépannage le soir ou le week-end.
- Le rapport de visite et les réglages effectués.
- Les défauts constatés à surveiller.
Peut rester hors contrat : Le remplacement d'un brûleur ou d'une pompe. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Le contrat d'entretien de la ventilation
- Le nombre de changements de filtres par année.
- Si le nettoyage des gaines est compris.
- Les logements où l'entreprise doit entrer.
- Les filtres changés et la date du passage.
- Les logements visités, pour prévenir les autres.
Peut rester hors contrat : Le nettoyage complet des conduits. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Le contrat d'entretien des portes de garage
- Le nombre de contrôles par année.
- Si les sécurités et les télécommandes sont comprises.
- Le délai d'intervention promis en cas de blocage.
- Les sécurités contrôlées.
- Les réglages et les pièces changées.
Peut rester hors contrat : Le remplacement d'un moteur ou d'un vantail. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Le contrat d'entretien des espaces verts
- Les prestations prévues à chaque saison : tonte, taille, feuilles.
- Le nombre de passages par mois en été.
- Qui évacue les déchets verts.
- Les dates de passage, surtout en haute saison.
- Les arbres ou haies à surveiller.
Peut rester hors contrat : L'abattage d'un arbre ou une nouvelle plantation. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Le contrat de nettoyage
- La fréquence par zone : cages d'escalier, vitres, locaux poubelles.
- Qui fournit les produits et le matériel.
- Le remplacement prévu pendant les vacances.
- Les passages faits, zone par zone.
- Les dégâts constatés dans les communs.
Peut rester hors contrat : Un nettoyage après travaux ou après un dégât. Mieux vaut le savoir avant de recevoir la facture.
Les cinq dates d'un contrat d'entretien.
Un contrat d'entretien ne se résume pas à un prestataire et à un prix. Il porte plusieurs dates, et chacune demande une action de la régie au bon moment. Nous conseillons de les relever toutes dès la signature.
- 01
Le début
La date d'entrée en vigueur, et la durée initiale prévue.
- 02
Le préavis
La dernière date pour résilier avant l'échéance. C'est la plus facile à manquer.
- 03
L'échéance
La fin de la période en cours, et ce qui se passe ensuite si le contrat prévoit une reconduction.
- 04
Les visites
Le nombre de passages prévus par année, et à quelle saison.
- 05
La révision du prix
La date à laquelle le prestataire peut adapter son tarif, si le contrat le permet.
Nous conseillons de recevoir une alerte quelques semaines avant chaque date de préavis. C'est le seul moment où la régie peut encore choisir.
Propriétaire ou frais accessoires ?
Un contrat d'entretien est payé pour le compte du propriétaire. Une partie de son coût peut ensuite être répercutée sur les locataires, dans le décompte des frais accessoires. Encore faut-il que le bail le prévoie. Le Code des obligations pose le cadre.
Ce que prévoit le Code des obligations
- Le bailleur doit délivrer la chose louée à la date convenue, dans un état approprié à l'usage pour lequel elle a été louée, et l'entretenir dans cet état.CO, art. 256
- Les frais accessoires sont dus pour les prestations fournies par le bailleur ou un tiers en rapport avec l'usage de la chose. Ils ne sont à la charge du locataire que si cela a été convenu spécialement.CO, art. 257a
- Pour les habitations et les locaux commerciaux, ce sont les dépenses effectives du bailleur pour ces prestations, comme le chauffage, l'eau chaude et d'autres frais d'exploitation. Le locataire peut demander à consulter les pièces justificatives.CO, art. 257b
Résumé donné pour situer le sujet. Il ne remplace pas un avis juridique : pour un cas précis, référez-vous au Code des obligations (RS 220) ou à un spécialiste du droit du bail.
En pratique, nous conseillons d'indiquer pour chaque contrat s'il entre dans les frais accessoires, et selon quels baux. La facture du prestataire suit alors le bon chemin dès son arrivée. Ce circuit est détaillé dans Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ?
Vérifier que l'entretien a bien eu lieu.
Un contrat d'entretien peut se payer par avance, ou à prix forfaitaire. La régie ne voit donc pas, facture par facture, si chaque visite a été faite. Nous conseillons de relever chaque passage, avec le rapport du prestataire, et de le comparer aux visites prévues par le contrat.
Une visite sans rapport ne veut pas dire qu'elle n'a pas eu lieu. Elle veut dire qu'il faut demander, avant de payer la suite.
Renégocier ou résilier un contrat.
À l'approche d'un préavis, la régie a un choix à faire. Pour le faire bien, elle a besoin de l'historique du contrat. Trois questions suffisent souvent.
Le prestataire a-t-il tenu ses visites ?
Le relevé des passages et des rapports donne la réponse, immeuble par immeuble.
Combien de pannes malgré le contrat ?
Les bons de travail liés au même équipement montrent si l'entretien prévient vraiment les pannes.
Peut-on regrouper ?
Un même équipement sous contrat dans plusieurs immeubles peut justifier une négociation commune, avec l'accord des propriétaires.
Les pannes passent par des bons de travail. Pour les relier au bon contrat, lisez Comment gérer les annonces de dommage et les bons de travail ?
Le registre des contrats d'entretien.
Toutes ces informations tiennent dans un registre, avec une ligne par contrat et par immeuble. Dans certaines régies, il existe sous forme de tableur, ou pas du tout. Voici les colonnes que nous conseillons.
| Immeuble | Équipement | Prestataire | Préavis avant le | Visites par an | Frais accessoires |
|---|---|---|---|---|---|
| Clos-Varmont | Ascenseur | Entreprise A | 30 novembre | 4 | Selon les baux |
| Clos-Varmont | Chaufferie | Entreprise B | 31 mars | 2 | Selon les baux |
| Les Brévallines | Ventilation | Entreprise C | 30 juin | 4 | Selon les baux |
| Résidence Ormalière | Portes de garage | Entreprise D | 31 août | 1 | Selon les baux |
Les coûts de ces contrats pèsent dans la rentabilité de chaque immeuble. Pour les suivre, lisez Quel tableau de bord pour suivre la rentabilité d'un parc immobilier ?
Futurdigital et les régies.
Un registre des contrats relié aux immeubles, aux bons et aux factures.
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Vos contrats d'entretien vivent dans un tableur ?
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Qu'est-ce qu'un contrat d'entretien d'immeuble ?
C'est un accord passé avec une entreprise pour qu'elle entretienne régulièrement un équipement ou une partie de l'immeuble, comme l'ascenseur, la chaufferie ou les espaces verts. Dans une régie, il est conclu pour le compte du propriétaire et suivi par le gérant de l'immeuble.
Quelles dates faut-il suivre dans un contrat d'entretien ?
Nous conseillons d'en suivre cinq : le début, la date limite de préavis, l'échéance, les visites prévues et la révision du prix. La date de préavis est la plus facile à manquer, parce qu'elle tombe avant l'échéance.
Les contrats d'entretien peuvent-ils entrer dans les frais accessoires ?
Oui, à condition que cela ait été convenu spécialement avec le locataire (art. 257a CO). Les frais accessoires correspondent aux dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport avec l'usage de la chose (art. 257b CO). Chaque cas se vérifie avec le bail.
Comment vérifier qu'un prestataire a fait ses visites ?
En relevant chaque passage avec le rapport du prestataire, puis en le comparant aux visites prévues par le contrat. Une visite prévue sans rapport se vérifie avant de payer la suite.
Qui développe des logiciels sur-mesure pour suivre les contrats d'une régie en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des outils de suivi des contrats et des interventions. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
L'ERP pour régie
Mandats, honoraires et rentabilité par immeuble.
Découvrir →La GED immobilier
Contrats, factures et rapports classés par immeuble.
Découvrir →Les bons de travail
De l'annonce de dommage à la facture.
Lire →Les factures d'une régie
Immeuble, compte, frais accessoires et visa du gérant.
Lire →Le tableau de bord d'un parc
Les indicateurs utiles et d'où viennent les chiffres.
Lire →L'audit de processus
Quatre heures sur place pour trouver le vrai problème.
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