Que peut faire l'IA dans une régie immobilière ?

Là où le temps d'un gérant part.

Un gérant d'immeubles est payé pour suivre ses immeubles, ses propriétaires et ses locataires. Pourtant, une partie de sa journée part dans des tâches qui consistent surtout à lire, puis à recopier. Elles reviennent tous les jours, et elles ne demandent pas son expertise.

Ces tâches ont un point commun : un document à lire, et une décision simple à prendre ensuite. C'est le terrain où l'IA est la plus utile, à condition que la décision reste au gérant.

L'IA dans une régie, c'est quoi ?

L'IA ne remplace ni le logiciel de gérance, ni le gérant. Elle prépare le travail. Une facture arrive déjà lue, avec une proposition d'imputation. Un e-mail arrive déjà classé, avec le logement concerné. Le gérant ne fait plus que vérifier.

Le fonctionnement général, au-delà de l'immobilier, est détaillé dans Comment l'IA peut-elle lire et classer les documents d'une PME ?

Cinq usages concrets.

Voici cinq usages que nous jugeons réalistes dans une régie. Pour chacun, l'IA propose, et une personne valide.

Le circuit complet d'une facture dans une régie est détaillé dans Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ?

Ce que l'IA ne décide pas.

Certaines décisions engagent la régie, le propriétaire ou le locataire. Nous conseillons de ne jamais les confier à l'IA, même pour une simple proposition automatique.

La loi sur la protection des données prévoit aussi une règle pour les décisions automatisées. Quand une décision est prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé et qu'elle a des effets juridiques pour la personne, ou l'affecte de manière significative, le responsable du traitement doit l'en informer (art. 21 al. 1 LPD). La personne peut exiger que la décision soit revue par une personne physique (art. 21 al. 2 LPD). La loi prévoit des exceptions, notamment en lien direct avec un contrat quand la demande de la personne est satisfaite (art. 21 al. 3 LPD).

Garder la main sur chaque proposition.

Une IA utile dans une régie ne fait rien sans qu'une personne l'ait vu. Nous construisons chaque outil autour de trois étapes, toujours dans le même ordre.

À quoi ressemble un journal de bord

Le journal de bord permet de savoir, des mois plus tard, pourquoi une facture a été imputée à tel immeuble. Il montre aussi où l'IA se trompe le plus souvent, pour l'améliorer.

Où vont les données ?

Une régie traite des données personnelles : noms, coordonnées, revenus des candidats, situation des locataires. Les confier à un outil d'IA, c'est en général les confier à un sous-traitant. La loi demande au responsable du traitement de s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9 al. 2 LPD).

Avant d'utiliser un outil d'IA, nous conseillons de poser trois questions : où les données sont hébergées, si elles servent à entraîner un modèle, et qui peut y accéder. Les réponses doivent être écrites, et pas seulement orales.

Les règles d'hébergement en Suisse et à l'étranger sont détaillées dans Où héberger les données d'un logiciel métier en Suisse pour respecter la LPD ?

Par où commencer ?

Nous conseillons de commencer petit, sur une seule tâche qui revient tous les jours, plutôt que de vouloir tout automatiser d'un coup.