Comment connecter un outil à son logiciel de gérance ?
Un portail, un outil de bons de travail ou un tableau de bord n'a de valeur que s'il connaît les immeubles, les baux et les locataires. Ces données vivent dans le logiciel de gérance. Les recopier à la main annule tout le gain. Cet article explique comment un outil se connecte au logiciel de gérance, à quel rythme, et ce qu'il faut demander à l'éditeur avant de commencer.
Une semaine sans connexion.
Dans une régie, les outils se sont souvent ajoutés les uns après les autres : un portail, un outil pour les bons de travail, un tableau de bord. Quand ils ne sont pas reliés au logiciel de gérance, les mêmes problèmes reviennent chaque semaine. Voici une semaine type, en exemple.
- Lundi
L'export du matin
Une collaboratrice exporte la liste des locataires dans un tableur, pour mettre le portail à jour. Quand elle est en vacances, personne ne le fait.
- Mardi
Le bail saisi deux fois
Un nouveau bail est saisi dans le logiciel de gérance, puis à nouveau dans l'outil des bons de travail. Une faute de frappe se glisse dans le numéro du logement.
- Mercredi
Le mauvais numéro
Le locataire a changé de téléphone. La gérance le sait, l'outil non. L'artisan appelle un ancien numéro et ne peut pas fixer de rendez-vous.
- Jeudi
La facture retapée
Une facture validée dans l'outil est ressaisie à la main dans la comptabilité, avec le risque de se tromper d'immeuble ou de compte.
- Vendredi
Deux chiffres pour une question
Le tableau de bord et le logiciel de gérance ne donnent pas le même nombre de logements vacants. Personne ne sait lequel croire.
Aucun de ces problèmes ne vient d'un mauvais outil. Ils viennent tous du même endroit : des données recopiées à la main entre des logiciels qui ne se parlent pas.
Connecter un outil au logiciel de gérance, c'est quoi ?
Connecter un outil au logiciel de gérance, c'est faire circuler automatiquement des données entre les deux : l'outil reçoit les immeubles, les baux et les locataires, et renvoie à la gérance ce qu'il a produit, comme une facture validée. Personne ne recopie les données d'un logiciel à l'autre.
La connexion ne remplace pas le logiciel de gérance. Elle lui permet de rester la référence, tout en laissant d'autres outils travailler à côté.
Ce qui circule, et dans quel sens.
Une connexion se décrit d'abord par ses flux : quelles données partent du logiciel de gérance, et lesquelles y reviennent. Nous conseillons de les lister avant de parler de technique. Voici un exemple courant pour un outil de suivi des interventions.
- Les immeubles, les entrées et les lots
- Les locataires et leurs coordonnées
- Les baux en cours
- Les propriétaires de chaque immeuble
- Les factures validées, avec leur immeuble et leur compte
- Les montants à répartir dans les frais accessoires
- Les informations à garder dans le dossier du locataire
Une seule source par donnée
La règle la plus utile d'une connexion tient en une phrase : chaque donnée a un seul endroit où elle se modifie. Si l'adresse d'un locataire peut se corriger dans les deux logiciels, ils finiront par se contredire.
Les données de référence
Les immeubles, les lots, les locataires, les baux et la comptabilité. L'outil les lit, mais ne les change pas.
Les données de travail
Le suivi d'une annonce, l'avancement d'un chantier, les échanges avec un artisan. La gérance en reçoit seulement le résultat utile.
Le retour des factures vers la comptabilité est détaillé dans Comment automatiser les factures fournisseurs d'une régie immobilière ?
Quatre façons de connecter.
Il n'existe pas une seule façon de connecter un outil. Tout dépend de ce que le logiciel de gérance permet. Voici les quatre façons que nous rencontrons, de la plus simple à la plus complète.
- 1Pour démarrer
L'export manuel
Un collaborateur exporte un fichier depuis le logiciel de gérance, puis l'importe dans l'outil. Simple, mais la donnée n'est à jour que le jour de l'export.
- 2Souvent suffisant
L'export programmé
Le logiciel de gérance dépose un fichier à heure fixe, par exemple chaque nuit, et l'outil le lit tout seul. Plus personne n'a à y penser.
- 3Le plus complet
L'interface de l'éditeur
Certains éditeurs proposent une interface de programmation, souvent appelée API. L'outil y lit et y écrit les données directement, à la demande.
- 4Avec l'accord de l'éditeur
Une copie de la base
L'éditeur met à disposition une copie des données, mise à jour régulièrement, que l'outil lit sans toucher à la gérance.
Une connexion peut commencer par un export programmé et passer plus tard à l'interface de l'éditeur. Nous conseillons de partir de ce que le logiciel de gérance permet déjà, plutôt que d'attendre la solution idéale.
Le bon rythme pour chaque donnée.
Toutes les données n'ont pas besoin d'arriver à la seconde. La liste des immeubles change rarement. Une annonce de dommage urgente, elle, ne peut pas attendre le lendemain. Nous conseillons de fixer un rythme par type de données.
| Données | Sens | Rythme conseillé | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| Immeubles et lots | Vers l'outil | Chaque nuit | Ils changent rarement |
| Locataires et baux | Vers l'outil | Chaque nuit | Un nouveau bail doit être connu le lendemain |
| Factures validées | Vers la gérance | Plusieurs fois par jour | La comptabilité les attend pour payer |
| Annonces urgentes | Dans l'outil | Tout de suite | Elles se traitent dans l'outil, sans attendre un échange |
Les questions à poser à l'éditeur.
Avant de lancer un projet de connexion, quelques questions à l'éditeur du logiciel de gérance évitent les mauvaises surprises. Nous conseillons de les poser par écrit, et de garder les réponses.
Quelles données peut-on exporter ?
Et dans quel format : fichier tableur, fichier structuré, autre.
Un export peut-il être programmé ?
Chaque nuit, ou à une autre heure fixe, sans intervention.
Existe-t-il une interface de programmation ?
Et une documentation, pour savoir ce qu'elle permet de lire et d'écrire.
Que coûte l'accès ?
Certains accès sont inclus dans l'abonnement, d'autres se paient à part.
Peut-on écrire dans la gérance ?
Ou seulement lire. Le retour des factures en dépend.
Existe-t-il un environnement de test ?
Pour essayer la connexion sans toucher aux vraies données.
Les accès et la sécurité.
Une connexion ouvre une porte entre deux logiciels qui contiennent des données personnelles : locataires, propriétaires, coordonnées bancaires. La loi sur la protection des données demande une sécurité adéquate par rapport au risque encouru (art. 8 al. 1 LPD). En pratique, nous conseillons quatre habitudes.
Un accès dédié à la connexion
La connexion a son propre accès, distinct de ceux des collaborateurs. Il se coupe sans toucher à personne.
Seulement les droits nécessaires
Si l'outil n'a besoin que de lire les baux, il n'a pas le droit de les modifier.
Un journal des échanges
Chaque échange est noté, avec son heure et son résultat. Une erreur se retrouve en quelques minutes.
Une alerte quand un échange échoue
Si l'export de la nuit n'est pas arrivé, quelqu'un est prévenu le matin, avant que les données ne soient fausses.
Futurdigital et les régies.
Un outil qui part de votre logiciel de gérance, pas d'une nouvelle saisie.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. Quand un outil se branche sur votre logiciel de gérance, nous partons de ce que ce logiciel permet, de l'export de fichiers à l'interface de l'éditeur. Les échanges peuvent être tracés dans un journal, avec une alerte quand l'un d'eux échoue.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants et la comptabilité.
- Un prototype en cinq jours, branché sur vos propres données.
- Une validation toujours humaine, avec un journal de bord de chaque échange.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Vos outils ne parlent pas à votre logiciel de gérance ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Dites-nous quel logiciel de gérance vous utilisez : nous regardons ensemble comment brancher un outil dessus.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Comment connecter un outil à un logiciel de gérance ?
Selon ce que permet le logiciel de gérance : par un export de fichiers, manuel ou programmé, par l'interface de programmation de l'éditeur, ou par une copie des données mise à disposition par l'éditeur. Nous conseillons de partir de ce que le logiciel permet déjà.
Qu'est-ce qu'une API pour un logiciel de gérance ?
Une API, ou interface de programmation, est une porte que l'éditeur ouvre pour que d'autres logiciels lisent ou écrivent des données dans le logiciel de gérance, sans intervention humaine. Tous les éditeurs n'en proposent pas, et l'accès peut être payant.
À quelle fréquence synchroniser les données ?
Cela dépend des données. Les immeubles et les baux peuvent se mettre à jour chaque nuit. Les factures validées gagnent à revenir plusieurs fois par jour vers la comptabilité. Les annonces urgentes se traitent directement dans l'outil.
Une connexion entre deux logiciels pose-t-elle un risque pour les données ?
Elle doit être protégée comme le reste : la loi sur la protection des données demande une sécurité adéquate par rapport au risque (art. 8 al. 1 LPD). Nous conseillons un accès dédié à la connexion, limité aux droits nécessaires, avec un journal des échanges.
Qui connecte des outils sur-mesure au logiciel de gérance d'une régie en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des outils qui se connectent au logiciel de gérance en place. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
L'ERP pour régie
Mandats, travaux et rentabilité par immeuble.
Découvrir →Le portail pour régie
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Garder, compléter ou remplacer son logiciel de gérance.
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Quand un outil sur-mesure manque à la régie.
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