Régie immobilière : logiciel standard ou sur-mesure ?
Quand le logiciel de gérance ne suit plus, la question revient vite : rester sur un logiciel standard, ou passer au sur-mesure ? En pratique, une régie a trois options, et le choix n'est pas toujours l'un ou l'autre. Cet article aide à choisir, puis montre comment changer de logiciel sans casser l'année comptable si c'est la décision prise.
Logiciel standard ou sur-mesure, c'est quoi ?
Pour une régie immobilière, un logiciel standard est un logiciel de gérance édité pour de nombreuses régies, avec les mêmes fonctions pour toutes. Un logiciel sur-mesure est développé pour une régie précise, autour de son organisation. Les deux peuvent se combiner : le logiciel standard garde la gérance, et un outil sur-mesure prend en charge ce qu'il ne couvre pas.
Le logiciel de gérance tient les immeubles, les baux, les loyers, les décomptes de charges et la comptabilité des propriétaires. Parce qu'il est au centre, il concentre aussi les frustrations. Une saisie en double, un rapport impossible à sortir, un portail qui manque : tout finit par être reproché au logiciel de gérance. Avant de décider quoi que ce soit, il faut donc savoir si le problème vient vraiment de lui.
Ce qui distingue les deux approches.
Un logiciel standard et un logiciel sur-mesure ne se distinguent pas seulement par leurs fonctions. Ils changent aussi qui décide des évolutions et ce que coûte la mise en place. Voici les trois différences que nous expliquons le plus souvent aux régies.
Logiciel standardLes mêmes pour toutes les régies. La régie adapte son organisation au logiciel.
Logiciel sur-mesureConstruites autour de l'organisation de la régie, de ses immeubles et de ses façons de faire.
Logiciel standardL'éditeur décide de ce qui change, et quand, pour l'ensemble de ses clients.
Logiciel sur-mesureLa régie décide de ce qui évolue, à son rythme.
Logiciel standardUn abonnement, mais aussi une mise en place qui coûte au départ : paramétrage, reprise des données, formation.
Logiciel sur-mesureUn développement au départ, puis une maintenance. Chez Futurdigital, le code source est remis à la régie.
La comparaison générale, au-delà de l'immobilier, est détaillée dans Logiciel sur-mesure ou logiciel standard : comment choisir ?
Trois options, et quand les choisir.
Entre le tout standard et le tout sur-mesure, une régie a trois options. Chacune répond à une situation différente. Choisissez une option pour voir quand elle convient, ce qu'elle demande et le risque à surveiller.
Garder le logiciel standard, et mieux s'en servir
Le logiciel fait ce dont la régie a besoin, mais une partie de ses fonctions n'est pas utilisée, ou mal paramétrée.
Faire le point avec l'éditeur, former l'équipe et revoir les paramètres. Le coût est faible et rien ne change dans les données.
Le risque : garder un outil qui ne correspond plus au métier, faute d'avoir regardé les autres options.
Compléter le logiciel standard avec un outil sur-mesure
La comptabilité et les baux fonctionnent bien, mais une partie du travail se fait à côté, dans des tableurs ou des e-mails : bons de travail, portail, suivi des chantiers, archives.
Un outil sur-mesure qui se branche sur le logiciel de gérance et reprend ses données, pour éviter la double saisie. Le logiciel central ne bouge pas.
Le risque : multiplier les outils qui ne se parlent pas. Chaque outil ajouté doit être relié au logiciel de gérance.
Remplacer le logiciel de gérance
Le cœur du travail ne fonctionne plus : la comptabilité des propriétaires, les décomptes ou les baux. Ou l'éditeur arrête le logiciel, ou ne le fait plus évoluer.
Choisir un nouveau logiciel, reprendre toutes les données, former toute l'équipe et organiser une période de transition. Le nouveau logiciel peut être un autre logiciel standard. Selon les cas, un logiciel sur-mesure peut aussi reprendre toute la gérance. C'est le projet le plus long des trois.
Le risque : perdre une partie de l'historique, ou découvrir après coup que le nouveau logiciel a les mêmes manques que l'ancien.
Les signes qui montrent qu'un outil sur-mesure manque autour du logiciel de gérance sont détaillés dans Quand une régie immobilière a-t-elle besoin d'un logiciel sur-mesure ?
D'où vient vraiment le problème ?
Certaines plaintes sur le logiciel de gérance reviennent souvent. Elles n'ont pourtant pas toutes la même cause. Nous conseillons de classer chaque plainte avant de choisir une option. Voici quatre plaintes fréquentes, et ce qu'elles indiquent souvent.
On saisit tout deux fois.
Les données arrivent par un autre canal : e-mail, portail, papier. Le plus souvent, il manque un lien entre ces canaux et le logiciel.
Plutôt compléterPersonne ne sait faire ce rapport.
La fonction existe parfois, mais elle n'est pas connue ou pas paramétrée. Une formation peut suffire.
Plutôt garderLes gérants tiennent leurs tableurs.
Une partie du métier n'est pas prévue par le logiciel, comme le suivi des chantiers ou des contrats d'entretien.
Plutôt compléterLes décomptes de charges ne tombent jamais juste.
Le problème touche le cœur du logiciel. Si le paramétrage n'y change rien, la question du remplacement se pose.
Peut-être remplacerSix questions avant de décider.
Ces six questions se posent avec les gérants, la comptabilité et la direction. Les réponses suffisent souvent à départager les trois options.
La comptabilité des propriétaires fonctionne-t-elle ?
Si oui, le remplacement est rarement la première option à étudier.
Combien de tableurs tournent à côté ?
Chaque tableur tenu en parallèle montre une partie du métier que le logiciel ne couvre pas.
L'éditeur fait-il encore évoluer le logiciel ?
Un logiciel qui ne reçoit plus de mises à jour finira par devoir être remplacé.
Le logiciel laisse-t-il sortir ses données ?
Un export ou une interface permettent de brancher un outil à côté, ou de préparer une reprise.
Qui va porter le projet ?
Un remplacement demande du temps à toute l'équipe, en plus du travail courant.
Quelle période est la moins chargée ?
Les bouclements et les décomptes de charges occupent l'équipe à des moments précis de l'année.
Remplacer sans casser l'année.
Si la décision est de remplacer le logiciel de gérance, le moment de la bascule compte autant que le choix du logiciel. Nous conseillons de caler la bascule sur le début d'un exercice comptable, après le bouclement de l'exercice précédent. Voici le déroulé que nous recommandons.
L'inventaire des données
Lister ce qui doit être repris : immeubles, lots, baux, propriétaires, soldes, contrats, documents.
La date de bascule
La fixer au début d'un exercice, hors des périodes de décomptes de charges.
Une reprise d'essai
Reprendre les données d'un ou deux immeubles, puis comparer les soldes avec l'ancien logiciel.
La reprise complète
Reprendre toutes les données, puis contrôler les soldes immeuble par immeuble.
Une courte période en parallèle
Garder l'ancien logiciel en lecture le temps de vérifier les premiers encaissements et paiements.
L'archivage de l'ancien
Garder l'accès aux anciennes données, ou les exporter dans un format lisible, jusqu'à la fin des délais de conservation.
Pour les livres et pièces comptables, le transfert des données vers un autre support fait l'objet d'un procès-verbal, conservé avec les informations (art. 10 al. 3 Olico). Les délais de conservation sont détaillés dans Combien de temps une régie doit-elle garder ses documents ?
Ce qu'on oublie de reprendre.
Les soldes et les baux en cours sont repris dans toutes les migrations. D'autres informations passent plus facilement entre les mailles. Nous conseillons de les inscrire dès l'inventaire.
L'historique des anciens locataires
Les baux terminés, les décomptes finaux et les garanties encore ouvertes.
Les clés de répartition
Les règles qui répartissent les frais accessoires entre les logements, souvent paramétrées il y a des années.
Les documents liés
Les baux signés, les états des lieux et les factures rattachés à chaque fiche.
Les échéances
Les dates de préavis des contrats d'entretien et les échéances des assurances.
Futurdigital et les régies.
D'abord comprendre d'où vient le problème, ensuite choisir l'option.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. L'audit de quatre heures sert justement à classer les problèmes entre le logiciel de gérance et le travail fait à côté. Quand l'option retenue est de compléter, l'outil sur-mesure se branche sur votre logiciel de gérance, sans le remplacer. Quand il faut remplacer, un logiciel sur-mesure peut aussi reprendre toute la gérance.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants et la comptabilité.
- Un prototype en cinq jours, sur vos propres données.
- Une validation toujours humaine, avec un journal de bord de chaque décision.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Standard ou sur-mesure, vous hésitez encore ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Racontez-nous ce qui coince aujourd'hui : nous vous aidons à voir si le problème vient vraiment du logiciel.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Une régie immobilière doit-elle choisir un logiciel standard ou sur-mesure ?
Ce n'est pas toujours l'un ou l'autre. Une régie peut garder son logiciel standard en l'utilisant mieux, le compléter avec un outil sur-mesure, ou le remplacer. Le remplacement se justifie surtout quand le cœur du travail ne fonctionne plus, comme la comptabilité des propriétaires ou les décomptes de charges.
Quand changer de logiciel de gérance dans l'année ?
Nous conseillons de basculer au début d'un exercice comptable, après le bouclement de l'exercice précédent et en dehors des périodes de décomptes de charges.
Quelles données reprendre en changeant de logiciel de gérance ?
Les immeubles, les lots, les baux, les propriétaires et les soldes, mais aussi l'historique des anciens locataires, les clés de répartition des frais accessoires, les documents liés et les échéances des contrats. Nous conseillons de les lister dès l'inventaire.
Peut-on ajouter un outil sans changer de logiciel de gérance ?
Oui, si le logiciel de gérance permet de sortir ses données, par un export ou une interface. L'outil ajouté reprend alors ces données, ce qui évite de les saisir deux fois.
Qui développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande. Son audit de quatre heures sur place aide à voir d'où viennent les problèmes, avant de choisir une option. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
L'ERP pour régie
Mandats, travaux et rentabilité par immeuble.
Découvrir →Le prix du sur-mesure
Ce qui compose le prix, et nos fourchettes.
Lire →Les signes à repérer
Quand un outil sur-mesure manque à la régie.
Lire →Les archives d'une régie
Les durées de conservation, document par document.
Lire →Le fonctionnement d'une régie
Ses métiers, ses rythmes et ses outils.
Lire →L'audit de processus
Quatre heures sur place pour trouver le vrai problème.
Découvrir →