Quel CRM pour un courtier immobilier ?
Une demande arrive d'un portail d'annonces un samedi soir. Le lundi, elle est noyée sous vingt autres. L'acheteur a visité un autre bien entre-temps. Pendant ce temps, un vendeur attend son rapport et un mandat de vente arrive à échéance. Cet article montre ce qu'un CRM doit suivre pour votre agence de courtage, côté vendeurs comme côté acheteurs, et par où commencer.
Ce qui échappe à une agence de courtage.
Dans le courtage, une vente se joue souvent sur la rapidité et sur la mémoire. Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, votre agence perd des affaires sans forcément le voir.
Les demandes des portails s'empilent
Chaque portail d'annonces envoie ses demandes par e-mail. Elles arrivent le soir et le week-end, et personne ne sait lesquelles ont reçu une réponse.
Ce que ça vous coûteDes acheteurs qui visitent ailleurs pendant que leur demande attend.
Les critères des acheteurs sont dans la tête du courtier
Un nouveau bien entre en vente. Le courtier pense à deux acheteurs. Il y en avait cinq dans la base, mais trois ont été oubliés.
Ce que ça vous coûteDes ventes plus lentes, alors que l'acheteur était déjà là.
Un mandat de vente arrive à échéance sans qu'on le voie
Le mandat signé pour six mois se termine dans deux semaines. Le vendeur, sans nouvelles, parle déjà à une autre agence.
Ce que ça vous coûteUn mandat perdu au moment où le bien allait trouver preneur.
Le vendeur demande où on en est
Combien de demandes, combien de visites, quels retours ? Pour répondre, le courtier fouille ses e-mails et son agenda.
Ce que ça vous coûteUne heure de recherche, et un vendeur qui doute.
Les estimations ne sont pas relancées
Un propriétaire a demandé une estimation il y a trois mois. Il n'était pas prêt. Personne ne l'a rappelé depuis.
Ce que ça vous coûteLe futur mandat de vente, signé ailleurs.
Un CRM pour courtier, c'est quoi ?
Un CRM pour courtier immobilier est un outil qui suit, dans un seul endroit, les vendeurs et les acheteurs d'une agence : les demandes reçues, les critères de chaque acheteur, les biens en vente, les visites, les offres et la prochaine action à faire. Il garde aussi l'origine de chaque contact, qui compte au moment de la commission.
Le courtage n'est pas la gérance. Une régie suit des immeubles sur des années ; un courtier suit des ventes sur quelques mois, avec beaucoup de contacts et peu de temps pour chacun. Le CRM doit donc aller vite : une demande enregistrée en quelques secondes, une relance qui ne dépend pas de la mémoire. Ce qu'un CRM apporte à une régie est décrit dans Comment une régie suit ses propriétaires et ses mandats ?
Les vendeurs et les acheteurs.
Une agence de courtage suit deux parcours en même temps. Ils se croisent à chaque visite et à chaque offre. Nous conseillons de les suivre dans le même outil, avec des étapes propres à chacun.
- L'estimation
- Le mandat de vente signé
- La mise en vente
- Les visites et les retours
- Les offres
- La vente signée
- La demande reçue
- Les critères et le budget
- Les visites
- L'offre
- Le financement
- L'acte de vente
Chaque étape a un responsable et une date. Un dossier qui n'avance plus se signale de lui-même, au lieu d'être retrouvé trois semaines plus tard. C'est la même logique que pour les dossiers d'une régie, comme une relocation : voir Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ? Pour une promotion vendue sur plan, le suivi continue bien après l'acte, jusqu'aux défauts de la remise : voir Défauts de construction : le piège des deux délais.
La fiche acheteur.
La fiche acheteur est ce qui permet de vendre plus vite le prochain bien. Quand un nouveau bien entre en vente, le CRM peut proposer les acheteurs dont les critères correspondent, au lieu de compter sur la mémoire du courtier.
Les critères
Type de bien, nombre de pièces, région, budget.
Le financement
Où en est l'acheteur avec sa banque, et pour quel montant.
Le délai
Il cherche pour dans trois mois, ou pour dans deux ans.
Les visites
Les biens vus, avec son avis sur chacun.
La prochaine action
Qui le rappelle, et quand. Une fiche sans prochaine action est une fiche oubliée.
L'origine du contact
Le portail, la recommandation ou la vitrine qui l'a amené.
Ces fiches contiennent des données personnelles, parfois financières. La loi demande de les collecter pour un but connu, de les protéger et de les supprimer quand elles ne servent plus. Les règles sont détaillées dans Régie immobilière : comment respecter la LPD ? Elles valent aussi pour une agence de courtage.
Le mandat de vente.
Le courtage est un contrat par lequel le courtier est chargé, moyennant un salaire, d'indiquer à l'autre partie l'occasion de conclure, ou de servir d'intermédiaire pour la négociation (art. 412 al. 1 CO). Les règles du mandat s'y appliquent d'une manière générale (art. 412 al. 2 CO). En pratique, trois choses comptent dans le suivi d'un mandat de vente.
Sa date de fin
La durée, l'exclusivité et le renouvellement dépendent de ce qui a été convenu avec le vendeur. Nous conseillons d'inscrire la date de fin de chaque mandat dès sa signature, avec un rappel quelques semaines avant, pour parler au vendeur avant qu'il ne parle à quelqu'un d'autre.
Le rapport au vendeur
Le nombre de demandes, de visites et les retours des acheteurs. Quand chaque demande et chaque visite sont enregistrées, ce rapport se prépare tout seul. Le vendeur voit le travail fait, même quand le bien ne se vend pas encore.
Le prix et ses ajustements
Les retours des visites sont le meilleur argument pour reparler du prix. Notés au fil des visites, ils évitent une discussion fondée sur une impression.
L'origine de chaque contact.
Le courtier a droit à son salaire dès que l'indication qu'il a donnée ou la négociation qu'il a conduite aboutit à la conclusion du contrat (art. 413 al. 1 CO). Quand le contrat est conclu sous condition suspensive, le salaire n'est dû qu'après l'accomplissement de la condition (art. 413 al. 2 CO).
C'est pourquoi l'origine de chaque acheteur compte autant. Le jour où un acheteur achète le bien sans passer par l'agence, ou par une autre agence, la question se pose : qui l'a présenté, et quand ?
- 1
La date du premier contact
Le jour où l'acheteur a demandé des informations sur le bien, et par quel canal.
- 2
Ce qui lui a été transmis
La documentation envoyée, l'adresse du bien, les échanges.
- 3
Les visites
La date de chaque visite, et qui l'a accompagnée.
Ces traces ne remplacent pas un avis juridique en cas de désaccord. Mais sans elles, il n'y a rien à montrer. Nous conseillons qu'elles s'enregistrent d'elles-mêmes, à chaque e-mail et à chaque visite, plutôt que d'être reconstituées après coup.
Par où commencer ?
Un CRM de courtage se juge à une seule question : les courtiers s'en servent-ils sur le terrain ? Nous conseillons de commencer par ce qui leur fait gagner du temps tout de suite.
Toutes les demandes au même endroit
Les demandes des portails, du site et des e-mails arrivent directement dans le CRM, rattachées au bon bien. Personne ne les recopie. La logique est la même que pour toute saisie évitable : voir Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ?
Une prochaine action pour chaque contact
Chaque acheteur et chaque vendeur a une date de relance. Le courtier commence sa journée avec la liste de ses relances, pas avec sa boîte de réception.
Un outil qui marche sur téléphone
Le courtier passe sa journée en visite. Noter un retour d'acheteur doit prendre trente secondes, depuis le téléphone, juste après la visite.
Pour aller plus loin, l'IA peut trier les demandes entrantes et préparer les réponses, que le courtier relit avant l'envoi : voir Que peut faire l'IA dans une régie immobilière ?
Futurdigital et l'immobilier.
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Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des acteurs de l'immobilier. Un CRM pour courtier peut réunir les demandes de tous vos canaux, suivre vendeurs et acheteurs étape par étape, proposer les acheteurs qui correspondent à un nouveau bien et garder l'origine de chaque contact. Ce qu'un CRM sur-mesure peut couvrir est décrit sur notre page CRM sur-mesure, et nos projets dans nos réalisations.
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
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Quel CRM choisir pour un courtier immobilier ?
Un CRM qui suit à la fois les vendeurs et les acheteurs, réunit les demandes de tous les canaux, garde les critères de chaque acheteur et l'origine de chaque contact, et fonctionne sur téléphone. Nous conseillons de juger un CRM sur une question : les courtiers s'en servent-ils sur le terrain ?
Que doit contenir la fiche d'un acheteur ?
Ses critères et son budget, l'état de son financement, son délai, les biens visités avec son avis, l'origine du contact et la prochaine action. C'est ce qui permet de lui proposer le bon bien dès qu'il entre en vente.
Quand un courtier immobilier a-t-il droit à sa commission ?
Selon le Code des obligations, dès que l'indication qu'il a donnée ou la négociation qu'il a conduite aboutit à la conclusion du contrat (art. 413 al. 1 CO). Sous condition suspensive, le salaire n'est dû qu'après l'accomplissement de la condition. D'où l'intérêt de garder l'origine et la date de chaque contact.
Un CRM de régie convient-il à une agence de courtage ?
Pas tel quel. Une régie suit des immeubles et des propriétaires sur des années, un courtier suit des ventes sur quelques mois avec beaucoup de contacts. Les étapes, les fiches et les relances ne sont pas les mêmes, même si les deux peuvent partager la même base.
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