Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ?
Une résiliation arrive. Il faut publier l'annonce, organiser les visites, relancer les candidats pour les pièces manquantes, préparer le bail et faire deux états des lieux. Chaque semaine de retard, c'est un logement qui risque de rester vide. Cet article suit une relocation pas à pas dans votre régie, avec les règles du droit du bail à chaque étape, et ce qui permet de relouer plus vite.
Ce qui ralentit une relocation.
Une relocation se passe rarement mal d'un coup. Elle prend du retard par petites touches, à chaque étape. Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, votre régie perd du temps, et parfois des loyers, à chaque changement de locataire.
L'annonce part trop tard
La résiliation est arrivée il y a deux semaines, mais l'annonce attend encore les photos et le texte. Les meilleurs candidats ont déjà visité ailleurs.
Ce que ça vous coûteUn logement qui risque de rester vide, et un propriétaire qui demande pourquoi.
Les visites remplissent l'agenda du gérant
Une visite par candidat, des rendez-vous déplacés, des candidats qui ne viennent pas. Le gérant passe ses fins de journée dans des appartements vides.
Ce que ça vous coûteDes heures de gérant sur une tâche qui pourrait être groupée.
Les dossiers arrivent incomplets
Une fiche de salaire manque, l'extrait des poursuites est trop ancien, le garant n'a pas signé. Il faut relancer chaque candidat, par e-mail ou par téléphone.
Ce que ça vous coûteDes relances à la chaîne, et un choix qui se décide en retard.
Le locataire sortant propose un remplaçant
Il veut partir avant le terme et présente un candidat. Votre régie doit vérifier le dossier vite, et sur des critères clairs, parce que la réponse a des conséquences pour les deux parties.
Ce que ça vous coûteUne décision prise dans l'urgence, sans trace des raisons.
L'état des lieux se refait à la main
L'état des lieux de sortie est rempli sur papier, celui d'entrée sur une tablette. Les défauts constatés passent mal d'un document à l'autre.
Ce que ça vous coûteDes défauts oubliés, et des discussions sur qui doit payer.
La relocation, c'est quoi ?
Dans une régie immobilière, la relocation désigne toutes les étapes entre la résiliation d'un bail et l'arrivée du locataire suivant : vérifier le congé, publier l'annonce, organiser les visites, choisir un candidat, préparer le nouveau bail et faire les états des lieux. Son but est de relouer vite, au bon locataire, sans perdre d'information en route.
La relocation mobilise plusieurs personnes : le gérant, l'assistant de gérance, parfois le concierge et le propriétaire. C'est souvent là que le travail se perd, entre deux personnes. Le rôle de chacun dans une régie est décrit dans Comment fonctionne une régie immobilière en Suisse ? La relation avec le propriétaire, tout au long du mandat, est traitée dans Comment une régie suit ses propriétaires et ses mandats ?
Les étapes, à rebours.
Une relocation se planifie à partir de la date de fin du bail. Entrez cette date pour obtenir un rétroplanning. Les délais proposés sont des repères que nous conseillons, pas des délais légaux : adaptez-les à votre marché et au logement.
- 03.02.2027
L'annonce est en ligne
Au plus tard huit semaines avant la fin du bail. L'idéal : dès que la résiliation est vérifiée.
- 17.02.2027
Les premières visites
Groupées sur quelques créneaux, avec le locataire sortant prévenu à l'avance.
- 03.03.2027
Les dossiers sont complets
Les candidats intéressés ont envoyé toutes les pièces demandées.
- 10.03.2027
Le locataire est choisi
Avec l'accord du propriétaire quand le mandat le prévoit.
- 17.03.2027
Le bail est signé
La garantie de loyer est demandée, la remise des clés est fixée.
- 31.03.2027
Les états des lieux
Sortie de l'ancien locataire, puis entrée du nouveau, sur la même base.
Le départ du locataire.
Tout commence par la résiliation. Avant de publier quoi que ce soit, nous conseillons de vérifier trois points, parce qu'une résiliation mal faite décale toute la suite.
La forme et le délai
Le congé d'un bail d'habitation doit être donné par écrit (art. 266l al. 1 CO). Pour un bail de durée indéterminée, le délai légal est de trois mois, pour le terme fixé par l'usage local ou, à défaut, pour la fin d'un trimestre de bail (art. 266c CO), sauf si le bail prévoit un délai plus long ou un autre terme (art. 266a al. 1 CO). Si le délai ou le terme n'est pas respecté, la résiliation produit effet pour le prochain terme pertinent (art. 266a al. 2 CO).
Le logement de la famille
Lorsque le logement sert de logement à la famille, un époux ne peut pas résilier le bail sans le consentement exprès de son conjoint (art. 266m al. 1 CO). La règle s'applique aussi aux partenaires enregistrés (art. 266m al. 3 CO). Nous conseillons de vérifier ce consentement dès la réception de la lettre.
Le départ avant le terme
Un locataire qui veut partir sans respecter le délai ou le terme de congé n'est libéré de ses obligations que s'il présente un nouveau locataire solvable, que le bailleur ne puisse raisonnablement refuser, et qui soit disposé à reprendre le bail aux mêmes conditions (art. 264 al. 1 CO). À défaut, il doit le loyer jusqu'au prochain terme de congé ou jusqu'à la fin du bail (art. 264 al. 2 CO).
Des critères écrits à l'avance
La solvabilité, les pièces demandées et le délai de réponse de la régie, fixés avant qu'un remplaçant se présente. La décision se prend alors sur les mêmes règles pour tous.
Une trace de chaque réponse
Le dossier du remplaçant, la date de réception et les raisons d'un éventuel refus, rangés avec le bail. En cas de désaccord, tout est retrouvable.
Annonce, visites et dossiers.
C'est la partie la plus lourde d'une relocation, et celle où une bonne organisation fait gagner le plus de temps.
Une annonce écrite une seule fois
Les données du logement existent déjà dans votre logiciel de gérance : surface, nombre de pièces, loyer, charges. Nous conseillons de partir de ces données plutôt que de les retaper pour chaque portail d'annonces. La même logique s'applique à toute la relocation : voir Comment réduire la saisie manuelle dans une régie immobilière ? Les demandes d'acheteurs d'une agence de courtage posent le même problème : voir Quel CRM pour un courtier immobilier ?
Des visites groupées
Quelques créneaux fixes, annoncés dans l'annonce, plutôt qu'un rendez-vous par candidat. Le locataire sortant sait à l'avance quand le logement sera visité, et le gérant ne bloque qu'une ou deux fins de journée.
Des dossiers complets du premier coup
Un formulaire en ligne qui indique dès le départ les pièces demandées évite la plupart des relances. Il doit aussi respecter la protection des données : certaines questions ne sont en principe pas admises, et les dossiers des candidats non retenus sont à détruire une fois le logement loué. Voir Régie immobilière : comment respecter la LPD ?
Recevoir les candidatures dans un espace dédié, avec le suivi de chaque dossier, est décrit dans Comment mettre en place un portail locataire dans une régie ? Le suivi des relocations, étape par étape, est l'un des usages de notre CRM pour régie.
Le nouveau bail.
Une fois le locataire choisi, le bail se prépare vite si les données du dossier sont déjà dans vos outils. Quelques règles du droit du bail s'appliquent à ce moment.
La garantie de loyer
Pour un logement, elle ne peut pas dépasser trois mois de loyer. Versée en espèces ou en papiers-valeurs, elle est déposée auprès d'une banque, sur un compte au nom du locataire.
Le loyer précédent
Le nouveau locataire peut exiger que le montant du loyer fixé dans le bail précédent lui soit communiqué.
La formule officielle
En cas de pénurie de logements, les cantons peuvent rendre obligatoire la formule officielle pour la conclusion de tout nouveau bail. Vérifiez la règle de chaque canton où votre régie gère des immeubles.
Le locataire peut aussi contester le loyer initial devant l'autorité de conciliation dans les 30 jours qui suivent la remise du logement, à certaines conditions, par exemple si le loyer a été sensiblement augmenté par rapport au précédent (art. 270 al. 1 CO). Nous conseillons de garder dans le dossier du logement l'historique des loyers et des travaux qui les justifient.
Les états des lieux.
La fin d'une relocation se joue souvent le même jour : l'état des lieux de sortie de l'ancien locataire, puis celui d'entrée du nouveau. Deux règles du droit du bail rendent ce moment important.
- 1
Vérifier et aviser tout de suite
Lors de la restitution, le bailleur doit vérifier l'état du logement et aviser immédiatement le locataire des défauts dont il répond (art. 267a al. 1 CO). S'il néglige de le faire, le locataire est déchargé, sauf pour les défauts qu'une vérification usuelle ne permettait pas de découvrir (art. 267a al. 2 CO).
- 2
Garder le procès-verbal pour le suivant
Si un procès-verbal a été établi à la restitution, le bailleur doit, sur demande, le présenter au nouveau locataire lors de la délivrance du logement (art. 256a al. 1 CO).
- 3
Partir de la même base
Nous conseillons d'utiliser le même outil pour la sortie et l'entrée, avec les mêmes pièces et des photos datées. Les défauts constatés à la sortie se retrouvent alors dans l'état des lieux d'entrée, sans recopie.
Les réparations à faire entre deux locataires suivent le même circuit qu'une annonce de dommage : voir Comment gérer les annonces de dommage et les bons de travail ? Combien de temps garder un état des lieux, et le reste du dossier, est détaillé dans Combien de temps une régie doit-elle garder ses documents ?
Futurdigital et les régies.
Une relocation suivie de la résiliation aux clés, sans dossier perdu en route.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières. Un outil de relocation peut suivre chaque logement étape par étape, recevoir les dossiers complets en ligne, signaler un dossier bloqué et préparer le bail à partir des données du candidat. Il se branche sur votre logiciel de gérance, ou fait partie d'un logiciel qui reprend toute la gérance. Pour savoir par quel processus commencer, lisez Quels processus automatiser dans une régie immobilière ?
- Un premier échange de 30 minutes, sans engagement.
- Un audit de quatre heures dans vos locaux, avec les gérants.
- Un prototype en cinq jours, sur une de vos relocations.
- Une validation toujours humaine, le choix du locataire reste à la régie.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, code source et documentation remis en fin de projet.
Vos relocations prennent trop de temps ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des régies immobilières, hébergés en Suisse. Racontez-nous votre dernière relocation : nous vous montrons où elle a pris du retard, et comment l'éviter.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Comment organiser une relocation dans une régie immobilière ?
En partant de la date de fin du bail : vérifier la résiliation, publier l'annonce au plus tôt, grouper les visites, recevoir des dossiers complets, choisir le locataire, signer le bail, puis faire les états des lieux de sortie et d'entrée. Nous conseillons de suivre chaque logement étape par étape, dans un seul outil.
Quel est le délai de résiliation d'un bail d'habitation en Suisse ?
Trois mois, pour le terme fixé par l'usage local ou, à défaut, pour la fin d'un trimestre de bail (art. 266c CO), sauf si le bail prévoit un délai plus long ou un autre terme. Le congé doit être donné par écrit (art. 266l CO).
Un locataire peut-il partir avant le terme en proposant un remplaçant ?
Oui. Il est libéré s'il présente un nouveau locataire solvable, que le bailleur ne puisse raisonnablement refuser, et disposé à reprendre le bail aux mêmes conditions (art. 264 CO). Sinon, il doit le loyer jusqu'au prochain terme de congé ou jusqu'à la fin du bail.
Quel montant de garantie de loyer une régie peut-elle demander ?
Pour un logement, trois mois de loyer au plus (art. 257e al. 2 CO). Versée en espèces ou en papiers-valeurs, elle est déposée auprès d'une banque, sur un compte au nom du locataire.
Qui développe des outils de relocation sur-mesure pour les régies en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les régies immobilières de Suisse romande, dont des outils qui suivent les relocations de la résiliation à l'état des lieux. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client en fin de projet.