GED et contrats d'assurance : classer, retrouver et suivre vos polices.
Un contrat d'assurance produit des documents pendant toute sa durée. Ce guide montre comment les ranger pour retrouver le bon document le jour où un client appelle.
Cet article rassemble les conseils de Futurdigital pour les courtiers en assurance. Chaque cabinet les adaptera à sa propre organisation.
Qu'est-ce que la GED d'un contrat d'assurance ?
GED veut dire gestion électronique des documents. Dans la gestion d'un contrat d'assurance, la GED réunit au même endroit toutes les pièces du contrat, de l'offre à la résiliation.
Chaque document est relié à son client et à son contrat. On le retrouve par une recherche, sans ouvrir dix dossiers.
- 01Classez par client, puis par contrat.
- 02Nommez chaque fichier avec sa date d'effet.
- 03Gardez dix ans ce qui touche à la comptabilité.
Les documents d'un contrat d'assurance, de l'offre à la résiliation.
Un contrat d'assurance ne tient pas dans un seul PDF. Voici les pièces qu'il peut produire et l'endroit où nous conseillons de les rattacher.
| Document | Envoyé en général par | Rattachement conseillé | Ce qu'on y cherche plus tard |
|---|---|---|---|
| Mandat de courtage | Le client | Au dossier du client | Ce que le client vous a confié, et depuis quand |
| Offre | La compagnie | Au client, puis au contrat une fois signée | Ce qui avait été proposé et comparé |
| Police | La compagnie | Au contrat | Le numéro de police, la durée, la prime et les couvertures |
| Avenant | La compagnie | À la police qu'il modifie | Ce qui a changé, et à partir de quelle date |
| Attestation | La compagnie | Au contrat et à l'année | La preuve de couverture à transmettre à un tiers |
| Décompte de commissions | La compagnie | À chaque contrat cité, ligne par ligne | La commission par contrat et par conseiller |
| Dossier de sinistre | Le client, puis la compagnie | Au contrat concerné | Les dates, les montants et la décision |
| Résiliation | Le client ou la compagnie | Au contrat, qui passe en « terminé » | La date de fin et le motif |
Classer vos polices par client, par assureur ou par type ?
Nous conseillons de classer par client, puis par contrat. C'est le classement qui répond le mieux à la question posée au téléphone : « Qu'est-ce qui est couvert chez moi ? »
Un dossier par client, un sous-dossier par contrat
- Avant un rendez-vous, tout le portefeuille du client est au même endroit.
- Un avenant se range à côté de la police qu'il modifie.
- Un décompte de commissions concerne plusieurs clients. Il se range à part, par assureur.
Un dossier par compagnie
- Pratique pour les décomptes de commissions, qui arrivent compagnie par compagnie.
- Les contrats d'un même client sont dispersés dans plusieurs dossiers.
- Quand un client change d'assureur, son historique se coupe en deux.
Un dossier par type de document
- Simple à mettre en place le premier jour.
- Un avenant est séparé de la police qu'il modifie.
- Pour préparer un rendez-vous, il faut ouvrir chaque dossier.
Un nom de fichier qui se lit sans l'ouvrir.
Pour chaque document d'un contrat d'assurance, nous recommandons un nom de fichier qui dit quatre choses : la date d'effet, le type de document, la branche et le client.
Écrivez la date à l'envers, l'année en premier. Les fichiers se trient alors tout seuls dans l'ordre du temps. Prenez la date d'effet du document, pas le jour où vous l'avez reçu.
| Reçu | Rangé |
|---|---|
| scan_0917.pdf | 2026-01-01_Police_RC-entreprise_Varlex-SA.pdf |
| Avenant (2) final.pdf | 2026-03-01_Avenant-1_RC-entreprise_Varlex-SA.pdf |
| doc20260114.pdf | 2026-01-14_Attestation_LPP_Quelmoz-SA.pdf |
| Decompte T3.xlsx | 2026-T3_Decompte-commissions_Compagnie-B.xlsx |
Nous développons des GED qui renomment et rangent chaque document à votre place. Votre équipe n'a plus qu'à valider.
Voir le logiciel GED pour courtierTrois points à vérifier avant un renouvellement.
Avant de comparer une offre de renouvellement avec ce que le client a signé, nous conseillons de contrôler trois points dans son dossier d'assurance.
L'avenant est-il rangé avec sa police ?
Un avenant modifie une police précise. Rangé ailleurs, il peut laisser croire que l'ancienne couverture est toujours valable.
L'ancienne police est-elle encore là ?
Notre conseil est de la garder dans le dossier après le renouvellement. Un sinistre peut encore se déclarer sur une période déjà terminée.
Le client existe-t-il sous deux noms ?
Deux écritures du même nom peuvent créer deux dossiers. Celui qui cherche dans l'un ne voit pas les documents rangés dans l'autre.
Retrouver la bonne police au moment du renouvellement.
Nous conseillons de penser le classement des polices d'assurance autour d'une date : celle de l'échéance. Quand un contrat se termine au 31 décembre avec trois mois de préavis, la décision se prend avant la fin septembre.
Pour chaque contrat, nous recommandons de rendre trois informations visibles sans ouvrir de document.
- 01La date d'échéance
- 02La date limite du préavis
- 03La dernière pièce reçue
Combien de temps conserver une police d'assurance ?
Dix ans pour ce qui touche à votre comptabilité. Pour le reste, gardez le dossier tant qu'une réclamation reste possible.
Art. 958f CO. Vos décomptes de commissions et vos factures en font partie. La conservation électronique est admise.
Art. 46 LCA. Elles se prescrivent en règle générale cinq ans après le sinistre.
Art. 6 LPD. Elles ne se conservent pas plus longtemps que nécessaire.
Ces repères sont généraux et ne remplacent pas un avis juridique. Faites valider vos durées avant de supprimer un dossier.
Ce classement peut se faire sans ressaisie.
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des GED pour les cabinets de courtage. Ces GED lisent chaque document reçu et le rangent au bon client et au bon contrat. Elles sont hébergées en Suisse chez Infomaniak.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Comment nommer un fichier de police d'assurance ?
Nous recommandons de mettre dans le nom du fichier la date d'effet, le type de document, la branche et le nom du client, dans cet ordre. Par exemple : 2026-01-01_Police_RC-entreprise_Varlex-SA.pdf. La date écrite avec l'année en premier permet de trier les fichiers dans l'ordre du temps.
Où ranger un décompte de commissions qui concerne plusieurs clients ?
Nous conseillons un dossier par assureur et par période, parce que le décompte ne peut pas être copié dans chaque dossier client. Dans une GED, chaque ligne du décompte est en plus reliée au contrat qu'elle concerne.
Faut-il numériser les anciens contrats papier ?
Pas tous en même temps. Nous conseillons de numériser d'abord les contrats en cours. Les contrats terminés peuvent attendre, sauf s'ils ont un sinistre ouvert.
Une GED peut-elle lire un contrat d'assurance scanné ?
Oui. Les GED que nous développons lisent les PDF, les fichiers Excel et les documents scannés. Un document illisible ou douteux est placé dans une file à vérifier au lieu d'être rangé tout seul.
Combien de temps conserver une police résiliée ?
Les pièces comptables se conservent dix ans (art. 958f CO). Les créances issues d'un contrat d'assurance se prescrivent en règle générale cinq ans après le sinistre (art. 46 LCA). Ces repères sont généraux, faites valider vos durées avant de supprimer un dossier.
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