Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs dans une PME suisse ?
Une facture fournisseur paraît simple : un montant, une échéance, un paiement. Pourtant, entre l'e-mail qui l'apporte et le classement final, elle passe par une demi-douzaine de mains et d'outils. Cet article suit ce parcours, pour voir ce qui peut vraiment être confié à un logiciel.
Le parcours d'une facture, étape par étape.
Avant de parler d'automatisation, il faut voir ce qui se passe aujourd'hui. Dans la plupart des PME, une facture fournisseur suit à peu près le même chemin, avec quelques variantes selon l'organisation.
Les étapes en orange sont celles qui prennent le plus de temps et produisent le plus d'erreurs. Ce sont aussi celles où l'information passe d'un outil à l'autre à la main. C'est là que l'automatisation a le plus d'effet.
Ce qui coûte vraiment : la saisie, les relances, les erreurs.
Le coût d'une facture ne se voit pas sur la facture. Il se cache dans le temps passé autour, et dans ce qui arrive quand quelque chose se passe mal.
La ressaisie.
Chaque information lue sur un PDF puis tapée dans un logiciel prend du temps, et peut être mal recopiée.
Les relances.
Une facture qui attend une validation dort dans une boîte e-mail, et l'échéance approche.
Les doublons.
La même facture reçue deux fois, par e-mail puis par courrier, risque d'être payée deux fois.
Les erreurs d'imputation.
Un mauvais compte ou un mauvais chantier fausse les marges, et se découvre souvent à la clôture.
Les fins de mois.
Les factures arrivent par vagues, et la comptabilité est débordée au pire moment.
La recherche.
Retrouver une facture, sa validation et son paiement pour répondre à un fournisseur ou à un contrôle.
Les quatre niveaux d'automatisation.
« Automatiser les factures » peut vouloir dire des choses très différentes. Scanner les documents n'est pas les lire, et les lire n'est pas savoir où les imputer.
Automatiser le traitement des factures fournisseurs, c'est confier à un logiciel la réception, la lecture, l'imputation et la préparation de la validation et de la comptabilisation, pour que l'équipe n'ait plus qu'à contrôler et à décider.
Choisissez un niveau pour voir ce qui devient automatique, et ce qui reste à faire à la main.
Les factures arrivent toutes au même endroit et sont classées automatiquement. Tout le reste se fait encore à la main : lecture, saisie, imputation, validation, comptabilisation.
Le logiciel lit la facture et remplit les champs : fournisseur, montant, TVA, échéance. Il reste à choisir le compte, à faire valider et à comptabiliser.
Le logiciel propose aussi le compte et, par exemple, le chantier ou l'immeuble, à partir de l'historique. La personne contrôle la proposition au lieu de la chercher.
La facture part seule chez la bonne personne selon des règles de validation, puis l'écriture est transmise au logiciel de comptabilité. L'équipe ne traite plus que les cas incertains et les approbations.
Il n'est pas nécessaire de viser le niveau 4 d'emblée. Commencer par le niveau 2 ou 3 permet de gagner du temps sans tout changer d'un coup. Pour savoir quel niveau a du sens chez vous, la méthode décrite dans Comment savoir quels processus automatiser dans une PME ? s'applique très bien aux factures.
Le contexte suisse : QR-facture, conservation, données.
Automatiser des factures en Suisse, c'est composer avec quelques règles et habitudes propres au pays. Elles ne compliquent pas le projet : certaines le facilitent même.
La QR-facture
Depuis le 30 septembre 2022, les établissements financiers ne traitent plus les anciens bulletins de versement rouges et orange. La QR-facture les remplace. Son code QR réunit les informations utiles à la facturation et au paiement, qu'un logiciel peut lire directement.
Source : portail PME de la ConfédérationDix ans de conservation
Les livres et pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). La conservation électronique est possible, à condition de garantir l'intégrité des documents, de pouvoir prouver leur date d'enregistrement et de pouvoir les consulter en tout temps.
Source : portail PME de la ConfédérationDes informations sensibles
Une facture contient des noms, des adresses, des montants, parfois des coordonnées bancaires. Où elles sont lues et stockées compte, surtout si une IA intervient.
Voir aussi : Héberger les données en Suisse selon la LPDCes repères sont généraux. Pour les règles qui s'appliquent à votre comptabilité, votre fiduciaire reste la bonne interlocutrice.
Le rôle de l'IA, et ses limites.
La lecture automatique de factures a longtemps reposé, le plus souvent, sur des modèles fixes : il fallait indiquer au logiciel où se trouvait chaque information sur la facture de chaque fournisseur. Au moindre changement de mise en page, le modèle était à revoir.
L'IA lit une facture plus comme le ferait une personne : elle repère le total, la TVA ou l'échéance sans qu'on lui décrive la mise en page de chaque fournisseur. Elle peut aussi proposer une imputation, en s'appuyant sur la façon dont des factures semblables ont été traitées par le passé.
Un bon outil donne pour chaque proposition un niveau de confiance. Quand il est élevé, l'écriture peut passer directement. Quand il est plus faible, elle est mise de côté pour être vérifiée. C'est ce qui permet de faire confiance au système sans fermer les yeux.
- Un scan de mauvaise qualité reste difficile à lire.
- Un nouveau fournisseur n'a pas encore d'historique.
- Une facture inhabituelle demande toujours un regard humain.
Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez Comment l'IA peut-elle lire et classer les documents d'une PME ?
Les étapes d'un projet d'automatisation des factures.
Un projet réussi ne commence pas par l'installation d'un outil. Voici la démarche que nous conseillons, de la première observation à la mise en service.
- 1
Observer un mois de factures.
Combien arrivent, par quel canal, sous quelle forme, avec quelles exceptions. Les cas particuliers comptent autant que les cas habituels.
- 2
Clarifier les règles de validation.
Qui valide quoi, à partir de quel montant, et qui remplace qui en cas d'absence. Ces règles existent souvent dans les têtes, rarement sur le papier.
- 3
Tester sur de vraies factures.
Un prototype construit sur vos documents montre vite ce qui se lit bien et ce qui résiste. Nous l'expliquons dans Pourquoi faire un prototype avant de développer un logiciel ?
- 4
Faire tourner en parallèle.
Pendant un temps, le système traite les factures en même temps que l'équipe. On compare les résultats avant de lui confier quoi que ce soit.
- 5
Mettre en service progressivement.
D'abord les fournisseurs habituels, où la confiance est élevée. Les cas plus délicats suivent, à mesure que l'historique s'enrichit.
Un cas réel : 50'000 factures par an.
Pour une régie immobilière romande, nous avons automatisé le traitement des factures fournisseurs, de la réception à l'imputation.
Le système récupère les factures dans la boîte e-mail de la comptabilité, les lit, en extrait les informations utiles, puis propose le compte et l'immeuble à imputer en s'appuyant sur l'historique comptable.
- Le rôle du comptable passe de la saisie à la vérification.
- Un même fournisseur est reconnu malgré de petites différences d'écriture, ce qui évite les doublons.
- Les règles de validation prévoient des seuils selon les montants, et des remplaçants.
- Le système s'ajoute à l'existant, sans changer le logiciel comptable en place.
- Tout est hébergé en Suisse.
Comment Futurdigital automatise vos factures.
Votre équipe ne saisit plus les factures. Elle les vérifie.
Nous ne vendons pas un logiciel de factures tout fait. Nous construisons l'outil autour de votre façon de travailler, de vos règles de validation et de votre logiciel de comptabilité actuel.
- Un audit de quatre heures sur place pour comprendre le parcours réel de vos factures.
- Un prototype en cinq jours, construit sur vos propres factures.
- Un outil qui peut s'ajouter à votre logiciel de comptabilité, sans le remplacer.
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, avec des modèles d'IA open source hébergés en Suisse.
- Le code source et la documentation vous sont remis en fin de projet.
Tout commence par notre audit de processus. Pour savoir ce que représente un projet, lisez Combien coûte un logiciel sur-mesure pour une PME en Suisse ?
Vos factures prennent trop de temps ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, hébergés en Suisse. Montrez-nous comment vos factures circulent aujourd'hui : nous vous disons ce qui peut être automatisé.
30 minutes, sans engagement.Questions fréquentes.
Peut-on automatiser entièrement le traitement des factures fournisseurs ?
En grande partie. La réception, la lecture, l'imputation et la transmission à la comptabilité peuvent être automatisées. Les approbations et les cas incertains restent entre les mains de l'équipe, qui contrôle au lieu de saisir.
L'IA peut-elle lire des factures en PDF ou scannées ?
Oui. L'IA lit les factures en PDF et la plupart des documents scannés, quelle que soit leur mise en page. Un scan de mauvaise qualité ou une facture inhabituelle demande toutefois une vérification humaine.
Faut-il changer de logiciel de comptabilité pour automatiser les factures ?
Pas forcément. Un outil sur-mesure peut s'ajouter au logiciel de comptabilité existant et lui transmettre les écritures, sans le remplacer.
Combien de temps faut-il conserver les factures en Suisse ?
Les livres et pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). La conservation électronique est possible si l'intégrité des documents, leur date d'enregistrement et leur consultation en tout temps sont garanties.
Comment Futurdigital automatise-t-elle les factures fournisseurs ?
Par un audit sur place, un prototype construit en cinq jours sur vos factures, puis un outil sur-mesure qui lit, impute et prépare la validation, hébergé en Suisse chez Infomaniak.
Pour aller plus loin.
L'étude de cas
50'000 factures fournisseurs par an, automatisées.
Lire →Quels processus automatiser
Les signes qui ne trompent pas, et une grille pour choisir.
Lire →Héberger les données en Suisse
Ce que dit la LPD, et les flux qu'on oublie.
Lire →Pourquoi faire un prototype
Tester la solution sur vos vraies factures.
Lire →L'audit de processus
Quatre heures sur place pour trouver le vrai problème.
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