Un logiciel GED
pour votre fiduciaire.
Vos clients vous envoient leurs pièces comme ils peuvent. La GED les range dans le bon dossier avant que quelqu'un ait besoin de les ouvrir.
Les pièces arrivent en vrac. La saison fiscale, elle, n'attend pas.
Un client envoie ses factures par e-mail. Un autre passe déposer un classeur. Un troisième transfère des photos prises avec son téléphone.
Avant de pouvoir commencer le travail, quelqu'un doit ouvrir chaque pièce. Il faut trouver à quel client elle appartient, à quel exercice, puis la ranger au bon endroit.
Nous développons des GED qui font ce tri à la place de vos collaborateurs. Ils retrouvent des dossiers complets et se concentrent sur la comptabilité et le conseil.
Qu'est-ce qu'une GED pour fiduciaire ?
Une GED pour fiduciaire est un logiciel de gestion électronique des documents conçu pour les pièces comptables et fiscales des clients d'un cabinet. Il centralise les documents reçus, les rattache au bon client et au bon exercice, puis les classe selon le plan de classement du cabinet.
Avec l'intelligence artificielle, la GED lit chaque pièce, reconnaît son type (facture fournisseur, facture client, relevé bancaire, ticket, certificat de salaire) et la range sans saisie manuelle. Les pièces dont elle n'est pas sûre attendent la validation d'un collaborateur.
Une GED sur-mesure reprend vos catégories, votre arborescence et vos outils existants, comme votre logiciel comptable ou votre SharePoint.
De la pièce du client au bon dossier.
Peu importe comment le client l'envoie. Chaque pièce suit le même chemin.
1. Lecture de la pièce
L'IA lit la pièce, même photographiée de travers, et repère les informations utiles.
Votre plan de classement, appliqué à chaque pièce.
Chaque cabinet a ses habitudes. Certains classent par client puis par exercice, d'autres par mandat. La GED reprend votre arborescence et vos catégories telles qu'elles sont.
Les nouvelles pièces se rangent à côté des anciennes. Vos collaborateurs ne changent pas leurs repères.
Vous voyez les pièces qui manquent avant d'ouvrir le dossier.
Pour chaque dossier, la GED compare les pièces reçues à la liste attendue. Le collaborateur sait ce qu'il reste à demander au client, sans parcourir le dossier.
La liste des pièces attendues se définit avec vous, par type de mandat.
Votre logiciel comptable reste en place.
La GED s'occupe des pièces. La comptabilité continue dans l'outil que vous utilisez déjà.
Les écritures restent où elles sont
La GED ne remplace pas votre logiciel comptable. Elle prépare des dossiers complets et bien rangés pour la saisie.
Votre stockage actuel est conservé
Les pièces peuvent être classées directement dans votre SharePoint ou votre serveur, selon l'arborescence du cabinet.
Ce que vos outils permettent vraiment
Quand votre logiciel accepte des imports, les données lues sur les pièces peuvent lui être transmises. On le vérifie ensemble pendant l'audit.
Chez Ratios Conseils, une pièce est classée en 8 secondes.
Ce cabinet fiduciaire neuchâtelois recevait entre 500 et 1'000 documents par mois, par e-mail, par courrier et en main propre. Nous avons construit un portail client et une IA qui classe chaque pièce dans SharePoint, par client, par année et par catégorie.
Les 20 à 40 heures gagnées chaque mois sont parties vers le conseil.
Lire la réalisation Ratios Conseils →| Mesure | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps par document | 3 à 5 min | 8 s −97% |
| Documents par heure | 20 | 900 ×45 |
| Erreurs de classement | ~5% | <1% |
Vos clients vous confient tout. Leurs pièces restent en Suisse.
Salaires, comptes bancaires, situations familiales : une fiduciaire traite ce que ses clients ont de plus privé. Vous devez savoir où ces documents vont.
IA souveraine
Des modèles d'IA hébergés en Suisse sont possibles, pour qu'aucune pièce client ne quitte le pays.
Hébergement à Genève
Infrastructure Infomaniak, conforme à la LPD et au RGPD.
Dossiers cloisonnés
Chaque client ne voit que ses pièces. Chaque collaborateur, que ses mandats.
Archivage sur 10 ans
Les pièces restent conservées et consultables sur la durée prévue par le Code des obligations.
On avance au rythme de vos saisons.
Lancer un projet en pleine période fiscale, c'est le condamner. On cale chaque étape sur votre calendrier.
On en parle
Vous nous montrez comment les pièces de vos clients arrivent aujourd'hui.
Audit sur place
Avec les associés et les collaborateurs. On relève vos catégories, votre arborescence et vos outils.
Prototype
Une version testable, construite sur un lot de vraies pièces de vos clients. Vos collaborateurs l'essaient avant le développement.
Mise en service
Livrée par étapes et en place avant votre prochaine période chargée. Le code et les données vous appartiennent.
Audit et prototype sont déduits à 100% du projet. La date de mise en production est fixée dès le cadrage.
Découvrir notre approche en détail →Discutons de votre projet.
Dites-nous comment vos clients vous transmettent leurs pièces.
Nous vous montrons ce qu'une GED sur-mesure changerait au cabinet.
Ce que nous développons aussi pour les fiduciaires.
Portail client pour fiduciaire
Vos clients déposent leurs pièces et suivent leurs dossiers en ligne.
Découvrir →CRM pour fiduciaire
Mandats, échéances et relances clients réunis au même endroit.
Découvrir →ERP pour fiduciaire
Du temps saisi à l'honoraire encaissé, dans un seul outil.
Découvrir →Logiciel GED
La gestion documentaire sur-mesure, pour tous les métiers.
Découvrir →Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'une GED pour fiduciaire ?
C'est un logiciel de gestion électronique des documents conçu pour les pièces comptables et fiscales des clients d'un cabinet. Il rattache chaque pièce au bon client et au bon exercice, puis la classe selon le plan de classement du cabinet. Avec l'IA, ce tri se fait sans saisie manuelle.
Comment une fiduciaire peut-elle classer automatiquement les pièces de ses clients ?
Les pièces arrivent par un portail client, une adresse e-mail dédiée ou le scanner du cabinet. L'IA lit chaque document, identifie le client, l'exercice et la catégorie (créanciers, débiteurs, banque, tickets), puis l'archive dans le bon dossier. Les pièces incertaines sont soumises à un collaborateur.
Est-ce que ça remplace Abacus, Crésus, Winbiz ou bexio ?
Non. La GED gère les pièces, votre logiciel comptable garde les écritures. Quand il accepte des imports, les données lues sur les pièces peuvent lui être transmises. Ce point est vérifié avec vous pendant l'audit.
Nos clients envoient des photos de mauvaise qualité. Est-ce que ça fonctionne ?
Oui, la lecture fonctionne aussi sur des photos et des scans. Quand une pièce est illisible ou que la GED n'est pas sûre de son classement, elle ne la range pas seule : elle la place dans une file « à vérifier » pour un collaborateur.
Peut-on garder notre SharePoint ou notre serveur ?
Oui. La GED peut classer les pièces directement dans votre stockage actuel, dans un dossier par client, par exercice et par catégorie.
Combien de temps faut-il conserver les pièces comptables de nos clients ?
Selon le Code des obligations (art. 958f CO), les livres comptables et les pièces justificatives se conservent 10 ans. La conservation électronique est admise si l'intégrité et la lisibilité des documents sont garanties, comme le précise l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Où sont hébergées les pièces de nos clients ?
Chez Infomaniak, à Genève, en conformité avec la LPD et le RGPD. Pour les pièces les plus sensibles, des modèles d'IA hébergés en Suisse peuvent être utilisés, afin qu'aucun document ne quitte le pays.
Nous sommes en pleine période fiscale. C'est le mauvais moment ?
C'est le bon moment pour en parler, pas pour déployer. L'audit et le prototype peuvent se faire en dehors des pics, et la mise en service est planifiée pour être en place avant votre prochaine période chargée.
Travaillez-vous déjà avec des fiduciaires romandes ?
Oui. Pour Ratios Conseils, fiduciaire neuchâteloise, nous avons développé un portail client et une IA qui classe les pièces comptables. Le temps de traitement est passé de 3 à 5 minutes à 8 secondes par document.
Combien coûte une GED pour fiduciaire ?
Le budget dépend du nombre de catégories, du volume de pièces et des outils à connecter. Il est défini à l'issue de l'audit et cadré dès le départ, sans licence par utilisateur. Le code source vous est remis en fin de projet.