Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un portail client pour une fiduciaire ?
Un espace en ligne à votre marque où chacun de vos clients dispose de son propre accès. Il y dépose ses pièces, retrouve ses bilans, décomptes et fiches de salaire, voit où en est son dossier et ce que vous attendez encore de lui. Ce qui passait par des e-mails et des appels y trouve un endroit, et la plupart de ces sollicitations n'exigent plus votre intervention.
En quoi c'est différent d'un dossier partagé ?
Un dossier partagé reçoit des fichiers ; quelqu'un doit ensuite les ouvrir, comprendre ce que c'est et les déplacer. Il ne dit pas non plus où en est un dossier, ne trace pas les demandes et ne répond à aucune question. Un portail sur-mesure range la pièce à sa place, montre l'avancement au client, garde le fil des échanges, et sépare les clients de façon étanche.
Nos clients vont-ils vraiment s'en servir ?
C'est la bonne question, et la réponse tient à deux choses. D'abord la simplicité : déposer ou consulter doit demander moins d'effort qu'écrire un e-mail, notamment depuis un téléphone. Ensuite le fait de ne forcer personne, pour les clients attachés à l'e-mail, une adresse dédiée alimente le même circuit sans qu'ils changent d'habitude. Le portail se remplit progressivement, en commençant par ceux qui vous sollicitent le plus.
L'assistant peut-il donner un conseil à notre place ?
Non, et c'est cadré à la construction. Il répond aux questions factuelles et récurrentes : quels documents fournir, ce que contient un décompte, où trouver un document. Dès qu'une question touche à un arbitrage fiscal ou à une situation particulière, il ne tranche pas, il ouvre une demande et vous la transmet. Vous définissez vous-même la limite entre les deux.
Est-ce que ça remplace notre système de classement ?
Non. Vos dossiers restent où ils sont, dans l'arborescence que votre équipe connaît, et le portail y verse les pièces à la bonne place. Rien à migrer, aucune nouvelle habitude pour ceux qui travaillent déjà avec votre système. C'est un point d'entrée qui s'ajoute, pas un système qui se substitue.
Que se passe-t-il si un document n'est pas reconnu ?
Il n'est pas rangé au hasard. Une pièce illisible ou ambiguë part dans une file à vérifier, et un collaborateur tranche. Le détail est présenté sur notre page GED fiduciaire.
Où vont les documents de nos clients ?
Ils restent en Suisse, sur une infrastructure Infomaniak à Genève, et rejoignent ensuite votre propre système de classement. Les modèles qui les lisent sont hébergés en Suisse : aucune pièce ne transite par un service étranger. Chaque mouvement est consigné, de la réception au rangement.
Travaillez-vous déjà avec des fiduciaires romandes ?
Oui. Des cabinets fiduciaires romands utilisent un portail que nous avons développé pour recevoir les pièces de leurs clients et répondre à leurs questions courantes. Nos réalisations sont publiées sur notre site, et nous en parlons volontiers en rendez-vous.