Une fiduciaire neuchâteloise qui mise sur la digitalisation.
Fondée en 2017 par Stefano Maglie et ses associés, Ratios Conseils est un cabinet fiduciaire basé à Neuchâtel, après avoir débuté son activité à Lausanne. La société accompagne aujourd'hui une cinquantaine de clients actifs sur l'ensemble des prestations comptables, fiscales et de conseil : tenue de comptabilité, optimisation analytique, déclarations et support aux PME.
À la différence d'une fiduciaire classique, Ratios Conseils a inscrit dans ses statuts la commercialisation de licences, de logiciels et de produits informatiques. Une orientation revendiquée : moderniser le métier, sortir des écritures manuelles, offrir aux clients une expérience à la hauteur des standards numériques actuels. C'est dans ce cadre que la digitalisation du flux documentaire a été engagée.
500 à 1'000 documents par mois. Tous classés à la main.
Le cabinet recevait ses documents par tous les canaux possibles : emails, courriers, remises en main propre, échanges informels. Une cinquantaine de clients actifs, 500 à 1'000 documents mensuels, chacun à identifier, à rattacher au bon dossier, à classer dans la bonne année, dans la bonne catégorie SharePoint. Trois à cinq minutes par document, en moyenne, multipliées par le volume, soit entre 20 et 40 heures de classement manuel par mois.
Au-delà du temps perdu, le manque d'un portail self-service posait problème : les clients envoyaient leurs documents par email, sans structure, sans traçabilité claire de qui avait déposé quoi et quand. Et la qualification manuelle des documents générait inévitablement des erreurs de classement : mauvais dossier, mauvaise année, catégorie approximative.
Un portail client et un pipeline IA, en parallèle.
Nous avons développé une architecture en deux composants complémentaires. D'un côté, un portail client multi-tenant que les clients du cabinet utilisent au quotidien pour déposer leurs documents. De l'autre, un pipeline IA qui prend le relais automatiquement dès qu'un document arrive, l'analyse, le classifie et l'archive au bon endroit dans SharePoint.
Côté portail, les clients disposent d'un espace personnel sécurisé (login + 2FA SMS optionnel) où ils déposent leurs documents en drag & drop. Ils peuvent enrichir chaque dépôt avec des métadonnées (type de dépense, numéro de projet, méthode de paiement) qui faciliteront le traitement comptable. Pour le cabinet, une interface admin permet de gérer les organisations, les utilisateurs, et de superviser l'ensemble des dépôts.
Côté pipeline IA, chaque document déposé déclenche automatiquement un webhook. Le système convertit le fichier en PDF si nécessaire (images, HEIC), extrait le texte par OCR Azure Document Intelligence, puis interroge GPT-4 pour classifier le document parmi 4 catégories (Créanciers, Débiteurs, Banque, Tickets) avec un score de confiance. Si la confiance est inférieure à 60%, le document est routé vers une catégorie « À traiter » pour vérification humaine. Sinon, il est archivé directement dans SharePoint, dans le bon dossier client / année / catégorie.
Une architecture pensée pour la traçabilité.
Le projet a été construit autour d'une exigence centrale : la traçabilité complète du parcours d'un document, de son dépôt à son archivage final. Chaque étape est loguée, chaque action attribuée, chaque erreur tracée. En cas de doute sur un classement, il est possible de remonter jusqu'à la source du document et à la décision prise par l'IA.
Audit des flux documentaires, définition des 4 catégories de classement, architecture cible.
Développement frontend React, authentification, dashboard, upload, admin panel.
OCR Azure, classification GPT-4, routage SharePoint, gestion des collisions.
Tests utilisateurs, formation, déploiement progressif, monitoring.
De 3 à 5 minutes à 8 secondes par document.
Le système traite en moyenne un document en 8 secondes, depuis sa réception jusqu'à son archivage dans SharePoint. Un gain de productivité de 97% par rapport au classement manuel (3 à 5 minutes auparavant). La capacité de traitement passe de 20 documents par heure à 900, soit une multiplication par 45 sans effort humain supplémentaire.
Au-delà du temps, c'est la qualité qui change. Le taux d'erreur de classement, estimé autour de 5% en manuel, descend sous la barre des 1%. La classification IA atteint en moyenne 88% de confiance, et les documents ambigus (sous 60%) sont automatiquement routés vers une catégorie de vérification humaine. Pas d'erreur silencieuse, pas de document mal classé qui resurgit trois mois plus tard.
Pour les clients de Ratios Conseils, le portail est désormais accessible 24/7. Ils déposent leurs documents quand ils veulent, voient en temps réel ce qu'ils ont envoyé, et savent que le traitement est immédiat. Pour le cabinet, les 20 à 40 heures mensuelles autrefois consacrées au classement sont réallouées sur le conseil et l'expertise, là où la valeur ajoutée se crée vraiment.