Comment un logiciel de fiduciaire protège-t-il les données des clients ?

Un logiciel de fiduciaire protège les données des clients par trois choix : l'endroit où elles sont hébergées, les personnes qui peuvent les voir et ce qu'elles deviennent à la fin d'une collaboration. Chez Futurdigital, les pièces restent en Suisse chez Infomaniak, chaque client a son dossier cloisonné et nous ne gardons aucune donnée quand une collaboration s'arrête.

Cet article décrit comment nous construisons nos logiciels pour les fiduciaires. Il ne remplace pas un avis juridique sur vos obligations.

Le parcours d'une pièce, de l'envoi à l'archivage.

Une pièce comptable passe par cinq étapes dans les logiciels que nous développons pour les fiduciaires. À chacune, elle reste en Suisse et seules les bonnes personnes la voient.

Le client dépose la pièce.

Votre client envoie ses pièces depuis son espace sur le portail client, par exemple en photo depuis son téléphone. Chaque pièce arrive directement dans l'espace de ce client.

Où est la pièce: Sur nos serveurs chez Infomaniak, en Suisse.
Qui la voit: Le client et votre fiduciaire.

L'IA lit la pièce.

Le logiciel lit le document et en tire les informations utiles{NB}: le type de pièce, la date et le client concerné. Pour les entreprises soumises à la LPD, nous utilisons des modèles d'IA open source hébergés chez Infomaniak.

Où est la pièce: La lecture se fait en Suisse. La pièce n'est pas envoyée à un service d'IA à l'étranger.
Qui la voit: Personne{NB}: la lecture est automatique.

La pièce est rangée dans le bon dossier.

Elle rejoint le dossier du client et le bon exercice. Si la lecture laisse un doute, la pièce passe dans une file à vérifier au lieu d'être rangée toute seule.

Où est la pièce: Dans le dossier cloisonné du client.
Qui la voit: Votre équipe, qui valide les pièces douteuses.

Votre équipe et le client la retrouvent.

Vos collaborateurs retrouvent la pièce par une recherche, sans ouvrir dix dossiers. Le client, lui, ne voit que son propre espace sur le portail.

Où est la pièce: Toujours chez Infomaniak, en Suisse.
Qui la voit: Vos collaborateurs et le client, chacun dans son espace.

La pièce est archivée.

Nos GED prévoient un archivage sur dix ans, la durée de conservation des pièces comptables (art. 958f CO). Pour les autres données personnelles, la loi sur la protection des données demande de ne pas les garder plus longtemps que nécessaire (art. 6 LPD).

Où est la pièce: Dans l'archive du client, en Suisse.
Qui la voit: Les personnes de votre fiduciaire qui ont accès au dossier.

Où restent les données de vos clients ?

Une fiduciaire reçoit des relevés bancaires, des certificats de salaire et des déclarations d'impôt. Nous conseillons de savoir précisément où ces documents sont stockés. Dans les logiciels que nous développons pour les fiduciaires, ils restent en Suisse, du dépôt jusqu'à l'archive.

L'hébergement

Les données et les documents de vos clients sont hébergés chez Infomaniak, en Suisse.

Les sauvegardes

Les sauvegardes sont faites chez Infomaniak, elles aussi en Suisse.

La lecture par l'IA

Pour les entreprises soumises à la LPD, les modèles d'IA sont open source et hébergés chez Infomaniak.

Qui peut voir un dossier client ?

Dans nos logiciels, chaque client de la fiduciaire a son propre dossier, cloisonné. Une pièce rangée chez un client n'apparaît jamais dans le dossier d'un autre. Sur le portail, chaque client ne voit que son espace et ses documents.

Chez Futurdigital, seule notre équipe interne travaille sur vos projets. La plupart de nos projets sont couverts par un accord de confidentialité.

Nous développons des GED qui rangent chaque pièce dans le dossier cloisonné du bon client.

Voir la GED pour fiduciaire

Ce que l'IA fait, et ce qu'elle ne fait pas.

L'IA fait gagner du temps sur le tri des pièces. Elle ne prend pas de décision à la place de votre équipe.

Ce qu'elle fait

Elle lit les PDF, les scans et les photos de pièces.
Elle propose un client, un exercice et une catégorie.
Elle signale une pièce qu'elle n'arrive pas à lire avec certitude.

Ce qu'elle ne fait pas

Elle ne publie rien sans la validation de votre équipe.
Elle n'envoie pas vos pièces à un service d'IA à l'étranger.
Elle ne remplace pas le jugement de vos collaborateurs.

Quand une collaboration s'arrête, nous ne gardons rien.

Si une fiduciaire arrête de travailler avec nous, nous lui remettons le code de la solution et toute la documentation. Nous ne gardons aucune donnée de ses clients. Le logiciel reste le sien.

Ce que vous recevezLe code de la solutionToute la documentation

Ce que nous gardonsAucune donnée

La protection des données ne dépend pas que du logiciel.

Un logiciel bien construit aide une fiduciaire à protéger les données de ses clients. Il ne suffit pas à lui seul. La façon dont vous informez vos clients, vos contrats et votre organisation comptent aussi.

Pour vos obligations, nous vous conseillons d'en parler à votre juriste ou de consulter le site du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

Un logiciel pour votre fiduciaire, hébergé en Suisse.

Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des GED et des portails clients pour les fiduciaires. Ils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak.

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30 minutes, sans engagement.

Questions fréquentes.

Où sont hébergées les pièces de nos clients ?

Chez Infomaniak, en Suisse. Les sauvegardes y sont aussi faites, et les modèles d'IA que nous utilisons pour les entreprises soumises à la LPD y sont hébergés.

L'IA envoie-t-elle nos documents à l'étranger ?

Non. Pour les entreprises soumises à la LPD, nous utilisons des modèles d'IA open source hébergés chez Infomaniak. La lecture des pièces se fait donc en Suisse.

Qui chez Futurdigital peut accéder à nos dossiers ?

Seule notre équipe interne travaille sur vos projets. La plupart de nos projets sont couverts par un accord de confidentialité.

Que deviennent nos données si nous arrêtons de travailler avec vous ?

Nous vous remettons le code de la solution et toute la documentation. Nous ne gardons aucune donnée.

Un logiciel peut-il rendre une fiduciaire conforme à la LPD ou au RGPD ?

Pas à lui seul. Nous construisons nos logiciels pour respecter la LPD et le RGPD, avec un hébergement en Suisse et des dossiers cloisonnés. La conformité dépend aussi de votre organisation et de la façon dont vous informez vos clients. Pour vos obligations, parlez-en à votre juriste.