Faut-il faire développer un logiciel de gestion de stock sur-mesure ?
Un article qui manque au moment de partir sur un chantier, un inventaire qui ne correspond jamais au tableur, du matériel commandé alors qu'il dormait au dépôt : c'est souvent là qu'on se met à chercher un logiciel de gestion de stock. Cet article vous aide à savoir s'il vous faut un tableur mieux tenu, un logiciel standard ou un outil sur-mesure, et comment le faire créer.
Les signes que votre stock vous échappe.
Un stock mal suivi coûte rarement d'un seul coup. Il coûte un peu chaque semaine : un aller-retour au fournisseur, une commande en double, une heure passée à chercher une pièce. Si vous reconnaissez plusieurs de ces situations, votre façon de suivre le stock ne suit plus votre activité.
Des ruptures au mauvais moment
On découvre qu'un article manque au moment de partir chez un client ou de lancer une fabrication.
Des commandes en double
Faute de savoir ce qui reste, on recommande du matériel qui dormait déjà au dépôt ou dans un véhicule.
Un inventaire qui ne colle jamais
Chaque comptage révèle des écarts avec le tableur, sans qu'on sache d'où ils viennent.
Des sorties notées après coup
Le matériel part sur le terrain, et la sortie est saisie plus tard, ou jamais.
Du stock éparpillé
Un dépôt, des véhicules, des chantiers : personne n'a une vue d'ensemble de ce qui se trouve où.
Un suivi qui dépend d'une personne
Une seule personne sait ce qu'il faut commander, et quand. En son absence, les commandes attendent.
Les questions qu'on se pose avant de changer
- Un tableur ne suffit-il pas ?
- Pour un petit stock, à un seul endroit, géré par une seule personne, souvent oui. Il atteint ses limites quand plusieurs personnes sortent du matériel ou quand le stock est réparti sur plusieurs lieux.
- Faut-il un logiciel à part ou un module de l'outil existant ?
- Si vos devis, vos commandes et vos factures sont déjà dans un outil, le stock gagne à y être relié. Un logiciel de stock isolé crée une saisie de plus.
- Mes équipes l'utiliseront-elles vraiment ?
- Elles l'utiliseront si noter une sortie prend quelques secondes, sur le téléphone, au moment où le matériel part. C'est le premier point à vérifier.
Ce qu'un logiciel de gestion de stock doit faire.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de stock ?
Un logiciel de gestion de stock enregistre chaque entrée et chaque sortie de marchandise, pour connaître à tout moment ce qui est disponible, où et en quelle quantité. Il prévient quand un article passe sous son seuil et prépare les commandes aux fournisseurs.
Un logiciel de gestion de stock sur-mesure fait la même chose, mais autour de vos articles, de vos lieux de stockage et de vos étapes. Il se relie à vos devis, à vos commandes et à votre facturation.
Que l'outil soit standard ou développé pour vous, ces six fonctions forment la base. Nous conseillons de vérifier que chacune correspond à votre façon de travailler.
Le catalogue d'articles
Chaque article avec sa référence, son unité, son fournisseur et son prix d'achat.
Les entrées et les sorties
Chaque mouvement noté au moment où il a lieu, idéalement en scannant un code avec le téléphone.
Les lieux de stockage
Dépôts, étagères, véhicules ou chantiers : le stock est suivi là où il se trouve vraiment.
Les seuils et les commandes
Une alerte quand un article passe sous son seuil, et une commande fournisseur prête à valider.
L'inventaire
Un comptage guidé sur le téléphone, et les écarts visibles tout de suite.
La traçabilité
Les numéros de lot, de série ou les dates de péremption, quand votre métier l'exige.
Logiciel de stock standard ou sur-mesure.
Les deux approches ont leur place. Un logiciel standard convient bien quand votre stock fonctionne comme celui de la plupart des entreprises. Le sur-mesure se justifie quand le stock est lié à votre façon de travailler, à vos chantiers ou à vos dossiers.
Un logiciel standard suffit quand
- Votre stock est à un seul endroit.
- Les articles entrent et sortent sans être liés à un client ou à un chantier.
- Vous n'avez pas besoin de le relier à d'autres outils.
- Ses écrans conviennent à vos équipes sans adaptation.
Le sur-mesure se justifie quand
- Le matériel est réservé ou sorti pour un chantier, un dossier ou un client précis.
- Le stock est réparti entre dépôts, véhicules et chantiers.
- Les devis et les factures doivent tenir compte de ce qui est disponible ou consommé.
- Vos équipes doivent noter les sorties sur le terrain, en quelques secondes.
Pour aller plus loin sur ce choix, lisez Logiciel sur-mesure ou logiciel standard : comment choisir ?
Faites le point en six questions.
Répondez par oui ou par non. Le résultat vous oriente vers la solution la plus simple qui couvre votre besoin.
Votre stock est-il réparti sur plusieurs lieux : dépôts, véhicules ou chantiers ?
Le matériel sort-il pour un client, un chantier ou un dossier précis ?
Plusieurs personnes sortent-elles du matériel chaque jour ?
Avez-vous déjà manqué un article au moment d'en avoir besoin ?
Devez-vous suivre des numéros de lot, de série ou des dates de péremption ?
Vos devis ou vos factures devraient-ils tenir compte du stock ?
0 sur 6 Répondez aux six questions pour voir le résultat.
Un tableur bien tenu peut suffire.
Votre stock reste simple. Un fichier unique, avec une personne responsable des mises à jour, couvre sans doute votre besoin pour l'instant.
Un logiciel de stock standard est à étudier.
Votre stock demande un vrai outil. Vérifiez qu'un logiciel existant couvre vos lieux de stockage et que vos équipes peuvent noter les sorties facilement.
Un outil sur-mesure, relié au reste, vaut la peine d'être étudié.
Votre stock est lié à vos chantiers, à vos dossiers ou à votre facturation. Un audit permet de voir comment le relier à vos outils, et par quoi commencer.
Les étapes pour faire créer votre logiciel de stock.
Créer un logiciel de gestion de stock ne commence pas par le code. Ces cinq étapes sont celles que nous suivons, et que nous conseillons de demander à tout prestataire.
- 1
Observer comment le stock circule
Qui sort le matériel, quand, et où la sortie est notée aujourd'hui. Chez Futurdigital, c'est le rôle de l'audit de 4 heures sur place.
- 2
Mettre de l'ordre dans les articles
Une référence par article, des unités claires, des doublons supprimés. C'est le travail le plus utile, et il profite même si rien n'est développé ensuite.
- 3
Tester sur vos vrais articles
Un prototype construit en cinq jours sur votre catalogue montre si noter une sortie est assez simple pour vos équipes.
- 4
Reprendre le stock existant
Un inventaire de départ, compté avec l'outil, sert de point zéro fiable.
- 5
Mettre en service par étapes
Un dépôt ou une équipe d'abord, puis les autres. Un livrable testable arrive en général chaque semaine, et vos retours sont repris en cours de route.
Relier le stock au reste de l'entreprise.
Un stock prend toute sa valeur quand il est relié aux autres étapes : le devis réserve le matériel, la commande fournisseur part quand le seuil est atteint, la facture reprend ce qui a été consommé, et la comptabilité reçoit les écritures sans recopie.
C'est pour cela que nous construisons souvent la gestion de stock comme un module d'un ERP sur-mesure, plutôt que comme un logiciel isolé. Votre logiciel de comptabilité reste en place et reçoit les informations validées. Pour le choisir, lisez Comment choisir un ERP pour sa PME en Suisse ?
Futurdigital est une agence de logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande. Nos outils sont développés par notre équipe interne, hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source vous est remis en fin de projet.
Pour repérer les autres processus à automatiser, lisez Comment savoir quels processus automatiser dans une PME ? Pour les devis et la facturation, lisez Quel logiciel de gestion commerciale pour votre PME ?
Votre stock mérite mieux qu'un tableur ?
Montrez-nous comment le matériel circule chez vous : nous vous disons s'il faut un outil, lequel, et par où commencer. Voir notre ERP sur-mesure.
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement.Questions fréquentes.
Comment créer un logiciel de gestion de stock sur mesure ?
Commencez par observer comment le matériel circule, puis mettez de l'ordre dans vos articles. Un prestataire construit ensuite un prototype sur votre catalogue, avant de livrer l'outil par étapes. Chez Futurdigital, un audit de 4 heures sur place et un prototype en cinq jours précèdent le développement.
Quand faut-il un logiciel de gestion de stock ?
Quand le stock est réparti sur plusieurs lieux, que plusieurs personnes sortent du matériel chaque jour, ou que les ruptures et les commandes en double se répètent. Pour un petit stock à un seul endroit, un tableur bien tenu peut suffire.
Un logiciel de stock peut-il fonctionner sur téléphone ?
Oui. Les sorties et les inventaires se notent sur le téléphone, souvent en scannant un code avec l'appareil photo. C'est ce qui permet de noter un mouvement au moment où il a lieu.
Peut-on relier la gestion de stock aux devis et à la facturation ?
Oui, c'est souvent là que le sur-mesure apporte le plus. Le devis réserve le matériel, la facture reprend ce qui a été consommé, et la comptabilité reçoit les écritures sans recopie.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un logiciel de stock ?
Chez Futurdigital, les projets les plus simples sont en production à partir de six semaines. Un prototype peut être testé en cinq jours après l'audit, et un livrable testable arrive en général chaque semaine.
Qui développe des logiciels de gestion de stock sur-mesure en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des modules de gestion de stock reliés à un ERP. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client.
Pour aller plus loin.
ERP sur-mesure
Le stock, les devis et la facturation dans un seul outil.
Découvrir →Créer une application
Web ou mobile, et ce qu'il faut préparer.
Lire →Pourquoi un prototype
Tester l'outil sur vos articles avant de développer.
Lire →Choisir une agence
Huit critères et les questions à poser.
Lire →Notre approche
Audit, prototype, sprints et maintenance.
Découvrir →Nos réalisations
Les logiciels que nous avons livrés à des PME romandes.
Lire →