Quel logiciel de gestion commerciale pour votre PME ?
Des devis refaits à la main à partir d'un ancien modèle, des offres que personne ne relance, une commande ressaisie pour faire la facture : c'est là que se pose la question d'un logiciel de gestion commerciale. Cet article explique ce qu'il doit couvrir, en quoi il diffère d'un CRM ou d'un ERP, et quand un outil sur-mesure se justifie.
Les signes que votre gestion commerciale coince.
La gestion commerciale, c'est tout ce qui se passe entre la demande d'un client et le paiement de sa facture. Quand elle est éparpillée entre un traitement de texte, des tableurs et la messagerie, les mêmes problèmes reviennent chaque semaine.
Des devis refaits à la main
On repart d'un ancien devis, on corrige les prix un par un, et une ligne de l'ancien client reste parfois dans le nouveau.
Des prix qui ne sont plus à jour
La liste de prix vit dans un fichier à part. Chacun n'a pas forcément la dernière version.
Des offres que personne ne relance
Une fois le devis envoyé, le suivi dépend de la mémoire de quelqu'un. Certaines offres se perdent sans réponse.
Une commande ressaisie pour la facture
Le devis accepté est recopié dans la facture, puis dans la comptabilité. Chaque recopie est une erreur possible.
Des factures envoyées en retard
Le travail est terminé, mais l'information n'arrive pas au bureau. La facture attend, et la trésorerie aussi.
Aucune vue sur ce qui est en cours
Combien d'offres sont ouvertes ? Qu'est-ce qui reste à facturer ? Répondre demande de rassembler plusieurs fichiers.
Les questions qu'on se pose avant de choisir
- Un CRM ne ferait-il pas la même chose ?
- Pas tout à fait. Un CRM suit la relation et les opportunités. La gestion commerciale produit les devis, les commandes et les factures. La section sur la différence vous aide à savoir lequel vous manque.
- Faut-il changer de logiciel de comptabilité ?
- Non. Le logiciel de gestion commerciale lui envoie les factures et les paiements, et votre fiduciaire continue de travailler comme avant.
- Peut-on commencer par les devis seulement ?
- Oui. Nous conseillons souvent de commencer par les devis et les relances, puis d'ajouter la facturation quand le premier module fonctionne.
Ce qu'un logiciel de gestion commerciale couvre.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion commerciale ?
Un logiciel de gestion commerciale gère la chaîne de vente d'une entreprise, du devis à l'encaissement : catalogue et prix, devis, commandes, bons de livraison, factures et relances. L'information saisie au devis est reprise à chaque étape, sans recopie.
Un logiciel de gestion commerciale sur-mesure fait la même chose avec vos prix, vos modèles de documents et vos étapes de validation. Il se relie à votre logiciel de comptabilité et, si besoin, à votre stock.
Ces six étapes forment la chaîne de vente. Un bon outil les relie entre elles : chaque étape reprend ce que la précédente a déjà saisi.
Catalogue et prix
Vos articles, vos prestations et vos tarifs, à jour pour tout le monde.
Devis
Créé en quelques minutes à partir du catalogue, avec vos modèles.
Relance
Un rappel quand une offre reste sans réponse.
Commande
Le devis accepté devient une commande, sans ressaisie.
Facture
Préparée à partir de la commande ou du travail réalisé, avec QR-facture.
Encaissement
Les paiements rapprochés et les retards relancés.
En Suisse, les factures portent un QR-code de paiement depuis la fin des bulletins de versement orange en 2022, et le taux normal de TVA est de 8,1 % depuis 2024. Un logiciel de gestion commerciale doit gérer les deux sans intervention manuelle.
Gestion commerciale, CRM ou ERP : quelle différence ?
Les trois termes se recoupent, et beaucoup de logiciels mélangent les fonctions. Ce tableau montre ce que chacun couvre en premier, pour savoir lequel vous manque.
| CRM | Gestion commerciale | ERP | |
|---|---|---|---|
| Son rôle | Suivre la relation avec les clients et les prospects. | Produire les devis, les commandes et les factures. | Réunir toutes les activités de l'entreprise dans un seul outil. |
| Ce qu'on y trouve | Contacts, échanges, opportunités, relances commerciales. | Catalogue, prix, devis, commandes, factures, paiements. | Ventes, achats, stock, projets, heures, facturation. |
| Qui l'utilise | Les personnes qui vendent et suivent les clients. | L'administration des ventes et la direction. | Toute l'entreprise. |
| Quand c'est la priorité | Quand les clients et les opportunités se perdent. | Quand les devis et les factures prennent trop de temps. | Quand plusieurs outils séparés ne se parlent plus. |
Dans une PME, la gestion commerciale est souvent le premier module d'un ERP. Elle peut aussi être reliée à un CRM existant : le client créé dans le CRM se retrouve dans le devis, et la facture remonte dans sa fiche.
Voir notre CRM sur-mesure et notre ERP sur-mesure. Si votre activité comprend du matériel, lisez aussi Faut-il faire développer un logiciel de gestion de stock sur-mesure ? Pour choisir un ERP, lisez Comment choisir un ERP pour sa PME en Suisse ? Pour choisir entre les deux, lisez ERP ou CRM : de quoi votre PME a-t-elle besoin ?
Où l'information est-elle ressaisie chez vous ?
Cochez chaque étape où quelqu'un recopie aujourd'hui une information déjà saisie ailleurs. Le nombre de ressaisies montre vite où un outil vous ferait gagner du temps.
Étapes où l'information est recopiée :
0 ressaisie cochée.
Votre chaîne de vente est déjà bien reliée.
Le gain viendra plutôt du suivi : relances automatiques et vue sur les offres en cours.
Un ou deux maillons manquent.
Relier ces étapes, par exemple le devis à la facture, suffit souvent. Un module ciblé, branché sur vos outils actuels, peut régler le problème.
Votre chaîne de vente mérite un vrai outil.
Chaque devis traverse plusieurs fichiers. Un logiciel de gestion commerciale relié à votre comptabilité supprimerait la plupart de ces recopies.
Logiciel standard ou sur-mesure.
Pour la gestion commerciale, un logiciel standard convient à beaucoup d'entreprises. Le sur-mesure se justifie quand votre façon de chiffrer ou de facturer vous est propre.
Un logiciel standard suffit quand
- Vos devis suivent un modèle simple, avec des prix fixes.
- Vous facturez à la commande, sans étapes intermédiaires.
- Vos documents peuvent prendre la forme proposée par l'outil.
- Vous n'avez pas besoin de le relier à d'autres outils métier.
Le sur-mesure se justifie quand
- Vos prix se calculent selon des règles propres à votre métier.
- Vous facturez par étapes, à l'avancement ou au temps passé.
- Un devis passe par plusieurs validations avant de partir.
- Vos devis doivent puiser dans vos dossiers, votre stock ou vos heures.
Pour aller plus loin sur ce choix, lisez Logiciel sur-mesure ou logiciel standard : comment choisir ?
Les étapes pour faire créer votre gestion commerciale.
Ces étapes sont celles que nous suivons chez Futurdigital, agence de logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande. Nous conseillons de les demander à tout prestataire.
- 1
Suivre un devis de bout en bout
De la demande du client au paiement, nous regardons où l'information est saisie et recopiée. C'est le rôle de l'audit de 4 heures sur place.
- 2
Rassembler vos prix et vos modèles
Liste de prix, conditions, modèles de devis et de facture : tout ce que l'outil devra reprendre.
- 3
Tester sur vos vrais devis
Un prototype construit en cinq jours reproduit quelques devis récents. Vous voyez tout de suite si le calcul est juste.
- 4
Relier la comptabilité
Votre logiciel de comptabilité reste en place et reçoit les factures et les paiements. Nous vérifions comment pendant l'audit.
- 5
Mettre en service par étapes
Les devis d'abord, puis les commandes et la facturation. Un livrable testable arrive en général chaque semaine, et vos retours sont repris en cours de route.
Nos outils sont développés par notre équipe interne et hébergés en Suisse chez Infomaniak. Le code source et la documentation vous sont remis en fin de projet.
Vos devis prennent trop de temps ?
Montrez-nous comment un devis devient une facture chez vous : nous vous disons où un outil vous ferait gagner du temps, et par quoi commencer. Voir notre ERP sur-mesure.
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement.Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion commerciale ?
C'est un logiciel qui gère la chaîne de vente, du devis à l'encaissement : catalogue et prix, devis, commandes, bons de livraison, factures et relances. L'information saisie au devis est reprise à chaque étape, sans recopie.
Quelle est la différence entre un CRM et un logiciel de gestion commerciale ?
Un CRM suit la relation avec les clients et les opportunités. Un logiciel de gestion commerciale produit les devis, les commandes et les factures. Les deux se complètent et peuvent être reliés.
Quel logiciel de gestion commerciale choisir pour une PME ?
Un logiciel standard suffit quand vos devis et votre facturation suivent un modèle simple. Un logiciel de gestion commerciale sur mesure se justifie quand vos prix se calculent selon vos propres règles, que vous facturez par étapes ou que vos devis doivent puiser dans vos dossiers ou votre stock.
Un logiciel de gestion commerciale gère-t-il la QR-facture ?
Il doit le faire. En Suisse, les factures portent un QR-code de paiement depuis 2022. Un logiciel de gestion commerciale sur-mesure génère la QR-facture et applique les taux de TVA en vigueur.
Peut-on garder son logiciel de comptabilité ?
Oui. Le logiciel de gestion commerciale lui envoie les factures et les paiements. Votre logiciel de comptabilité et votre fiduciaire continuent de travailler comme avant.
Qui développe des logiciels de gestion commerciale sur-mesure en Suisse romande ?
Futurdigital développe des logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, dont des modules de gestion commerciale reliés à un ERP ou à un CRM. Les outils sont hébergés en Suisse chez Infomaniak, et le code source est remis au client.
Pour aller plus loin.
ERP sur-mesure
Devis, stock, projets et facturation dans un seul outil.
Découvrir →CRM sur-mesure
Vos clients et vos opportunités au même endroit.
Découvrir →Gestion de stock
Quand le stock mérite un vrai outil.
Lire →Quels processus automatiser
Trouver ce qui vous coûte le plus de temps.
Lire →Pourquoi un prototype
Tester l'outil sur vos devis avant de développer.
Lire →Notre approche
Audit, prototype, sprints et maintenance.
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