Comment choisir un ERP pour sa PME en Suisse ?
Des chiffres qu'on reconstitue chaque fin de mois dans un tableur, trois outils qui ne se parlent pas, une croissance que l'organisation ne suit plus : c'est souvent à ce moment qu'une PME se demande quel ERP choisir. Cet article vous aide à savoir si vous en avez besoin, à connaître ses inconvénients avant de vous lancer, et à le choisir avec les critères qui comptent en Suisse.
Les signes qu'il est temps de passer à un ERP.
Peu de PME décident un matin de choisir un ERP. Le besoin s'installe peu à peu, au rythme de la croissance, jusqu'à ce que les outils du départ coûtent plus de temps qu'ils n'en font gagner. Ces situations reviennent dans la plupart des entreprises que nous rencontrons.
Des chiffres reconstitués à la main
Pour savoir où en sont les ventes ou la marge d'un projet, quelqu'un rassemble plusieurs fichiers en fin de mois.
Des outils qui ne se parlent pas
Les devis, le suivi des projets et la facturation vivent dans trois outils, et l'équipe fait le lien à la main.
La même information saisie plusieurs fois
Un client, une commande ou une heure de travail est recopié d'un outil à l'autre, avec les erreurs qui vont avec.
Une croissance qui fait craquer l'organisation
Ce qui marchait à cinq ne marche plus à vingt. Les nouveaux collaborateurs mettent des semaines à trouver l'information.
Des décisions prises sans visibilité
Rentabilité par client, charge de l'équipe, factures en attente : les réponses arrivent trop tard pour décider.
Un logiciel actuel qui bloque
Votre outil ne suit plus vos besoins, chaque évolution est impossible ou coûteuse, et l'équipe le contourne.
Les questions qu'on se pose avant de chercher
- Un ERP, n'est-ce pas trop gros pour une PME ?
- Pas forcément. Un ERP peut commencer par deux ou trois modules et grandir ensuite. Ce qui compte, c'est que vos activités principales soient reliées.
- ERP ou logiciel de gestion : est-ce la même chose ?
- Dans une PME, souvent oui. On parle de logiciel de gestion pour l'outil du quotidien, et d'ERP quand il réunit toutes les activités dans une seule base.
- Faut-il changer de logiciel de comptabilité ?
- Non, pas nécessairement. L'ERP peut lui envoyer les factures et les écritures, et votre fiduciaire continue de travailler comme avant.
Ce qu'est un ERP pour une PME.
Qu'est-ce qu'un ERP ?
Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, est un logiciel qui réunit les activités d'une entreprise dans une seule base de données : ventes, achats, stock, projets, heures et facturation. Une information saisie une fois est disponible partout où elle sert.
Pour une PME, l'ERP remplace les tableurs et les outils séparés par un seul endroit, relié aux outils qui restent en place, comme le logiciel de comptabilité.
Un ERP ne se résume pas à une liste de modules. Son intérêt tient à ce qui se passe entre eux : le devis devient une commande, la commande réserve le stock, le travail réalisé devient une facture, et la facture part en comptabilité. Chaque recopie supprimée est une erreur en moins.
Ventes et devis
Le catalogue, les prix, les offres et leur suivi jusqu'à la commande.
Achats et stock
Les commandes aux fournisseurs, les entrées, les sorties et les seuils.
Projets et dossiers
Chaque affaire suivie avec ses étapes, ses responsables et sa marge.
Heures et planning
Le temps passé par projet, et la charge de chaque personne.
Facturation
Les factures préparées à partir du travail réalisé, avec QR-facture.
Pilotage
Des tableaux de bord alimentés par les vraies données, sans tableur.
Pour le stock et les devis, voyez aussi Faut-il faire développer un logiciel de gestion de stock sur-mesure ? et Quel logiciel de gestion commerciale pour votre PME ?
Les inconvénients d'un ERP, et comment les limiter.
Un ERP mal choisi ou mal mis en place peut coûter plus qu'il ne rapporte. Mieux vaut connaître ses inconvénients avant de signer. Aucun n'est une fatalité : chacun se limite par la façon de mener le projet.
| Inconvénient | Ce qui se passe | Comment le limiter |
|---|---|---|
| Un projet lourd | Tout changer d'un coup bloque l'activité pendant des semaines. | Commencer par un ou deux modules, puis ajouter les suivants. |
| Un outil qui impose sa logique | L'équipe doit changer sa façon de travailler pour entrer dans l'outil. | Choisir un outil qui suit vos processus, ou l'adapter là où c'est votre différence. |
| Des fonctions inutilisées | On paie pour des modules pensés pour d'autres entreprises. | Partir de vos besoins réels, pas de la liste de fonctions. |
| Un coût qui grandit avec l'équipe | Avec une licence par utilisateur, chaque embauche augmente la facture. | Vérifier le mode de facturation, ou choisir un outil qui vous appartient. |
| Une dépendance au fournisseur | Sans accès au code ni aux données, changer devient très difficile. | Exiger l'export complet des données, ou la remise du code. |
| Une adoption difficile | Si l'outil est lent ou compliqué, l'équipe revient aux tableurs. | Tester sur vos vraies données avec les personnes qui l'utiliseront. |
Huit critères pour bien choisir son ERP en Suisse.
Un ERP se choisit d'abord sur la façon dont votre entreprise travaille, pas sur une liste de fonctions. Les quatre premiers critères valent partout. Les quatre suivants comptent particulièrement pour une PME suisse.
- 01
Il suit vos processus
Vos étapes, vos documents et vos règles de calcul sont dans l'outil, pas dans des fichiers à côté.
- 02
Vos équipes l'adoptent
Les écrans sont simples pour ceux qui les utilisent chaque jour, au bureau comme sur le terrain.
- 03
Il se relie à vos outils
Comptabilité, banque, messagerie, agenda : il échange avec eux au lieu de les remplacer tous.
- 04
Il grandit avec vous
Un nouveau module ou un nouvel utilisateur ne vous oblige pas à changer d'outil.
- 05
Il gère la QR-facture et la TVA suisse
Les factures portent le QR-code de paiement, et les taux de TVA en vigueur sont appliqués, dont 8,1 % pour le taux normal depuis 2024.
- 06
Il parle la langue de vos équipes
Si vous travaillez en français et en allemand, l'outil et vos documents doivent suivre.
- 07
Vos données restent en Suisse
Vous savez où l'ERP est hébergé et qui accède aux données, conformément à la LPD.
- 08
Vous gardez la main
Vos données s'exportent à tout moment, et vous savez comment changer de prestataire si besoin.
Pour l'hébergement et la loi, lisez Où héberger les données d'un logiciel métier en Suisse pour respecter la LPD ?
Standard, complété ou sur-mesure.
Il n'existe pas de meilleur ERP dans l'absolu. Il existe trois façons d'en obtenir un, et chacune correspond à une situation.
Un ERP standard
Un logiciel existant, utilisé tel quel avec ses réglages de base.
Adapté quand votre activité suit un modèle répandu et que ses réglages couvrent vos besoins.
Un standard complété
Le logiciel existant reste en place, et on construit autour de lui ce qui manque.
Adapté quand l'outil couvre l'essentiel, mais qu'une étape propre à votre métier reste à la main.
Un ERP sur-mesure
Un ERP développé pour votre entreprise, autour de vos processus, qui vous appartient.
Adapté quand vos calculs, vos étapes ou vos documents sont propres à votre métier.
Pour aller plus loin sur ce choix, lisez Logiciel sur-mesure ou logiciel standard : comment choisir ?
Faites le point en six questions.
Répondez par oui ou par non. Le résultat vous indique la voie à étudier en premier.
Vos calculs de prix, de marge ou de rémunération suivent-ils des règles propres à votre métier ?
Vos équipes tiennent-elles des tableurs à côté de vos logiciels actuels ?
Une même information est-elle saisie dans plusieurs outils ?
Vos clients vous choisissent-ils aussi pour votre façon de travailler ?
Vos équipes passent-elles du temps à préparer des chiffres pour la direction ?
Un ERP que vous connaissez fait-il déjà presque tout ce dont vous avez besoin, sans adaptation ?
0 sur 6 Répondez aux six questions pour voir le résultat.
Un ERP standard est probablement le bon point de départ.
Votre activité semble bien couverte par un outil existant. Comparez deux ou trois solutions sur vos vraies données avant de choisir.
Un standard complété mérite d'être étudié.
Gardez un outil existant pour ce qu'il fait bien, et construisez seulement ce qui manque autour de lui.
Un ERP sur-mesure vaut la peine d'être étudié.
Vos processus sont propres à votre métier. Un audit permet de voir quels modules construire, et dans quel ordre.
Les étapes d'un projet ERP réussi.
Quelle que soit la voie choisie, un projet ERP se prépare de la même façon. Ce sont les étapes que nous suivons chez Futurdigital, agence de logiciels sur-mesure pour les PME de Suisse romande, et que nous conseillons de demander à tout prestataire.
- 1
Cartographier vos processus
Comment un client devient une facture, où l'information est saisie, où elle est recopiée. Chez nous, c'est le rôle de l'audit de 4 heures sur place.
- 2
Choisir le premier module
Celui qui vous coûte le plus de temps aujourd'hui. Les autres suivront quand il fonctionne.
- 3
Tester sur vos vraies données
Un prototype construit en cinq jours sur vos données montre si l'outil suit vraiment votre travail.
- 4
Reprendre vos données
Clients, articles, projets en cours : on décide ce qui est repris, et sous quelle forme.
- 5
Mettre en service par étapes
Un module, puis le suivant. Un livrable testable arrive en général chaque semaine, et la date de mise en production est fixée dès le cadrage.
Nos ERP sont développés par notre équipe interne et hébergés en Suisse chez Infomaniak. Le code source et la documentation vous sont remis en fin de projet.
Vous hésitez entre plusieurs voies ?
Montrez-nous comment vous travaillez : nous vous disons honnêtement si un ERP standard suffit, ou ce qui mérite d'être construit. Voir notre ERP sur-mesure.
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement.Questions fréquentes.
Quel ERP pour une PME ?
Celui qui suit vos processus sans contournement. Un ERP standard convient quand votre activité suit un modèle répandu. Un standard complété ou un ERP sur-mesure se justifie quand vos calculs, vos étapes ou vos documents sont propres à votre métier.
Comment bien choisir son ERP ?
Partez de vos processus, pas d'une liste de fonctions. Vérifiez que l'outil se relie à vos logiciels actuels, que vos équipes l'adoptent, qu'il gère la QR-facture et la TVA suisse, que vos données restent en Suisse et que vous pouvez les exporter à tout moment. Testez-le sur vos vraies données avant de signer.
Quels sont les inconvénients d'un ERP ?
Un projet qui peut être lourd, un outil qui impose parfois sa logique, des fonctions payées mais inutilisées, un coût qui grandit avec l'équipe et une dépendance au fournisseur. On les limite en commençant par un module, en testant sur ses données et en gardant la main sur le code ou les données.
Quel est le meilleur logiciel de gestion en Suisse ?
Il n'existe pas de meilleur logiciel de gestion dans l'absolu. Le bon est celui que vos équipes utilisent sans contournement, qui gère la QR-facture et la TVA suisse, et dont les données restent en Suisse.
Un ERP est-il adapté à une petite entreprise ?
Oui, s'il reste à sa mesure. Un ERP peut commencer par deux ou trois modules reliés entre eux, puis grandir avec l'entreprise.
Qui développe des ERP sur-mesure en Suisse romande ?
Futurdigital développe des ERP sur-mesure pour les PME de Suisse romande, avec une équipe interne, un hébergement en Suisse chez Infomaniak et le code source remis au client en fin de projet.
Pour aller plus loin.
ERP sur-mesure
Toute votre activité dans un seul outil, hébergé en Suisse.
Découvrir →Standard ou sur-mesure
Les vrais coûts et la troisième voie.
Lire →Choisir une agence
Huit critères et les questions à poser.
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Trouver ce qui vous coûte le plus de temps.
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Tester l'outil sur vos données avant de développer.
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Audit, prototype, sprints et maintenance.
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