Un réseau de 13 structures d'accueil sur la Riviera vaudoise.
Le REBSL est l'un des 32 réseaux d'accueil de jour des enfants reconnus par la FAJE dans le canton de Vaud. Né en 2010 d'une volonté commune des communes de Blonay et Saint-Légier-La Chiésaz, de l'Entraide familiale et de Nestlé. Le réseau gère aujourd'hui 13 structures préscolaires et parascolaires, plus un service d'accueil familial de jour.
Derrière chaque structure, il y a des équipes éducatives qui accompagnent les enfants au quotidien. Et beaucoup d'administratif. Les présences, le planning, la facturation aux familles, la communication avec les parents. Autant de flux qui s'accumulaient jusqu'ici dans des outils dispersés.
Une gestion fragmentée entre Excel, emails et WhatsApp.
Les structures du réseau géraient les présences, le planning et la facturation dans des tableurs Excel et par email. La communication avec les parents passait par WhatsApp et SMS. Aucune traçabilité centralisée, aucune automatisation, aucune vue d'ensemble.
Pour les équipes éducatives, chaque journée se terminait par des dizaines de minutes de saisie administrative. Pour l'administration, la facturation mensuelle mobilisait des heures de calculs manuels et de vérifications. Et au milieu de tout ça, des risques d'oubli sur des informations critiques. Des contacts d'urgence, des allergies, des autorisations. Des choses qu'on ne peut pas se permettre d'oublier dans une structure d'accueil.
Trois applications pour couvrir le réseau de bout en bout.
Nous avons développé une plateforme composée de trois applications interconnectées : un Portail Parent en self-service, un Portail Admin pour les équipes du réseau, et un Backend API qui orchestre les deux. L'ensemble couvre la gestion quotidienne des structures et l'attribution des places aux familles.
L'application s'installe directement sur le smartphone, sans passer par un store. Une simple URL suffit. Les éducatrices saisissent les présences en quelques secondes depuis leur téléphone. Les parents reçoivent les notifications dès que leur enfant est pointé.
Un projet en trois mois, livré par itérations.
Le projet a été découpé en sprints courts avec une livraison fonctionnelle à chaque étape. L'équipe REBSL validait directement à chaque sprint, les ajustements se faisaient en cours de route. La mise en production progressive a permis de basculer chaque structure du réseau sans interrompre l'activité quotidienne.
Cadrage des besoins, parcours utilisateurs parents et éducatrices, maquettes validées.
Authentification multi-rôles, module Présences, module Planning.
Module Facturation, Espace parents, messagerie intégrée.
Déploiement progressif sur les 13 structures, formation des équipes éducatives.
Une plateforme en production sur l'ensemble du réseau.
Le portail tourne aujourd'hui en production sur les 13 structures du réseau. Les éducatrices saisissent les présences depuis leur smartphone, les parents suivent la journée de leur enfant en temps réel, et la facturation mensuelle est générée automatiquement.
L'attribution des nouvelles places aux familles passe également par la plateforme, depuis l'inscription jusqu'à la confirmation.
L'ensemble est hébergé chez Infomaniak en Suisse, en conformité avec la LPD. Les données des enfants restent sur le territoire suisse.